كيف عززت بيوتكس للحلول البيئية إنتاجية الفريق وقللت التأخيرات باستخدام Keycafe

كانت شركة بيوتكس للحلول البيئية (Biotix Environmental Solutions)، وهي شركة استشارات بيئية مقرها كيبيك، تواجه تحديًا مزمنًا يتمثل في فقدان المفاتيح وانعدام الشفافية بشأن استخدامها. شهدت ماريان بوفين (Marianne Boivin)، المساعدة التنفيذية لشركة بيوتكس، بنفسها التأثير السلبي الذي كان يلحقه ذلك بالعمليات اليومية. فمع فريق عمل مكون من 19 فردًا، كانت المفاتيح الموضوعة في غير مكانها للمرافق والمركبات تتسبب في تأخيرات وإحباط. وكان الوقت الضائع في البحث عن المفاتيح يمثل عدم كفاءة كبيرًا في ما كان نظامًا يعمل بسلاسة تامة. كانت بيوتكس بحاجة إلى حل يوفر كلاً من المساءلة وسهولة الوصول، دون المساس بالأمن.

حاولت Biotix في البداية استخدام أساليبها الخاصة - وهي دفتر ملاحظات بجانب المفاتيح و Apple AirTags. ومع ذلك، كان المستخدمون ينسون أو يتجاهلون في كثير من الأحيان تسجيل استخداماتهم، وبينما أتاحت AirTags العثور على المفاتيح المفقودة، إلا أنها لم تفعل شيئًا لمنع حدوث الضياع.

بعد إجراء مقارنة بين أنظمة إدارة المفاتيح، استقرت Biotix على Keycafe كحل أمثل. وقد أُعجبوا بمدى عمليته وتكلفته المعقولة مقارنةً بالخيارات الأخرى، فأدركوا أنهم وجدوا الإجابة. قدمت Keycafe حلاً شاملاً لجميع مشاكلهم في إدارة المفاتيح – نظامًا مريحًا، وسهل الوصول إليه، وقابلاً للتتبع. لاستلام مفتاح، يقوم الموظفون بتحديد هويتهم عن طريق إدخال رمز الدخول الفريد الخاص بهم في SmartBox، والذي يعرض بعد ذلك قائمة بالمفاتيح التي سُمح لهم باستخدامها. يتم إرجاع المفتاح باستخدام نفس الرمز، ويتم تسجيل تفاصيل كل عملية.

من خلال تطبيق نظام إدارة المفاتيح SmartBox من Keycafe، حصلت Biotix على إمكانية تتبع كاملة لكل مفتاح، مع تسجيل تلقائي لمن أخذه ومتى. كان هذا المستوى من المساءلة والكفاءة هو بالضبط ما احتاجه Biotix. بالإضافة إلى ذلك، وجدوا أن سهولة استخدام النظام سمحت حتى لموظفيهم غير المتمرسين في التكنولوجيا بفهم سير عملهم الجديد بسرعة.

بعد شهرين من استخدام Keycafe، أبلغت Biotix عن انخفاض ملحوظ في المفاتيح المفقودة – من عدة مرات أسبوعياً إلى مرة واحدة على الأكثر شهرياً. علاوة على ذلك، أصبحت المفاتيح المفقودة تُعثر عليها الآن بشكل أسرع بكثير نظراً لإمكانية تتبعها إلى آخر مستخدم. أدى هذا الانخفاض الكبير في المشكلات المتعلقة بالمفاتيح إلى عمليات أكثر سلاسة، مما وفر ساعات لا تُحصى كانت تُهدر سابقاً في البحث والانتظار.

بالنسبة لـ Biotix، تجاوزت الفوائد مجرد المفاتيح. اكتشفوا مزايا غير متوقعة مثل شعور أقوى بالمسؤولية بين الموظفين، وفكرة وضع بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة في SmartBox. يمكن لفريق المحاسبة الآن بسهولة تحديد أي موظف قام بعملية شراء (ومن يجب متابعته للحصول على فاتورة!).