Wie Biotix Environmental Solutions mit Keycafe die Teamproduktivität steigerte und Verzögerungen reduzierte

Biotix Environmental Solutions, ein in Quebec ansässiges Umweltberatungsunternehmen, kämpfte mit einem hartnäckigen Problem – fehlenden Schlüsseln und keinerlei Transparenz bei der Schlüsselnutzung. Marianne Boivin, Executive Assistant bei Biotix, erlebte aus erster Hand, welchen Tribut dies vom täglichen Betrieb forderte. Mit einem Team von 19 Mitarbeitern verursachten verlegte Schlüssel zu Einrichtungen und Fahrzeugen Verzögerungen und Frustration. Die Zeit, die mit der Schlüsselsuche verschwendet wurde, stellte eine erhebliche Ineffizienz in einer ansonsten gut geölten Maschinerie dar. Biotix benötigte eine Lösung, die sowohl Verantwortlichkeit als auch einfachen Zugang bot, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.

Biotix versuchte zunächst eigene Methoden – ein Notizblock neben den Schlüsseln und Apple AirTags. Die Nutzer vergaßen jedoch oft oder ignorierten die Protokollierung ihrer Nutzung, und obwohl die AirTags das Auffinden verlorener Schlüssel ermöglichten, trugen sie nichts dazu bei, das Verlegen der Schlüssel zu verhindern.

Nach einem Vergleich verschiedener Schlüsselverwaltungssysteme entschied sich Biotix für Keycafe als optimale Lösung. Beeindruckt von der Praktikabilität und Erschwinglichkeit im Vergleich zu anderen Optionen, wussten sie, dass sie die Antwort gefunden hatten. Keycafe bot eine umfassende Lösung für all ihre Probleme bei der Schlüsselverwaltung – ein bequemes, zugängliches und nachverfolgbares System. Um einen Schlüssel abzuholen, identifizieren sich die Mitarbeiter, indem sie ihren einzigartigen Zugangscode an der SmartBox eingeben, die dann eine Liste der Schlüssel anzeigt, für die sie eine Berechtigung erhalten haben. Die Rückgabe des Schlüssels erfolgt mit demselben Code, und die Details jeder Transaktion werden protokolliert.

Durch die Implementierung des SmartBox Schlüsselverwaltungssystems von Keycafe erlangte Biotix vollständige Nachvollziehbarkeit für jeden Schlüssel, wobei automatisch erfasst wird, wer ihn wann entnommen hat. Dieses Maß an Verantwortlichkeit und Effizienz war genau das, was Biotix benötigte. Darüber hinaus stellten sie fest, dass die Benutzerfreundlichkeit des Systems es selbst ihren nicht-technikaffinen Mitarbeitern ermöglichte, ihren neuen Arbeitsablauf schnell zu verstehen.

Nach zwei Monaten mit Keycafe meldete Biotix einen erheblichen Rückgang verlorener Schlüssel – von mehrmals pro Woche auf höchstens einmal pro Monat. Darüber hinaus werden verlorene Schlüssel jetzt viel schneller gefunden, da sie dem letzten Nutzer zugeordnet werden können. Diese drastische Reduzierung schlüsselbezogener Probleme führte zu reibungsloseren Abläufen und sparte unzählige Stunden, die zuvor mit Suchen und Warten verschwendet wurden.

Für Biotix gingen die Vorteile über die Schlüssel hinaus. Sie entdeckten unerwartete Vorteile wie ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein unter den Mitarbeitern und die Idee, Firmenkreditkarten in der SmartBox zu hinterlegen. Das Buchhaltungsteam kann nun leicht feststellen, welcher Mitarbeiter einen Kauf getätigt hat (und wen sie für eine Rechnung ansprechen müssen!).