Wenn Sie als Immobilienverwalter mit der Verwaltung der Immobilien Ihrer Kunden betraut sind, hat die organisierte Verwaltung der Schlüssel wahrscheinlich oberste Priorität. Ein modernes Schlüsselverwaltungssystem vereinfacht nicht nur die Verwaltung, sondern steigert auch die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens.

Hier erfahren Sie, warum jede Immobilienverwaltung für Mehrfamilienhäuser in ein solides Schlüsselsystem investieren sollte. Lesen Sie weiter, um die Grundlagen der modernen Schlüsselverwaltung kennenzulernen und zu erfahren, warum es für Sie wichtig ist, so schnell wie möglich auf ein solches System umzusteigen.

Behalten Sie den Überblick über Schlüsselbestände

Traditionell benutzten Immobilienverwalter Kästen, Schließfächer oder Tresore zur physischen Schlüsselverwaltung. Mitarbeiter und Mieter konnten die Schlüssel in diese Fächer legen. Dies ist jedoch nicht sicher, da Unbefugte leicht Schlösser knacken und aus Schließfächern stehlen können.

Mit der Cloud verbundene Schlüsselverwaltungssysteme sind eine moderne Alternative. Damit können Sie die Schlüssel zu den Immobilien Ihrer Kunden über ein Online-Dashboard verfolgen. Jeder Schlüssel ist mit einem individuellen Anhänger versehen, der bei der Abholung und Abgabe des Schlüssels gescannt wird.

Von jedem Gerät aus können Sie sich einen Überblick über den Status jedes Schlüssels verschaffen. Sie können sehen, wer einen Schlüssel zuletzt entnommen hat und wie die Aufbewahrungskette für jeden Schlüssel aussieht. Sie können die Schlüssel auch in Gruppen organisieren und mehrere Standorte verwalten, um sicherzustellen, dass Sie alle Schlüssel Ihrer Kunden im Auge behalten können.

Mehr Kontrolle

Die Nachverfolgung Ihrer Schlüssel gibt Ihnen und Ihren Kunden die Gewissheit. Es stellt auch sicher, dass Sie keine Schlüssel verlieren und dass sie nicht in die falschen Hände geraten. Es ist ein großartiger erster Schritt in Richtung einer effizienten Schlüsselverwaltung, denn es vermittelt Ihnen das nötige Wissen.

Dieses Wissen wäre jedoch nutzlos ohne die Kontrolle, die ein Schlüsselverwaltungssystem für Immobilien bietet. Sie können von Ihrem Desktop oder mobilen Dashboard aus kontrollieren, wer Zugriff auf die Schlüssel hat. Das bedeutet, dass Sie bestimmten Mietern, Kurzzeitgästen oder Wartungspersonal Schlüssel zuweisen können, um ihnen den exklusiven Zugang zu Räumen und Sperrbereichen zu ermöglichen.

Einmalige Zugriffsmöglichkeiten

Sie können auch bestimmten Personen zeitlich begrenzten Zugang gewähren. Einige Auftragnehmer wie Reinigungs- und Wartungspersonal benötigen nur zu bestimmten Zeiten Zugang zum Gebäude. Sie können die Berechtigungen so festlegen, dass der Zugang zu den Schlüsseln nur während der festgelegten Zeitspanne möglich ist. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass die Schlüssel außerhalb der Arbeitszeiten benutzt werden.

Ein vollständig mit der Cloud verbundener Dienst ermöglicht Ihnen die Kontrolle Ihres Schlüsselbestands in Echtzeit. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass Sie von einer plötzlichen und dringenden Anfrage überrumpelt werden und zurück vor Ort eilen müssen. Die vollständige Kontrolle ist nur einen einfachen Mausklick entfernt.

Das bedeutet auch, dass es für Sie einfach ist, bestimmten Personen einmaligen Zugang zu einem Raum zu gewähren. Wenn zum Beispiel jemand kommt, um ein Problem in einer Immobilie zu reparieren oder Geräte auszutauschen, kann er einen Schlüssel für den einfachen Zugang zu diesem Bereich benötigen. Sie können den Zugang mit wenig oder gar keiner Vorankündigung einrichten, und der Auftragnehmer kann den Schlüssel selbst abholen, ohne dass Mitarbeiter vor Ort sein müssen.

Nach Beendigung ihrer Arbeit können sie den Schlüssel selbst wieder abgeben, ohne dass das Personal die Übergabe beaufsichtigen muss. Dies ist ein einfacher und effektiver Weg, um zu wissen, wer jederzeit Zugang zu Ihrem Eigentum hat.

Einfachere Wohnungsbesichtigungen

Ein gutes Schlüsselverwaltungssystem ermöglicht auch selbstgesteuerte und kontaktlose Wohnungsbesichtigungen. Dies ist in der Post-COVID-Welt sehr beliebt geworden. In Anbetracht der Tatsache, dass berührungslose Besichtigungen die Ausbreitung von Keimen einschränken und es potenziellen Mietern ermöglichen, die Immobilie nach ihrem eigenen Zeitplan zu besichtigen, kann dies eine hervorragende Funktion sein, die man anbieten kann.

Mit Keycafe können vorgeprüfte Mieter die Schlüssel selbst abholen. Sie als Hausverwalter können die Schlüssel für die Besichtigung der Wohnung durch die Mieter und/oder ihre Makler freigeben. Diese können dann die Wohnung in ihrem eigenen Tempo besichtigen, bevor sie die Schlüssel selbst zurückgeben.

Mietinteressenten können die Immobilie persönlich besichtigen und nicht online. Das erhöht Ihre Zufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit, gute Mieter zu finden. Die Menschen sind zuversichtlicher in ihrer Entscheidung, einen Mietvertrag zu unterschreiben.

Da Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Schlüssel zurückgegeben wird (oder wenn der Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben wird), können Sie von jedem Ort der Welt aus sicherstellen, dass die Besichtigungen pünktlich stattfinden.

Mehr Verantwortlichkeit

Die Organisation von Schlüsseln für Immobilienverwalter ist aus vielen Gründen wichtig, kann aber auch eine rechtliche Frage sein. Wenn Sie ein Schlüsselverwaltungssystem einsetzen, brauchen Sie keine individuellen Schließfächer mehr. In vielen Fällen sind diese Kästen nicht nur unansehnlich, sondern in vielen Gemeinden auch illegal.

Schlüsselverwaltungssysteme erhöhen die rechtliche Verantwortlichkeit Ihres Immobilienverwaltungsunternehmens. Die Schlüssel werden innerhalb der gesetzlichen Grenzen aufbewahrt, verwaltet und verteilt.

Sie halten auch das Personal und die Gäste für die Schlüssel verantwortlich, die sie benutzen dürfen.

Mitarbeiter und Besucher können nicht ohne weiteres mit Schlüsseln abhauen. Wenn sie es doch tun, können Sie sehen, dass sie der letzte Benutzer waren, der Zugang zu einem Schlüssel hatte. Jede Abholung und Abgabe eines Schlüssels wird notwendigerweise mit Zeit und Ort sowie der Identität des Nutzers, der den Schlüssel mitgenommen hat, protokolliert.

Die Nutzerinformationen sind auch über das Keycafe-Dashboard klar zugänglich. Das bedeutet, dass diejenigen, die Schlüssel abholen, immer für die Abgabe der Schlüssel verantwortlich gemacht werden. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass sie gestohlen werden oder jemand sie versehentlich mitnimmt.

Investieren Sie noch heute in ein Schlüsselverwaltungssystem

Ein Schlüsselverwaltungssystem ist für jeden Immobilienverwalter unerlässlich. Da Sie nun die Grundlagen dieser Systeme kennen, ist es an der Zeit, sich nach besten Lösungen für Ihre Immobilienverwaltung umzusehen.

Keycafe verwaltet die Schlüsselflotten für Ihr Gebäude, Ihre Mieter und Ihre Mitarbeiter. Wenden Sie sich an unsere Experten , wenn Sie noch Fragen haben, und holen Sie sich noch heute ein Angebot für Ihr neues Schlüsselverwaltungssystem.