Hoewel digitale sloten zeer geavanceerd zijn, zal je bedrijf nog vele jaren fysieke sleutels nodig hebben. Hier volgt een gids over de voordelen van fysieke sleutelbeheersystemen versus digitale sloten wanneer het gaat om zakelijk gebruik.

Het belang van sleutelbeheer op de werkvloer

Om te beginnen is het belangrijk dat je begrijpt hoe belangrijk sleutelbeheer is. Wanneer je een fysieke werklocatie of een wagenpark met bijbehorende sleutels hebt, onderschat dan nooit de noodzaak van een gedegen sleutelbeheersysteem. Het is de manier waarop je sleutels opvolgt, bewaart en distribueert om toegang te krijgen tot werkplekken en bedrijfsmiddelen.

Personeel toegang verlenen tot je bedrijfsmiddelen en vertrouwelijke locaties houdt in dat je mensen privileges geeft met de bedoeling dat ze er geen misbruik van maken. Het is belangrijk dat je kunt bijhouden wie toegang heeft tot welke sleutels en op elk moment de status van je bedrijfsmiddelen kunt zien.

Waarom je een Sleutelbeheersysteem nodig hebt

De essentie van een sleutelbeheersysteem is dat het eigenlijk doet wat je met handmatige opvolging niet kunt bereiken. Het bereikt drie belangrijke dingen voor je organisatie:

• Bewaart en verdeelt sleutels
• Laat je toe om toestemmingen op afstand te beheren
• Biedt automatisering en analyses

Zonder een uitstekend systeem verspil je kostbare werkuren aan het opsporen van een sleutel die zoekraakt. Het kan ook leiden tot onnodige kosten vanwege het vervangen van sleutels.

Opties voor sleutelbeheersystemen

Digitale sloten staan bekend om hun technologiegedreven functies. Wat je je misschien niet realiseert is dat fysieke sleutels en sloten kunnen gebruik maken van dezelfde functies met behulp van een modern sleutelbeheersysteem zoals de Keycafe SmartBox.

Laten we eerst de duidelijke verschillen tussen digitale sloten en fysieke sleutels bespreken. Daarna nemen we de voordelen van elk door.

Hoe digitale sloten werken

In plaats van een fysieke sleutel ontgrendel je een deur met een apparaat dat elektronische signalen gebruikt. Meestal gebruiken digitale sloten een toetsenbord met daarop pincodes. Er bestaan echter ook opties voor Bluetooth, RFID, vingerafdrukken, WiFi en meer.

Ze zijn handig omdat je geen fysieke sleutel hoeft mee te nemen, die verloren kan gaan of vergeten kan worden. Veel mensen die een digitaal deurslot gebruiken doen dat om geen fysieke sleutel meer nodig te hebben.

Als je echter het slot op één deur moet ombouwen tot een digitaal slot, moet je het slot op elke deur veranderen om er ten volle van te profiteren. Afhankelijk van het aantal deuren in je bedrijf kan dit onbetaalbaar zijn. Er zijn ook een aantal andere uitdagingen om rekening mee te houden, en daarom moet je in gedachten houden dat ondanks het gemak, fysieke sleutels en sloten nog steeds hun plaats hebben in een modern bedrijf.

Voordelen van fysieke sleutels

Naast deuren van kantoren en logementen maken ook voertuigen en andere bedrijfsmiddelen nog steeds gebruik van fysieke sleutels. Ze hebben de tand des tijds doorstaan en hebben nog steeds voordelen ten opzichte van digitale technologieën.

Minder duur

Fysieke sleutels en sloten zijn goedkoper dan het digitale alternatief. Zoals eerder vermeld worden bedrijven met veel deuren die hun sloten moeten laten ombouwen geconfronteerd met enorme opstartkosten. De installatie kan ook veel tijd in beslag nemen, waardoor de activiteiten van het bedrijf worden beïnvloed of zelfs worden onderbroken.

Betrouwbaar

Sommige nieuwe voertuigen bieden digitale toegang via mobiele apps, maar ze hebben nog steeds een fysieke sleutel. Autodealers beheren honderden fysieke sleutels voor hun voertuiginventaris en vertrouwen op slim sleutelbeheer om verkoop, service en andere afdelingen te monitoren. Bekijk hoe een Mitsubishi dealer het sleutelbeheersysteem van Keycafe gebruikt om ontbrekende sleutels te voorkomen.

Voordelen van Keycafe SmartBoxes

Je kunt fysieke sleutels beheren en opslaan met een systeem zoals de Keycafe SmartBox.

Beter risicomanagement

Wanneer je een sleutelbeheersysteem hebt, kun je een transactielogboek bijhouden van elke toegang tot elke sleutel. Hierdoor is accountability makkelijk afdwingbaar. Je weet wie verantwoordelijk is voor het gebruik van elke sleutel.

Verbetering van de operationele activiteiten

Je moet een strakke controle houden over je fysieke sleutels. Als je een sleutel op een bepaald tijdstip moet geven en de persoon moet hem op een bepaald tijdstip teruggeven, dan kun je dat monitoren en de toestemming daarop afstemmen. Je kunt ook sleutels reserveren als je ze op een bepaald tijdstip moet verdelen, zeker wanneer het gaat om tijdgevoelige taken.

Hoe ga je aan de slag

Dit is een investering in bedrijfsefficiëntie en duidelijkheid en een fysiek sleutelbeheersysteem hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met het juiste team dat je ondersteunt en opleidt, kan een goed voorbereide implementatie een enorm verschil maken. Hier lees je hoe je ermee aan de slag kunt gaan.

1. Plannen

Voordat je investeert in een nieuw fysiek sleutelbeheersysteem moet je eerst de tijd nemen om te beslissen wat je wilt dat je systeem doet. Welke resultaten moet het voor je opleveren? Wanneer je een plan hebt, zal de implementatie van je fysieke sleutelbeheersysteem van een leien dakje gaan.

2. Ontwerpen

Vervolgens moet je beslissen hoeveel sleutels je moet beheren en wat voor soort informatie je van de software wilt krijgen. Ook zul je moeten weten waar de locaties zijn waar je de sleutels wilt opslaan en van waaruit je er toegang moet hebben.

3. Opvolgen en integreren

Zodra je je sleutelbeheersysteem succesvol hebt geïnstalleerd, kun je je fysieke sleutels opvolgen en beheren. Met sommige systemen zoals Keycafe kun je profiteren van software-integraties van specifieke sectoren of deAPI gebruiken om je eigen integratie te maken.

Beheer je sleutels met een Keycafe SmartBox

Vanuit één account kun je alles volgen. Of het nu gaat om personeel, klanten, leveranciers of huurders, met een Keycafe SmartBox kun je overal je sleuteltoegang aanpassen.

Met een eenvoudige installatie kan de Keycafe SmartBox worden aangebracht op alle soorten muren en een deskundig onboarding team is beschikbaar om ervoor te zorgen dat je installatie vlekkeloos verloopt.

Maak je niet langer zorgen over je sleutels en onderneem actie met Keycafe door contact op te nemen met ons team, vandaag nog!