Shelter Garages skalierbare Schlüssellösung für standortübergreifende Abläufe

Shelter Garage, mit Sitz in Madrid, ist auf die Pflege und Verwahrung von Klassikern und Sportwagen spezialisiert. Ursprünglich als Garage für die Fahrzeuglagerung gegründet, hat das Unternehmen sein Dienstleistungsangebot erweitert und bietet nun auch Fahrzeugaufbereitung, Restaurationen, Fahrzeugfolierungen, Polieren, An- und Verkauf sowie Spezialumbauten an. Mit vier Standorten und einer wachsenden Nachfrage wurde ihr Schlüsselübergabeprozess zunehmend zu einem Engpass.

Vor der Implementierung von Keycafe verließ sich das Shelter-Team auf manuelle und improvisierte Methoden, um Fahrzeugschlüssel zu verwalten. Schlüssel wurden versteckt oder persönlich übergeben, was Zeit kostete und das Risiko von Fehlplatzierungen oder Missverständnissen mit sich brachte. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die es ihm ermöglichte zu skalieren, die Sicherheit zu verbessern und die Ineffizienzen zu beseitigen, die mit physischen Schlüsselübergaben verbunden waren.

Um diese Herausforderungen zu lösen, implementierte Shelter Garage Keycafes SmartBox-System in all seinen Einrichtungen. Die digitale Schlüsselmanagement-Plattform bot eine zentralisierte Kontrolle, die es dem Team ermöglichte, Schlüsselübergaben sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden zuzuweisen, zu verfolgen und zu verwalten.

Der Onboarding-Prozess war einfach: Kunden erstellen ein Keycafe-Konto, erhalten eine Einführung in das System und können jederzeit auf ihre Fahrzeugschlüssel zugreifen. Intern nutzen die Mitarbeiter von Shelter Garage Keycafe als Schlüssel-Logistik-Hub. Jeder Mitarbeiter weiß, wo Schlüssel abzuholen oder zurückzugeben sind, ohne einen anderen Teamkollegen einbeziehen zu müssen. Der klare Prozess reduziert Unterbrechungen und erleichtert die effiziente Durchführung der täglichen Abläufe.

Keycafe wurde schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den täglichen Betrieb von Shelter Garage. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Schlüsselübergaben beseitigte das Team Ineffizienzen aus seinem manuellen System und erlangte die volle Kontrolle über jede Interaktion mit Kunden- oder Mitarbeiterschlüsseln. Laut Guillermo Encina, COO von Shelter Garage, haben sie eine 85%ige Reduzierung der Betriebskosten erzielt, die mit der Schlüsselverwaltung verbunden sind.

Das neue System gab Shelter Garage das Vertrauen, Dienstleistungen zu skalieren, ohne den administrativen Aufwand zu erhöhen. Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter nahmen die Technologie problemlos an, und das System selbst wurde zu einem Verkaufsargument. Iván Fiestas bemerkte, dass Kunden die Praktikabilität des Systems schätzten und es „ein klarer Grund wurde, warum sie sich für unsere Werkstatt entscheiden.“

Das Team hat seine Expansion mit Keycafe als Partner fortgesetzt, dabei die neuesten SmartBox-Modelle implementiert und die Technologie an verschiedenen Standorten angepasst.