Come SERVPRO riduce i costi e mantiene le sue squadre operative con la gestione elettronica delle chiavi della flotta

SERVPRO Campbell è un'impresa di restauro leader che aiuta case e aziende a riprendersi da danni idrici, da incendio, da muffa e di altro tipo. Con una flotta di 25 veicoli e circa 30 dipendenti, assicurarsi che le chiavi siano sempre al sicuro e facili da trovare è fondamentale. Prima di Keycafe, le chiavi erano tenute in una scatola aperta dove chiunque poteva prenderle. Ciò portava a chiavi smarrite, ritardi nell'inizio dei lavori e costi aggiuntivi per le sostituzioni.

Connie Doran, Responsabile d'ufficio, ha dichiarato: «Non avevamo alcun modo di sapere chi avesse preso le chiavi o chi le avesse viste l'ultima volta — era un disastro.»

SERVPRO ha scoperto Keycafe mentre cercava una soluzione di gestione delle chiavi sicura e facile da usare. La capacità di custodire le chiavi in sicurezza, di assegnare al personale codici di accesso individuali e di monitorare l'utilizzo da qualsiasi luogo si è distinta immediatamente.

Ora, i dipendenti iniziano la giornata utilizzando codici personali per ritirare le chiavi dei veicoli, le tessere carburante e le chiavi delle strutture dalla Keycafe SmartBox e le restituiscono alla fine del turno. Connie ha spiegato: “Le squadre arrivano e sanno esattamente dove sono le chiavi per iniziare la giornata.” I responsabili ricevono notifiche per ogni interazione con le chiavi e possono utilizzare l'app Keycafe per verificare chi ha avuto accesso a quale chiave e quando. La funzione di prenotazione una tantum è stata anch'essa preziosa, consentendo agli appaltatori di accedere alle chiavi senza la necessità di un responsabile in loco. “Posso farlo anche da remoto dal mio telefono,” ha aggiunto Connie.

La responsabile d'ufficio Connie Doran ha condiviso: “Non avevamo modo di tracciare chi avesse preso le chiavi o chi le avesse viste per l'ultima volta — era un disastro.”

“Se non state usando Keycafe per le vostre esigenze di flotta, vi state perdendo qualcosa. Questo è un ottimo sistema che tiene traccia di tutte le vostre chiavi in un unico posto.”

Da quando è passato a Keycafe, SERVPRO ha riscontrato netti miglioramenti. Le chiavi smarrite non sono più un problema e gli equipaggi possono iniziare i loro turni in orario senza inutili ritardi. Nel raro caso in cui una chiave dovesse smarrirsi, la direzione può risalire alla cronologia d'uso della chiave e localizzare rapidamente il membro del personale responsabile. Connie ha osservato: “Il più grande vantaggio economico con Keycafe è che ha ridotto i costi degli equipaggi che cercano le chiavi.”

I responsabili hanno ora una visibilità completa sull'utilizzo delle chiavi, consentendo loro di tenere sotto controllo le operazioni e prendere decisioni più rapide, anche quando sono sul campo, grazie alle capacità remote dell'app Keycafe. In definitiva, il sistema Keycafe ha reso più facile per SERVPRO la gestione delle chiavi dei veicoli e delle strutture, portando a una significativa riduzione dei costi legati alla sostituzione delle chiavi e ai servizi di fabbro.

Da quando ha adottato Keycafe, SERVPRO ha riscontrato netti miglioramenti. La perdita di chiavi non è più un problema, e le squadre possono avviare i loro turni puntualmente senza ritardi inutili. Qualora una chiave dovesse smarrirsi, la direzione può consultare la cronologia di utilizzo della chiave e individuare rapidamente il membro del personale responsabile. Connie ha sottolineato: “Il maggiore beneficio finanziario con Keycafe è che ha tagliato i costi legati alla ricerca delle chiavi da parte delle squadre.”

I responsabili ora hanno piena visibilità sull'utilizzo delle chiavi, permettendo loro di tenere sotto controllo le operazioni e prendere decisioni più rapide – anche quando sono sul campo, grazie alle funzionalità remote dell'app Keycafe. In definitiva, il sistema Keycafe ha reso la gestione delle chiavi di veicoli e strutture più semplice per SERVPRO, portando a una significativa riduzione dei costi relativi alla sostituzione delle chiavi e ai servizi di fabbro.