Il modo in cui le persone lavorano e vivono ha continuato a evolversi da quando il coworking e il coliving sono entrati per la prima volta nel mainstream. Orari ibridi, politiche di rientro in ufficio, team distribuiti e la costante crescita del nomadismo digitale hanno trasformato quelle che un tempo erano categorie immobiliari di nicchia in elementi permanenti del paesaggio urbano. Con questa crescita è arrivato un cambiamento parallelo. La chiave fisica, un tempo centrale nella gestione degli accessi, viene sempre più spesso sostituita o potenziata da credenziali mobili, piattaforme cloud e proptech integrato.
Questo articolo aggiorna un pezzo precedente sulla gestione delle chiavi per gli spazi condivisi con dati di mercato attuali, tendenze recenti e la direzione in cui il settore sembra muoversi nel 2026.
Una breve nota sui numeri
Le stime sulle dimensioni del mercato del coworking e del coliving variano ampiamente a seconda di come ogni analista definisce la categoria, con il coliving costruito appositamente rispetto all'alloggio condiviso più ampio, e il coworking dedicato rispetto a tutti i formati di ufficio flessibile che producono totali molto diversi. Le cifre seguenti sono tratte da fonti del settore nominate, ma i lettori dovrebbero trattare qualsiasi singolo numero relativo alle dimensioni del mercato come una stima tra molte piuttosto che come un dato definitivo.
Il mercato degli spazi condivisi nel 2026
Lo spazio di lavoro flessibile non è più una categoria secondaria. È diventato una parte strutturale della domanda di uffici. Secondo il rapporto Global Flexible Office Trends 2025 di Cushman & Wakefield, il 55% degli occupanti globali utilizza ora spazi flessibili, con un altro 17% che prevede di aumentarne l'uso, e JLL prevede che il 30% di tutto lo spazio ufficio negli Stati Uniti sarà consumato in modo flessibile entro il 2030.
L'impronta negli Stati Uniti è cresciuta di conseguenza. A partire dal Q3 2025, c'erano circa 8.420 sedi di coworking in tutto il paese, e lo spazio coworking medio offre circa 90 postazioni su 13.000 piedi quadrati di spazio. Manhattan è in testa con 287 sedi e 12 milioni di piedi quadrati, seguita da Los Angeles con 322 sedi e 7,2 milioni di piedi quadrati, mentre i mercati secondari come Denver, Raleigh–Durham, Phoenix e Houston continuano a guadagnare terreno.
Il consolidamento sta rimodellando il panorama degli operatori. Nel gennaio 2025, CBRE Group ha acquisito Industrious in una transazione valutata circa 400 milioni di dollari, integrando l'operatore in un nuovo segmento Building Operations & Experience.
Il coliving è maturato seguendo linee simili. Gli analisti del settore descrivono ora il coliving come una classe di asset immobiliari riconosciuta, con un mercato globale che si avvicina ai 20 miliardi di dollari e tassi di crescita superiori al 20% annuo. Negli Stati Uniti in particolare, il mercato del coliving è valutato circa 4,2 miliardi di dollari nel 2025, concentrato in città dove l'accessibilità abitativa è diventata un problema cronico, tra cui New York, San Francisco, Los Angeles e Austin. Un segnale di dove sta andando il settore: Habyt e Common si sono fusi nel gennaio 2023 per formare un'entità che gestisce oltre 30.000 unità in 40 città e 14 paesi.
Anche la base di clienti è più ampia rispetto allo stereotipo iniziale. Lo studio 2025 di MBO Partners ha rilevato che il numero di nomadi digitali statunitensi è cresciuto del 153% dal 2019 e ora rappresenta circa il 12% della forza lavoro americana. Si tratta di una popolazione che vive, lavora e viaggia in modi che favoriscono spazi flessibili con accesso senza attriti.
Perché la gestione tradizionale delle chiavi è in difficoltà negli spazi condivisi
In qualsiasi edificio con un turnover costante, le chiavi fisiche creano attriti prevedibili:
L'alto turnover di membri o residenti significa frequenti ricodifiche e catene di custodia poco chiare
L'accesso fuori orario e 24 ore su 24, 7 giorni su 7 richiede copertura del personale o chiavi pre-distribuite
Una chiave maestra persa può significare la ricodifica di ogni porta interessata
Non esiste un vero audit trail, quindi gli operatori si fidano della parola delle persone su chi è entrato e uscito
Questi non sono problemi teorici. Circa il 60% degli operatori cita l'aumento dei costi operativi e l'inflazione come la condizione di mercato più difficile, e le ore di personale assorbite da armadietti per chiavi, blocchi e consegne manuali sono esattamente il tipo di costo che i sistemi di accesso più recenti sono progettati per eliminare.
Il passaggio a un controllo accessi più intelligente
La storia più grande non riguarda solo armadietti per chiavi migliori. È che "dov'è la chiave fisica?" è stato sostituito da "chi ha il permesso, su quale dispositivo, per quale intervallo di tempo?"
Entro il 2026, le keycard negli spazi di coworking di fascia alta sono in gran parte diventate reliquie, con operatori globali che adottano sistemi di ingresso basati su app mobili e credenziali intelligenti, costruiti su piattaforme che si integrano con il software di gestione del coworking.
Dati recenti del settore supportano questo cambiamento:
Il rapporto 2025 di Parks Associates sul multifamiliare ha rilevato che il 24% dei proprietari e gestori di immobili multifamiliari utilizza ora la tecnologia smart building, e oltre il 59% degli affittuari preferisce proprietà con controllo accessi mobile.
In un set di dati specifico per il coliving citato da società di ricerche di mercato, l'adozione della tecnologia di accesso intelligente avrebbe raggiunto circa il 68% delle proprietà coliving entro il 2024 (questa è una delle diverse stime che circolano nel settore e merita di essere trattata come indicativa piuttosto che precisa).
Circa il 32% delle organizzazioni utilizza già identità mobili, e il 73% degli utenti finali e dei partner del settore del controllo accessi considera le ID mobili una priorità assoluta.
Mike Green, Senior Offering Manager per le soluzioni mobili presso LenelS2, ha descritto il 2025 come l'anno della credenziale mobile, in particolare delle soluzioni basate su portafoglio NFC.
Cosa fanno realmente i moderni sistemi di accesso
Le moderne piattaforme di accesso basate su cloud fanno considerevolmente di più che aprire porte. Le funzionalità più costantemente citate tra fornitori e analisi degli analisti includono:
Gestione remota basata su cloud. Gli amministratori concedono o revocano l'accesso da qualsiasi luogo in tempo reale. L'automazione consente l'onboarding e l'offboarding in modo che ai nuovi membri venga concesso l'accesso nel momento in cui si uniscono, e i membri in partenza perdano l'accesso istantaneamente, eliminando lacune nella sicurezza.
Registrazione e analisi in tempo reale. Ogni evento di accesso è timestampato, fornendo un audit trail e dati di utilizzo che gli operatori possono impiegare per decisioni su prezzi, layout e personale. Circa il 67% degli operatori di spazi di coworking utilizza, in media, quattro diversi strumenti tecnologici per gestire la propria attività, e i registri degli accessi sono input sempre più importanti per il modo in cui questi strumenti comunicano tra loro.
Integrazioni API con software di gestione immobiliare e prenotazione. Qui risiede la leva operativa negli spazi più grandi. Quando un membro prenota una sala riunioni, la porta di quella sala (o la chiave ad essa) diventa disponibile durante l'intervallo prenotato senza intervento del personale. Quando un contratto di coliving termina, l'accesso all'edificio viene automaticamente revocato per ogni porta che copriva.
Opzioni touchless e biometriche. Le soluzioni biometriche che utilizzano impronte digitali o riconoscimento facciale tendono ad essere riservate alle zone ad alta sicurezza piuttosto che a ogni porta, bilanciando protezione con costi e considerazioni sulla privacy.
Rilevamento delle anomalie basato su AI. Le piattaforme più recenti possono segnalare schemi di accesso insoliti e avvisare gli operatori prima che gli incidenti si intensifichino, inclusi accessi negati ripetuti in orari strani, condivisione di badge o porte lasciate aperte.
Il costo nascosto di una digitalizzazione completa, e una via di mezzo più intelligente
C'è un'importante considerazione che spesso viene trascurata in articoli come questo. Passare dalle chiavi fisiche a una configurazione completamente digitale, con smart lock ovunque, è realmente costoso. Ogni porta necessita di nuovo hardware, spesso nuovi cablaggi o batterie, copertura di rete e integrazione nella piattaforma di gestione. In un edificio di coworking a più piani con uffici privati, sale conferenze, sale posta, armadietti IT, magazzini, armadietti per attrezzature, veicoli e servizi condivisi, ci si può facilmente trovare di fronte a centinaia di punti di accesso. Moltiplicate questo per il costo dell'hardware intelligente e dell'installazione, aggiungete il tempo in cui gli spazi sono parzialmente fuori servizio durante l'implementazione, e il conto si somma rapidamente.
La maggior parte degli operatori non ha realmente bisogno che ogni porta sia una smart lock. Hanno bisogno di sapere chi ha accesso a cosa, quando, ed essere in grado di cambiarlo rapidamente. È qui che si inserisce Keycafe.
Come Keycafe riduce i costi senza rinunciare alle funzionalità digitali
Keycafe affronta il problema da un'angolazione diversa. Invece di rimuovere ogni serratura e sostituirla con hardware intelligente, Keycafe permette agli operatori di mantenere le chiavi fisiche, i fob e le tessere di accesso che già utilizzano, e di inserire l'intelligenza intorno ad essi in una SmartBox connessa al cloud. Le chiavi rimangono fisiche. Lo strato di gestione diventa completamente digitale.
In pratica, ciò significa che gli operatori di coworking e coliving possono implementare Keycafe in una frazione del tempo e a una frazione del costo hardware di una revisione completa con serrature digitali, ottenendo comunque il set di funzionalità che il settore richiede:
Permessi basati su cloud e gestione remota. Aggiungi, revoca o programma l'accesso alle chiavi in tempo reale da un'applicazione desktop o mobile, al minuto.
Audit trail completo. Ogni prelievo e riconsegna di chiavi viene registrato automaticamente, con verifica opzionale dell'ID fotografico presso la SmartBox, in modo da non lasciare ambiguità su chi ha preso quale chiave.
API robusta. L'API Keycafe espone endpoint per utenti, chiavi, prenotazioni, scambi e SmartBoxes, in modo che gli operatori possano collegare l'accesso alle chiavi direttamente ai loro sistemi di gestione membri, prenotazione o PMS. Quando viene creata una prenotazione, un codice di ritiro chiave può essere emesso automaticamente. Quando il piano di un membro termina, i suoi permessi possono essere revocati attraverso lo stesso flusso di lavoro che gestisce la fatturazione.
Integrazioni con piattaforme di ospitalità e noleggio. Le integrazioni "out-of-the-box" con Mews, Hostaway e Fleetio coprono hotel, affitti a breve termine e operazioni di flotta, che si sovrappongono fortemente con le configurazioni di coliving e coworking con servizi.
Supporto multi-sede. Gli operatori che gestiscono più sedi possono gestirle tutte da un unico account, con funzionalità come il Key Roaming per controllare quali chiavi possono essere restituite a quali siti.
SSO e autenticazione moderna. Sono supportati il single sign-on di Google e Microsoft, insieme all'autenticazione tramite codice QR presso la SmartBox.
Resistente all'offline. Le SmartBox supportano il ritiro delle chiavi offline durante le interruzioni di internet, in modo che un problema di connettività non impedisca a nessuno l'accesso all'edificio o ai servizi.
Scalabile con lo spazio. Una SmartBox può essere configurata per una singola chiave o per diverse migliaia di chiavi, con capacità aggiunta man mano che l'operatore cresce.
Prezzi mensili fissi e prevedibili. Keycafe applica una tariffa mensile fissa per sede, indipendentemente dal fatto che si gestiscano 9 chiavi o 400, il che è insolito in un settore in cui la maggior parte dei sistemi di accesso digitale scala il costo per porta o per credenziale. Per gli operatori di spazi condivisi, ciò significa che l'inventario delle chiavi può crescere con l'attività senza che la fattura per la gestione degli accessi cresca di pari passo.
Il vantaggio pratico per gli operatori di spazi condivisi è chiaro. Ottieni il controllo accessi basato su cloud, la registrazione in tempo reale, l'automazione API e l'integrazione nel tuo stack software esistente, ma continui a lavorare con le serrature e le chiavi che già possiedi. L'implementazione può avvenire in giorni anziché le settimane o i mesi che un retrofit di serrature intelligenti a livello di edificio può richiedere, l'investimento iniziale è drasticamente inferiore e il costo continuo è prevedibile anziché scalare con ogni nuova chiave o porta. Dato che il 60% degli operatori cita l'aumento dei costi operativi come la loro maggiore sfida di mercato, avere una voce di spesa per la gestione degli accessi che non lievita man mano che lo spazio cresce è un vantaggio operativo significativo. Per gli operatori che desiderano i moderni vantaggi operativi senza disturbare gli inquilini o rimuovere l'hardware funzionante, questo è spesso il punto di partenza più sensato, e in molti casi si rivela essere la risposta a lungo termine piuttosto che un semplice passo.
Si abbina bene anche con le smart lock dove queste aggiungono realmente valore. Un operatore di coworking potrebbe utilizzare credenziali mobili alla porta d'ingresso e nelle sale conferenze mentre usa Keycafe per le chiavi degli uffici, le chiavi delle cassette postali, i magazzini e i veicoli condivisi. I due approcci non sono mutuamente esclusivi, e trattarli come uno stack ibrido spesso offre un'economia migliore rispetto all'investimento totale su uno solo.
Dove sta andando il settore
Alcune tendenze da osservare fino al 2026 e oltre:
La sicurezza come servizio. Nei mercati secondari e terziari statunitensi, lo stack di sicurezza del provider di coworking funge sempre più da infrastruttura di cybersecurity condivisa della regione per le piccole imprese, raggruppando controllo accessi fisico, Wi-Fi segmentato e monitoraggio nella tariffa mensile.
AI nelle operazioni. Gli analisti del settore si aspettano che l'AI passi da parola d'ordine a spina dorsale operativa entro il 2028, con la maggior parte degli operatori di coliving professionali che la utilizzerà per prezzi dinamici, manutenzione predittiva, abbinamento automatico dei residenti e comunicazione "chatbot-first". I dati di accesso sono uno degli input più puliti per alimentare questi modelli.
L'istituzionalizzazione favorisce la standardizzazione. Man mano che il capitale istituzionale affluisce sia nel coworking che nel coliving, gli investitori richiedono standardizzazione, reporting in tempo reale su occupazione e manutenzione, e audit trail digitali. L'era della gestione di centinaia di porte da un foglio di calcolo e un armadietto per chiavi è, in pratica, finita.
Gli stack ibridi diventano la norma. Invece di scegliere tra smart lock e armadietti per chiavi intelligenti, gli operatori utilizzano sempre più entrambi. Le credenziali mobili coprono le porte perimetrali ad alto traffico e gli spazi comuni, mentre i sistemi di gestione delle chiavi basati su cloud gestiscono tutto il resto.
In conclusione
Coworking e coliving sono passati da sperimentali a istituzionali, e il controllo accessi si è mosso con loro. La destinazione è la stessa indipendentemente dal percorso intrapreso dagli operatori: far entrare le persone giuste negli spazi giusti al momento giusto, con una chiara registrazione di ciò che è accaduto.
Ciò che è cambiato è che la scelta non è più tra "chiavi della vecchia scuola" e "costoso retrofit digitale completo". Sistemi di gestione delle chiavi connessi al cloud come Keycafe rendono possibile portare le chiavi fisiche nell'era moderna del controllo accessi senza il costo e l'interruzione della sostituzione di ogni serratura nell'edificio. Per la maggior parte degli spazi condivisi, questa è la versione pratica di ciò che il settore ha sempre chiamato accesso intelligente.
