¿Cómo SERVPRO reduce costos y agiliza a sus equipos con la gestión electrónica de llaves de flota?

SERVPRO Campbell es un contratista de restauración líder que ayuda a hogares y negocios a recuperarse de daños por agua, fuego, moho y otros siniestros. Con una flota de 25 vehículos y alrededor de 30 empleados, asegurarse de que las llaves estén siempre seguras y sean fáciles de encontrar es fundamental. Antes de Keycafe, las llaves se guardaban en una caja abierta donde cualquiera podía tomarlas. Esto provocaba llaves extraviadas, retrasos en el inicio de los trabajos y costos adicionales por reemplazos. La gerente de oficina Connie Doran compartió: “No teníamos ninguna forma de rastrear quién tomaba las llaves o quién las había visto por última vez; era un desastre.”

SERVPRO encontró Keycafe mientras buscaba una solución de gestión de llaves segura y fácil de usar. La capacidad de almacenar llaves de forma segura, otorgar códigos de acceso individuales al personal y rastrear su uso desde cualquier lugar destacó de inmediato.

Ahora, los empleados comienzan su jornada utilizando códigos personales para recoger las llaves de los vehículos, las tarjetas de gasolina y las llaves de las instalaciones del Keycafe SmartBox y las devuelven al final de su turno. Connie explicó: "Los equipos llegan, y saben exactamente dónde están las llaves para empezar el día". Los gerentes reciben notificaciones por cada interacción con las llaves y pueden usar la aplicación Keycafe para verificar quién accedió a qué llave y cuándo. La función de reserva única también ha sido valiosa, lo que permite a los contratistas acceder a las llaves sin necesidad de un gerente in situ. "También puedo hacerlo de forma remota desde mi teléfono", añadió Connie.

Desde que adoptó Keycafe, SERVPRO ha experimentado mejoras significativas. Las llaves perdidas ya no son un problema, y los equipos pueden comenzar sus turnos a tiempo sin retrasos innecesarios. En el improbable caso de que una llave se extravíe, la gerencia puede consultar el historial de uso de la llave y localizar rápidamente al miembro del personal responsable. Connie señaló: "El mayor beneficio financiero de Keycafe es que ha disminuido los costos asociados a la búsqueda de llaves por parte de los equipos."

Los gerentes ahora tienen visibilidad completa del uso de las llaves, lo que les permite estar al tanto de las operaciones y tomar decisiones más rápidas — incluso cuando están en el campo, gracias a las capacidades remotas de la aplicación Keycafe. En última instancia, el sistema de Keycafe ha facilitado la gestión de las llaves de vehículos e instalaciones para SERVPRO, lo que ha llevado a una reducción significativa de los costos relacionados con el reemplazo de llaves y los servicios de cerrajería.