Desafío

Como curador del zoológico John Ball, Tim Sampson enfrentó un desafío importante para garantizar la seguridad de los animales y los cuidadores del zoológico debido al proceso manual de administrar las llaves del personal para las jaulas de los animales. El proceso requería mucho tiempo, era propenso a errores y ponía en riesgo a los animales. La gerencia tuvo que dar cuenta manualmente de las llaves del personal que se colocaron en un buzón al final de cada turno para garantizar que todos se registraran de manera segura. Con 200 empleados, este era un proceso lento e ineficiente.

Además, la pérdida de llaves podría ser costosa y algunos miembros del personal no se sentían cómodos guardando sus llaves en el sitio cuando no estaban en el trabajo, según Tim.

Tim y su equipo de administración se dieron cuenta de que necesitaban una mejor solución para resolver estos desafíos. Se necesitaba un sistema automatizado que permitiera a los miembros del personal retirar y devolver fácilmente sus llaves sin supervisión adicional. También necesitaban una forma de notificar a la gerencia cuando se devolvían las llaves y, lo que es más importante, cuando no se devolvían las llaves.

Solución

Una búsqueda en la web arrojó Keycafe, que se destacó por su flujo de trabajo y alertas automatizados, así como por sus permisos de clave personalizables basados en el tiempo. Ahora se requiere que los miembros del personal escaneen su insignia NFC de identificación única para acceder al sistema Keycafe, lo que garantiza que solo el personal autorizado tenga acceso a las llaves.

“El personal retirará y entregará las llaves al comienzo y al final de cada turno, y cierto personal capacitado accederá a grupos de llaves especializados cuando el horario lo dicte”, dijo Tim. Solo se puede acceder a las llaves de las jaulas de los animales durante los turnos de tiempo preestablecidos, y se envía una alerta si las llaves no se devuelven a tiempo, lo que mejora la seguridad tanto del personal como de los animales.

Para un grupo de llaves de jaulas de animales particularmente peligrosas, se envía una alerta 15 minutos después de la recogida, ya que los cuidadores del zoológico generalmente no necesitan acceso por más tiempo. En ocasiones de emergencia, cuando un animal necesita atención urgente fuera de los turnos normales, se utilizan reservas únicas para que un empleado tenga acceso a la jaula del animal.

Resultado

Desde que usó Keycafe, el equipo de John Ball Zoo no ha tenido a nadie que olvide o pierda las llaves, lo que podría ahorrar decenas de miles de dólares para volver a teclear el sitio. Los jefes de equipo también aprecian recibir alertas cuando todos los miembros del personal hayan devuelto sus llaves y hayan terminado su día de manera segura, sin estar físicamente presentes para monitorear las devoluciones de llaves.

Para los miembros del personal, muchos de ellos ahora se sienten más cómodos guardando sus llaves en el sitio en SmartBoxes y no siendo responsables de ellas cuando no están en el trabajo. Al comenzar y terminar el día, el proceso de recogida y entrega de llaves es sencillo y rápido, con poco o ningún impacto en su horario.

Keycafe ha brindado a John Ball Zoo una solución segura y eficiente para administrar las llaves del personal y garantizar la seguridad de los miembros del equipo al final de cada turno. El proceso automatizado de entrada y salida ha mejorado la eficiencia operativa del zoológico, ahorrándoles tiempo y dinero. Como curador, Tim Sampson y su equipo ahora pueden concentrarse en su misión de inspirar a los invitados a que se preocupen por los animales y el mundo natural, sin preocuparse por el lento proceso de administrar manualmente las llaves del personal.