Uitdaging

Met meer dan 3.500 vierkante meter aan evenementenruimte is het Embassy Suites by Hilton in Jonesboro, Arkansas zowel een druk hotel als een ideale plek voor het organiseren van vergaderingen en evenementen. Het hotel stond voor de uitdaging om meer dan 20 sets sleutels van het personeel te beheren. Sleutels werden met de hand beheerd met behulp van een systeem met twee getuigen, waardoor kostbare tijd van teamleden verloren ging en extra kosten voor het hotel met zich meebracht. De extra laag complexiteit ergerde het personeel en verhinderde een volledige buy-in wat betreft sleutelbeveiliging en het gebrek aan goed sleutelbeheer betekende dat het hotelpersoneel niet zo effeciënt mogelijk kon werken.

In een poging om dit probleem aan te pakken ging de Assistent General Manager, Justin Martin, op zoek naar alternatieve oplossingen. Hij ontdekte echter dat de meeste bedrijven die oplossingen voor sleutelbeheer aanbieden hoge opstartkosten hadden en dat de software niet gebruiksvriendelijkheid was, waardoor ze niet geschikt waren voor de behoeften van de organisatie. Daarom ging Martin op zoek naar andere opties die voordeliger en gebruiksvriendelijker zijn.

Oplossing

Martin ontdekte Keycafe via research op Google. Hij besefte al snel dat Keycafe van meet af aan resultaat zou opleveren. "De software en het gebruiksgemak waren veel geavanceerder dan alles wat ik in mijn research had gevonden en het is gemakkelijker om alles bij te houden dan met papier en pen," zegt hij.

Martin's eerste indrukken van de oplossingen van Keycafe waren een schot in de roos. De intuïtieve functies en het gebruiksvriendelijke ontwerp zorgden ervoor dat Embassy Suites en het team hun sleutelbeheerprocessen konden vereenvoudigen en ervoor konden zorgen dat de sleutels te allen tijde goed worden beheerd.

Dankzij de real-time tracking mogelijkheden zijn hun SmartBoxen een integraal onderdeel geworden van hun dagelijkse routine. Ons team maakt dagelijks gebruik van de Keycafe-services om aan het einde van de dag sleutels in te leveren en aan het begin van de werkdag uit te checken," zegt Martin. "We gebruiken het ook voor audits op basis van de behoeften van het bedrijf."

Resultaat

Martin en zijn team vertrouwen nu sterk op het platform voor het sleutelbeheer van het hotel.

Volgens Martin heeft het werken met Keycafe onverwachte voordelen opgeleverd voor het hotel, vooral wat betreft het vergroten van de buy-in en de betrokkenheid van het personeel bij het sleutelbeveiligingsproces. Sinds de implementatie van Keycafe, zegt Martin, "vindt het team het zo gemakkelijk en gebruiksvriendelijk dat ze het allemaal gebruiken."

Hij vervolgt: "Dit heeft geleid tot een grotere acceptatie en naleving van de processen. Keycafe heeft het hotel ook geholpen tijd en geld te besparen doordat er niet langer meerdere teamleden aanwezig hoeven te zijn bij de sleuteluitwisseling. Keycafe is de beste manier om sleutels te beheren voor een heel team. Ik geef Keycafe vijf sterren voor de efficiëntie en betaalbaarheid."