Die Art und Weise, wie Menschen arbeiten und leben, hat sich seit dem Einzug von Coworking und Coliving in den Mainstream ständig weiterentwickelt. Hybride Arbeitszeiten, Rückkehr-ins-Büro-Strategien, verteilte Teams und der stetige Aufstieg des digitalen Nomadentums haben einst Nischen-Immobilienkategorien zu festen Bestandteilen des urbanen Raums gemacht. Mit diesem Wachstum ging eine parallele Verschiebung einher. Der physische Schlüssel, einst zentral für die Zugangsverwaltung, wird zunehmend durch mobile Berechtigungsnachweise, cloudbasierte Plattformen und integrierte Proptech-Lösungen ersetzt oder ergänzt.
Dieser Beitrag aktualisiert einen früheren Artikel über die Schlüsselverwaltung für gemeinsam genutzte Räume mit aktuellen Marktdaten, jüngsten Trends und der voraussichtlichen Entwicklung der Branche im Jahr 2026.
Ein kurzer Hinweis zu den Zahlen
Die Schätzungen der Marktgröße für Coworking und Coliving variieren stark, je nachdem, wie jeder Analyst die Kategorie definiert. Zweckgebundenes Coliving im Vergleich zu breiterem Wohngemeinschaften und dediziertes Coworking im Vergleich zu allen flexiblen Büroformaten ergeben sehr unterschiedliche Gesamtzahlen. Die untenstehenden Zahlen stammen aus benannten Branchenquellen, aber Leser sollten jede einzelne Marktgrößenangabe eher als eine Schätzung unter vielen denn als definitive Zahl betrachten.
Der Markt für gemeinsam genutzte Räume im Jahr 2026
Flexible Arbeitsplätze sind keine Nebenkategorie mehr. Sie sind zu einem strukturellen Bestandteil der Büronachfrage geworden. Laut dem Bericht „Global Flexible Office Trends 2025“ von Cushman & Wakefield nutzen 55 % der globalen Mieter flexible Flächen, weitere 17 % planen, deren Nutzung zu erhöhen, und JLL prognostiziert, dass bis 2030 30 % aller US-Büroflächen flexibel genutzt werden.
Die Präsenz in den USA hat sich entsprechend vergrößert. Stand Q3 2025 gab es landesweit etwa 8.420 Coworking-Standorte, und der durchschnittliche Coworking Space bietet etwa 90 Schreibtische auf 13.000 Quadratfuß Fläche. Manhattan führt mit 287 Standorten und 12 Millionen Quadratfuß, gefolgt von Los Angeles mit 322 Standorten und 7,2 Millionen Quadratfuß, während Sekundärmärkte wie Denver, Raleigh–Durham, Phoenix und Houston weiterhin an Boden gewinnen.
Die Konsolidierung verändert die Betreiberlandschaft. Im Januar 2025 erwarb die CBRE Group Industrious in einer Transaktion im Wert von rund 400 Millionen US-Dollar und gliederte den Betreiber in ein neues Segment für Gebäudebetrieb und -erlebnis (Building Operations & Experience) ein.
Coliving hat sich ähnlich entwickelt. Branchenanalysten bezeichnen Coliving heute als anerkannte Immobilienanlageklasse mit einem globalen Marktvolumen von fast 20 Milliarden US-Dollar und jährlichen Wachstumsraten von über 20 %. Speziell in den USA wird der Coliving-Markt im Jahr 2025 auf etwa 4,2 Milliarden US-Dollar geschätzt, konzentriert in Städten, in denen die Erschwinglichkeit von Wohnraum zu einem chronischen Problem geworden ist, darunter New York, San Francisco, Los Angeles und Austin. Ein Zeichen für die Entwicklung des Sektors: Habyt und Common fusionierten im Januar 2023 zu einer Einheit, die über 30.000 Wohneinheiten in 40 Städten und 14 Ländern verwaltet.
Auch der Kundenstamm ist breiter gefächert als das frühe Stereotyp. Die Studie von MBO Partners aus dem Jahr 2025 ergab, dass die Zahl der US-amerikanischen digitalen Nomaden seit 2019 um 153 % gestiegen ist und nun etwa 12 % der amerikanischen Arbeitskräfte ausmacht. Das ist eine Bevölkerungsgruppe, die so lebt, arbeitet und reist, dass sie flexible Räume mit reibungslosem Zugang bevorzugt.
Warum traditionelle Schlüsselverwaltung in gemeinsam genutzten Räumen Schwierigkeiten bereitet
In jedem Gebäude mit ständiger Fluktuation erzeugen physische Schlüssel vorhersehbare Reibungspunkte:
Hohe Mitglieder- oder Bewohnerfluktuation bedeutet häufiges Umrüsten von Schlössern und unklare Verantwortungsketten
Zugang außerhalb der Geschäftszeiten und rund um die Uhr erfordert Personalbesetzung oder vorab verteilte Schlüssel
Ein verlorener Generalschlüssel kann bedeuten, jede betroffene Tür umrüsten zu müssen
Es gibt keinen echten Audit-Trail, sodass sich Betreiber auf die Aussagen verlassen müssen, wer wann gekommen und gegangen ist
Dies sind keine theoretischen Probleme. Rund 60 % der Betreiber nennen steigende Betriebskosten und Inflation als ihre größte Herausforderung auf dem Markt, und die durch Schlüsselkästen, Aussperrungen und manuelle Übergaben gebundenen Personalstunden sind genau die Art von Kosten, die neuere Zugangssysteme eliminieren sollen.
Der Wandel hin zu intelligenterer Zutrittskontrolle
Die größere Geschichte sind nicht nur bessere Schlüsselkästen. Vielmehr wurde die Frage „Wo ist der physische Schlüssel?“ durch „Wer hat auf welchem Gerät für welchen Zeitraum die Berechtigung?“ ersetzt.
Bis 2026 sind Schlüsselkarten in hochwertigeren Coworking Spaces weitgehend zu Relikten geworden, da Betreiber weltweit mobile App- und Smart-Credential-Zugangssysteme einführen, die auf Plattformen basieren, die mit Coworking-Management-Software integriert sind.
Aktuelle Branchendaten untermauern diesen Wandel:
Der Multifamily-Report 2025 von Parks Associates ergab, dass 24 % der Eigentümer und Betreiber von Mehrfamilienhäusern mittlerweile Smart-Building-Technologie nutzen und über 59 % der Mieter Objekte mit mobiler Zutrittskontrolle bevorzugen.
In einem von Marktforschungsunternehmen zitierten, spezifischen Datensatz für Coliving erreichte die Einführung von Smart-Access-Technologien Berichten zufolge bis 2024 rund 68 % der Coliving-Immobilien (dies ist eine von mehreren Schätzungen, die im Sektor kursieren und eher als richtungsweisend denn als präzise zu behandeln ist).
Rund 32 % der Organisationen nutzen bereits mobile Identitäten, und 73 % der Endnutzer und Branchenpartner im Bereich Zutrittskontrolle betrachten mobile IDs als oberste Priorität.
Mike Green, Senior Offering Manager für Mobile Solutions bei LenelS2, bezeichnete 2025 als das Jahr der mobilen Berechtigungsnachweise, insbesondere NFC wallet–basierter Lösungen.
Was moderne Zugangssysteme tatsächlich leisten
Die heutigen cloudbasierten Zugangs-Plattformen können erheblich mehr als nur Türen öffnen. Die am häufigsten genannten Funktionen bei Anbietern und in Analystenberichten umfassen:
Cloudbasiertes Fernmanagement. Administratoren können den Zugang von überall in Echtzeit gewähren oder entziehen. Die Automatisierung ermöglicht Onboarding und Offboarding, sodass neue Mitglieder sofort nach ihrem Beitritt Zugang erhalten und ausscheidende Mitglieder diesen umgehend verlieren, wodurch Sicherheitslücken geschlossen werden.
Echtzeit-Protokollierung und -Analyse. Jedes Zugangsereignis wird mit einem Zeitstempel versehen und liefert so einen Audit-Trail und Nutzungsdaten, die Betreiber in Preis-, Layout- und Personalentscheidungen einfließen lassen können. Rund 67 % der Coworking-Space-Betreiber nutzen im Durchschnitt vier verschiedene Technologietools für ihren Geschäftsbetrieb, und Zugangslogs sind zunehmend wichtige Inputs dafür, wie diese Tools miteinander kommunizieren.
API-Integrationen mit Immobilienverwaltungs- und Buchungssoftware. Hier liegt der operative Hebel in größeren Räumen. Wenn ein Mitglied einen Besprechungsraum bucht, wird die Tür (oder der Schlüssel dazu) dieses Raums während des gebuchten Zeitfensters ohne Personalintervention zugänglich. Wenn ein Coliving-Mietvertrag endet, wird der Gebäudezugang für alle betroffenen Türen automatisch entzogen.
Kontaktlose und biometrische Optionen. Biometrische Lösungen, die Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung verwenden, sind tendenziell Hochsicherheitsbereichen und nicht jeder Tür vorbehalten, um Schutz mit Kosten- und Datenschutzaspekten in Einklang zu bringen.
KI-gesteuerte Anomalieerkennung. Neuere Plattformen können ungewöhnliche Zugangsmuster kennzeichnen und Betreiber alarmieren, bevor Vorfälle eskalieren, einschließlich wiederholt verweigerter Zugänge zu ungewöhnlichen Zeiten, der Weitergabe von Badges oder offenstehenden Türen.
Die versteckten Kosten der vollständigen Digitalisierung und ein intelligenterer Mittelweg
Es gibt einen wichtigen Haken, der in Artikeln wie diesem oft übersehen wird. Der Übergang von physischen Schlüsseln zu einer vollständig digitalen, überall mit Smart Locks ausgestatteten Lösung ist tatsächlich teuer. Jede Tür benötigt neue Hardware, oft neue Verkabelung oder Batterien, Netzabdeckung und Integration in die Verwaltungsplattform. In einem mehrstöckigen Coworking-Gebäude mit Privatbüros, Konferenzräumen, Poststellen, IT-Schränken, Lagerräumen, Geräteschränken, Fahrzeugen und gemeinsamen Annehmlichkeiten können Sie leicht Hunderte von Zugangspunkten betrachten. Multiplizieren Sie dies mit den Kosten für Smart-Hardware und Installation, addieren Sie die Zeit, in der die Räume während der Implementierung teilweise außer Betrieb sind, und die Rechnung summiert sich schnell.
Die meisten Betreiber benötigen nicht, dass jede Tür ein Smart Lock ist. Sie müssen wissen, wer wann Zugang zu was hat, und dies schnell ändern können. Hier kommt Keycafe ins Spiel.
Wie Keycafe Kosten senkt, ohne auf den digitalen Funktionsumfang zu verzichten
Keycafe geht das Problem aus einem anderen Blickwinkel an. Anstatt jedes Schloss herauszureißen und durch Smart-Hardware zu ersetzen, ermöglicht Keycafe den Betreibern, die physischen Schlüssel, fobs und Zugangskarten, die sie bereits verwenden, zu behalten und die Intelligenz um sie herum in einer cloud-verbundenen SmartBox zu bündeln. Die Schlüssel bleiben physisch. Die Verwaltungsebene wird vollständig digital.
In der Praxis bedeutet dies, dass Coworking- und Coliving-Betreiber Keycafe in einem Bruchteil der Zeit und zu einem Bruchteil der Hardwarekosten einer vollständigen digitalen Schloss-Überholung implementieren können, während sie dennoch den von der Branche geforderten Funktionsumfang erhalten:
Cloudbasierte Berechtigungen und Fernverwaltung. Schlüsselzugang in Echtzeit von einer Desktop- oder mobilen App hinzufügen, entziehen oder planen, bis auf die Minute genau.
Vollständiger Audit-Trail. Jede Schlüsselentnahme und -rückgabe wird automatisch protokolliert, optional mit Lichtbildausweisprüfung an der SmartBox, sodass keine Unklarheit darüber besteht, wer welchen Schlüssel entnommen hat.
Robuste API. Die Keycafe API stellt Endpunkte für Benutzer, Schlüssel, Buchungen, Austauschvorgänge und SmartBoxes bereit, sodass Betreiber den Schlüsselzugang direkt in ihre Mitgliederverwaltungs-, Buchungs- oder PMS-Systeme integrieren können. Wenn eine Buchung erstellt wird, kann automatisch ein Schlüsselabholcode ausgegeben werden. Wenn der Plan eines Mitglieds endet, können dessen Berechtigungen über denselben Workflow entzogen werden, der die Abrechnung abwickelt.
Integrationen mit Hotel- und Vermietungsplattformen. Out-of-the-box-Integrationen mit Mews, Hostaway und Fleetio decken Hotels, Kurzzeitvermietungen und Flottenoperationen ab, die sich stark mit Coliving- und Coworking-mit-Ausstattung-Konzepten überschneiden.
Standortübergreifende Unterstützung. Betreiber, die mehrere Standorte betreiben, können alle von einem einzigen Konto aus verwalten, mit Funktionen wie Key Roaming, um zu steuern, welche Schlüssel an welche Standorte zurückgegeben werden können.
SSO und moderne Authentifizierung. Google und Microsoft Single Sign-On werden unterstützt, zusammen mit QR-Code-Authentifizierung an der SmartBox.
Offline-resistent. SmartBoxes unterstützen die Offline-Schlüsselentnahme bei Internetausfällen, sodass eine Verbindungstörung niemanden aus dem Gebäude oder von der Annehmlichkeit ausschließt.
Skaliert mit dem Raum. Eine SmartBox kann für einen einzelnen Schlüssel oder mehrere tausend Schlüssel konfiguriert werden, wobei die Kapazität mit dem Wachstum des Betreibers erweitert werden kann.
Vorhersehbare, pauschale Monatsgebühren. Keycafe berechnet eine feste monatliche Gebühr pro Standort, unabhängig davon, ob Sie 9 oder 400 Schlüssel verwalten, was in einer Branche ungewöhnlich ist, in der die meisten digitalen Zugangssysteme die Kosten pro Tür oder pro Berechtigung skalieren. Für Betreiber von Shared Spaces bedeutet dies, dass der Schlüsselbestand mit dem Geschäft wachsen kann, ohne dass die Kosten für die Zugangsverwaltung parallel dazu steigen.
Der praktische Vorteil für Betreiber von Shared Spaces liegt auf der Hand. Sie erhalten cloudbasierte Zutrittskontrolle, Echtzeit-Protokollierung, API-Automatisierung und Integration in Ihren bestehenden Software-Stack, arbeiten aber weiterhin mit den Schlössern und Schlüsseln, die Sie bereits besitzen. Die Bereitstellung kann in Tagen erfolgen statt in den Wochen oder Monaten, die ein gebäudeweiter Smart-Lock-Umbau erfordern kann; die anfänglichen Investitionskosten sind drastisch geringer, und die laufenden Kosten sind vorhersehbar, anstatt mit jedem neuen Schlüssel oder jeder neuen Tür zu skalieren. Angesichts der Tatsache, dass 60 % der Betreiber steigende Betriebskosten als ihre größte Marktherausforderung nennen, ist eine Position in der Zugangsverwaltung, die nicht mit dem Wachstum des Raumes explodiert, ein erheblicher operativer Vorteil. Für Betreiber, die moderne operative Vorteile wünschen, ohne Mieter zu stören oder funktionierende Hardware zu entfernen, ist dies oft der sinnvollere Ausgangspunkt, und in vielen Fällen erweist es sich als die langfristige Lösung und nicht nur als Sprungbrett.
Es lässt sich auch gut mit Smart Locks kombinieren, wo diese wirklich Mehrwert schaffen. Ein Coworking-Betreiber könnte mobile Berechtigungsnachweise an der Eingangstür und in Konferenzräumen nutzen, während er Keycafe für Büroschlüssel, Briefkastenschlüssel, Lager und gemeinsame Fahrzeuge einsetzt. Die beiden Ansätze schließen sich nicht gegenseitig aus, und ihre Behandlung als Hybrid-Stack führt oft zu besseren wirtschaftlichen Ergebnissen, als sich nur für einen zu entscheiden.
Wohin die Reise geht
Einige Trends, die es bis 2026 und darüber hinaus zu beobachten gilt:
Sicherheit als Annehmlichkeit. In sekundären und tertiären US-Märkten fungiert der Sicherheits-Stack des Coworking-Anbieters zunehmend als die gemeinsame Cybersicherheitsinfrastruktur der Region für kleine Unternehmen, indem er physische Zutrittskontrolle, segmentiertes Wi-Fi und Überwachung in die monatliche Gebühr bündelt.
KI im Betrieb. Branchenanalysten erwarten, dass KI bis 2028 vom Schlagwort zum operativen Rückgrat avanciert, wobei die meisten professionellen Coliving-Betreiber sie für dynamische Preisgestaltung, vorausschauende Wartung, automatisiertes Bewohner-Matching und Chatbot-gesteuerte Kommunikation einsetzen. Zugangsdaten sind eine der saubersten Eingaben für diese Modelle.
Institutionalisierung fördert Standardisierung. Da institutionelles Kapital sowohl in Coworking als auch in Coliving fließt, fordern Investoren Standardisierung, Echtzeitberichte über Belegung und Wartung sowie digitale Audit-Trails. Die Ära, Hunderte von Türen über eine Tabellenkalkulation und einen Schlüsselkasten zu verwalten, ist praktisch vorbei.
Hybrid-Stacks werden zum Standard. Anstatt zwischen Smart Locks und intelligenten Schlüsselkästen zu wählen, setzen Betreiber zunehmend beides ein. Mobile Berechtigungsnachweise decken stark frequentierte Eingangstüren und Gemeinschaftsbereiche ab, während cloud-verwaltete Schlüsselsysteme alles andere regeln.
Fazit
Coworking und Coliving haben sich von experimentellen zu institutionellen Konzepten entwickelt, und die Zutrittskontrolle hat sich mit ihnen entwickelt. Das Ziel ist dasselbe, welchen Weg Betreiber auch immer einschlagen: die richtigen Personen zur richtigen Zeit in die richtigen Räume zu bringen, mit einer klaren Aufzeichnung dessen, was geschehen ist.
Was sich geändert hat, ist, dass die Wahl nicht mehr zwischen „Old-School-Schlüsseln“ und einer „teuren volldigitalen Nachrüstung“ besteht. Cloud-verbundene Schlüsselverwaltungssysteme wie Keycafe ermöglichen es, physische Schlüssel in das moderne Zeitalter der Zutrittskontrolle zu überführen, ohne die Kosten und Störungen, die der Austausch jedes Schlosses im Gebäude mit sich bringen würde. Für die meisten Shared Spaces ist das die praktische Version dessen, was die Branche die ganze Zeit als Smart Access bezeichnet hat.
