Si tu empresa utiliza múltiples juegos de llaves y gestiona empleados con diferentes niveles de acceso, un sistema de gestión de llaves resulta esencial. Pero, ¿qué es un sistema de gestión de llaves? ¿Y para qué es útil?

Hoy vamos a explorar en detalle los sistemas de gestión de llaves empresariales y hablaremos de cómo pueden ayudarte a simplificar el acceso, mejorar la asignación de responsabilidades, y reducir el riesgo en tus operaciones cotidianas.

¿Quién necesita un Sistema de Gestión de Llaves?

La gestión de llaves es esencial en cualquier organización que administre múltiples llaves o juegos de llaves utilizados por varios individuos.

Cuantas más personas y llaves tengas que gestionar, más complejo será el proceso. Un sistema de gestión de llaves garantiza que solo las personas adecuadas tengan acceso en el momento adecuado y te ayuda a saber quién tiene llaves en su poder.

Entre los tipos de empresas que utilizan o necesitan la gestión de llaves se encuentran los concesionarios de coches, las empresas inmobiliarias, los operadores de alquileres a corto plazo (STR), las empresas de construcción, los proveedores de logística, los gestores de instalaciones, los hoteles, las agencias de alquiler de coches, las flotas de vehículos gubernamentales, las universidades y docenas de otros sectores y casos de uso.

¿Qué hace un Sistema de Gestión de Llaves?

Un sistema de gestión de llaves facilita el retiro y devolución de llaves en un lugar específico sin necesidad de supervisión por parte del personal, a la vez que garantiza un alto nivel de responsabilidad.

Un sistema de gestión de llaves mantiene las llaves en una ubicación central y accesible y te permite asignar permisos para que solo los usuarios autorizados puedan recoger las llaves. Una aplicación de software en la nube controla el acceso, proporcionando un historial de ingresos para cada llave y cada usuario en tiempo real, simplificando y automatizando la gestión de las llaves incluso en múltiples ubicaciones y propiedades.

Los administradores pueden establecer permisos de forma remota basados en tarjetas de acceso, códigos PIN únicos, plazos y otros parámetros para garantizar que sólo determinadas personas puedan acceder a las llaves y que las llaves de los activos críticos estén siempre disponibles en coordinación con las operaciones de la empresa. Dependiendo del nivel de las necesidades de tu organización, los sistemas de gestión de llaves pueden integrarse con la infraestructura informática y los flujos de trabajo de la empresa.

Beneficios de un Sistema de Gestión de Llaves

Un sistema de gestión de llaves automatiza y optimiza lo que típicamente sería un proceso complicado, ineficiente y lento en la empresa. Estos son solo algunos de los beneficios.

• Reduce los costos de reemplazar las llaves perdidas. Siempre sabrás quién recogió las llaves, lo que hace sencilla su búsqueda cuando se las necesita.
• Ya no tendrás que buscar las llaves, ya que estarán alojadas en su compartimento único hasta que las recoja el personal asignado.
• Asigna autorizaciones complejas para grupos, departamentos, etc., garantizando que solo las personas autorizadas tengan acceso a la llave. Los permisos se pueden revocar o modificar en cualquier momento.
• Controla todo desde la nube en tiempo real. Los sistemas de gestión de llaves permiten la gestión remota, garantizando un proceso sencillo y fiable. Las partes interesadas pueden ver su inventario de llaves y su estado desde una única fuente de información.
• Ahorra tiempo y dinero, elimina los errores. La gestión de llaves remota y automatizada elimina la necesidad de contar con personal las 24 horas para facilitar o registrar los intercambios de llaves.

Tipos de Sistemas de Gestión de Llaves

Los sistemas de gestión de llaves se utilizan desde hace décadas de una forma u otra. A continuación te presentamos los tipos más comunes de sistemas de gestión de llaves manuales y basados en la tecnología:

• Pizarra con clavijas. Todas las llaves son visibles y están colgadas en una pizarra que puede ser abierta o cerrada. Verás que este método se utiliza en muchos aparcamientos, talleres mecánicos, cabañas, lugares de almacenamiento, entre otros.
• Gabinetes. Las llaves se guardan en gabinetes, que son parecidos al método de la pizarra con clavijas, pero generalmente está cerrado y con llave.
• Casillero. Cada llave está encerrada en un compartimento individual, por lo que sólo es visible la llave a la que se accede. No hay confusión sobre qué llave tomar, y su aspecto es más limpio para las aplicaciones de cara al cliente que utilizan este método.
• No basados en la nube. Cajas de gestión de llaves programables, a las que se suele acceder con un código o una llave física. Aunque algunos datos pueden comunicarse a un software local no conectado, no pueden gestionarse a distancia y siguen requiriendo la intervención directa del operador.
• La gestión de llaves basada en la nube es un sistema de SmartBox conectado a internet que permite la gestión remota, la automatización y el acceso basado en permisos.

Cómo elegir el mejor Sistema de Gestión de Llaves para tu negocio.

El sistema de gestión de llaves adecuado puede ayudarte a reducir los costos, automatizar y simplificar los procesos y obtener nuevas eficiencias que añadan valor para el usuario final, y a las ganancias. A la hora de elegir el sistema de gestión de llaves adecuado para ti, ten en cuenta tus necesidades y prioridades, quién va a utilizar el sistema y la facilidad de gestión del flujo de trabajo.

Estas son algunas cosas que debes considerar:

• ¿Cómo se controla el sistema? ¿Requiere de un ingreso manual en el punto de uso, lo que obliga al personal a visitar físicamente la ubicación del casillero? ¿O se puede gestionar en línea desde cualquier sitio?
• ¿Qué tipos de niveles de autorización ofrece? Algunos sistemas tienen simples PINs basados en la llave, y permiten a cualquiera con ese PIN acceder a esa llave. Otros basan las autorizaciones en el usuario, permitiendo un control de acceso instantáneo de cualquier llave individual por parte de cualquier usuario.
• Facilidad de uso. Cuantos más usuarios necesiten acceder al sistema, más sencillo debe ser. Asegúrate de que el proceso sea suficientemente claro para que cualquiera pueda utilizarlo.
• Atención al cliente. ¿Cuáles son tus opciones de servicio y atención al cliente? Si algo sale mal, necesitas poder contactar a una persona real las 24 horas, todos los días.
• ¿Cómo accedes a las llaves? Algunos sistemas ofrecen múltiples opciones de acceso a través de la credencial de usuario, el llavero, el PIN, la aplicación móvil y la autenticación de dos factores (2FA), mientras que otros sistemas utilizan códigos PIN universales para todas las llaves.
• Opciones de personalización. No hay dos empresas que funcionen exactamente igual. Asegúrate de que el sistema de gestión de llaves que elijas simplifique o sea fácil de integrar en tu flujo de trabajo actual. Es conveniente realizar una consulta para entender exactamente cómo gestionar las llaves, asegurándote de que obtienes un sistema que te aportará el retorno de la inversión más rápido.
• ¿Cuántas llaves usa tu negocio? Un sistema de gestión de llaves por módulos ofrece una mayor capacidad y es más fácil de ampliar a medida que creces.
• ¿Qué tipo de llaves necesitas almacenar? Por ejemplo, ¿utilizas tarjetas? ¿Llaveros de coches? ¿Llaveros de gran tamaño? Algunos sistemas son más aptos para almacenar juegos de llaves más grandes a la vez que se mantienen limpios y ordenados.
• ¿Necesitas un sistema de gestión de llaves para uso únicamente del personal interno o para los clientes? Algunos sistemas de gestión de llaves son más fáciles de entender y usar para usuarios por única vez, clientes y el público general.
• Cuestión de costos. Algunos sistemas de gestión de llaves vienen con costos iniciales muy altos, mientras que otros tienen costos más bajos y se manejan con suscripciones.
• ¿El atractivo exterior es un factor? Si instalas el sistema de gestión de llaves en el exterior o para uso del cliente, ¿la apariencia de la caja se alinea con tu marca? ¿Puedes personalizar su apariencia o ponerle tu marca?
• Opciones de integración. El sistema de gestión de llaves, ¿puede integrarse con tu paquete de programas existentes para automatizar el flujo de trabajo?

Esperamos que hayas comprendido las ventajas de los sistemas de gestión de llaves basados en software y cómo pueden ayudar a tu empresa.

Keycafe ofrece una completa gestión remota de llaves a través de una aplicación móvil o de escritorio muy fácil de usar. Keycafe brinda una gama completa de tipos de permisos, desde simples códigos asignados a una llave hasta códigos de usuario que limitan el acceso por tiempo o número de llaves. Keycafe también ofrece la opción de utilizar la autenticación de dos factores para mayor tranquilidad. El sistema de casillero de llaves de Keycafe, llamado "SmartBox", garantiza que cada juego de llaves esté oculto a la vista y evita el acceso no autorizado.

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