Comment Biotix Environmental Solutions a stimulé la productivité de son équipe et réduit les délais grâce à Keycafe

Biotix Environmental Solutions, une firme de conseil en environnement basée au Québec, était confrontée à un problème récurrent : des clés égarées et une absence totale de transparence quant à leur utilisation. Marianne Boivin, Adjointe de direction chez Biotix, a constaté par elle-même les répercussions de cette situation sur les opérations quotidiennes. Avec une équipe de 19 collaborateurs, les clés manquantes pour les installations et les véhicules entraînaient retards et frustration. Le temps passé à chercher ces clés représentait une inefficacité considérable au sein d'une organisation par ailleurs bien rodée. Biotix recherchait une solution qui garantirait à la fois la responsabilisation et un accès simplifié, sans compromettre la sécurité.

Biotix a d'abord essayé ses propres méthodes : un carnet à côté des clés et des Apple AirTags. Cependant, les utilisateurs oubliaient ou ignoraient souvent d'enregistrer leur utilisation, et bien que les AirTags aient permis de retrouver les clés égarées, ils n'ont rien fait pour empêcher que ces égarements ne se produisent.

Après une comparaison des systèmes de gestion de clés, Biotix a choisi Keycafe comme la solution optimale. Impressionnés par sa praticité et son prix abordable par rapport aux autres options, ils savaient qu'ils avaient trouvé la réponse. Keycafe offrait une solution complète pour toutes leurs difficultés de gestion de clés – un système pratique, accessible et traçable. Pour récupérer une clé, le personnel s'identifie en entrant son code d'accès unique sur la SmartBox, laquelle affiche ensuite une liste des clés qu'il est autorisé à utiliser. Le retour de la clé s'effectue avec le même code, et les détails de chaque transaction sont automatiquement enregistrés.

En implémentant le système de gestion de clés SmartBox de Keycafe, Biotix a obtenu une traçabilité complète pour chaque clé, enregistrant automatiquement qui l'a prise et quand. Ce niveau de responsabilisation et d'efficacité était exactement ce dont Biotix avait besoin. De plus, ils ont constaté que la convivialité du système a permis même à leur personnel le moins technophile de comprendre rapidement leur nouveau flux de travail.

Après deux mois avec Keycafe, Biotix a signalé une diminution significative du nombre de clés perdues – passant de plusieurs fois par semaine à, au maximum, une fois par mois. De plus, les clés égarées sont désormais retrouvées beaucoup plus rapidement puisqu'elles peuvent être retracées jusqu'au dernier utilisateur. Cette réduction spectaculaire des problèmes liés aux clés a permis des opérations plus fluides, libérant d'innombrables heures auparavant perdues à chercher et à attendre.

Pour Biotix, les avantages ont dépassé la simple gestion des clés. Ils ont découvert des avantages inattendus, tels qu'un sens accru des responsabilités chez les employés, et l'idée de placer les cartes de crédit de l'entreprise dans la SmartBox. L'équipe comptable peut désormais facilement identifier quel membre du personnel a effectué un achat (et qui relancer pour une facture !).