Garage AbritéLa solution de gestion de clés évolutive de Shelter Garage pour les opérations multisites
Installations et Logistique
Madrid, Espagne
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“Avec Keycafe, nous avons obtenu une traçabilité numérique pour tout ce qui se passe avec nos clés. Cela a rendu l'ensemble de notre zone de service plus évolutive et sécurisée.”
Iván Fiestas
PDG
À propos de Shelter Garage
Shelter Garage est un centre automobile haut de gamme situé à Madrid, proposant l'entreposage, le detailing, les restaurations et la vente de véhicules classiques et de haute performance.
Diana est Coordinatrice Marketing chez Keycafe, aidant les gestionnaires de flotte à optimiser la gestion des clés en communiquant ses avantages via du contenu et des partenariats.
Défi
Shelter Garage, situé à Madrid, est spécialisé dans le soin et la garde de voitures classiques et sportives. Initialement créé comme garage de stockage de véhicules, l'entreprise a depuis étendu son offre de services pour inclure le detailing, les restaurations, le covering de véhicules, le polissage, l'achat et la vente, ainsi que les préparations spéciales. Avec quatre sites et une demande croissante, leur processus de remise de clés devenait un goulot d'étranglement.
Avant l'implémentation de Keycafe, l'équipe de Shelter s'appuyait sur des méthodes manuelles et improvisées pour gérer les clés de véhicules. Les clés étaient cachées ou échangées en personne, ce qui consommait du temps et introduisait un risque d'égarement ou de mauvaise communication. L'entreprise avait besoin d'une solution lui permettant de se développer, d'améliorer la sécurité et d'éliminer les inefficacités liées aux échanges physiques de clés.
Problématiques
- Manque de visibilité — Aucun moyen de suivre les accès aux clés, ni quand, ni par qui.
- Consommation de temps — La coordination manuelle retardait l'accès aux véhicules pour les clients et le personnel.
- Préoccupations de sécurité — La dissimulation ou l'échange informel de clés entraînait des risques et de l'incertitude.
- Retards du service client — Le personnel devait attendre les clients ou vice versa, créant des frictions et une perte de temps.
Solution
Pour résoudre ces défis, Shelter Garage a déployé le système SmartBox de Keycafe sur l'ensemble de ses installations. La plateforme de gestion de clés numérique offrait un contrôle centralisé, permettant à l'équipe d'attribuer, de suivre et de gérer les remises de clés tant pour le personnel que pour les clients.
Le processus d'intégration était simple : les clients créent un compte Keycafe, bénéficient d'une démonstration du système et peuvent accéder à leurs clés de véhicule à tout moment. En interne, le personnel de Shelter Garage utilise Keycafe comme un pôle logistique de clés. Chaque employé sait où récupérer ou rendre les clés sans avoir à impliquer un autre membre de l'équipe. Ce processus clair réduit les interruptions et facilite l'exécution efficace des opérations quotidiennes.
L'implémentation de Shelter Garage
- Adoption client simplifiée — Les nouveaux clients sont guidés lors de la configuration une seule fois et se sentent immédiatement à l'aise pour utiliser le système de manière autonome.
- Accès en libre-service — Les clients peuvent déposer et récupérer des clés sans nécessiter de coordination en personne.
- Pôle de clés centralisé — Les employés utilisent le système SmartBox afin d'accéder en toute sécurité aux clés de véhicules pour les services.
- Permissions contrôlées — Les clients ont accès uniquement à leurs véhicules, tandis que le personnel bénéficie d'un accès plus flexible en fonction de son rôle.
“Keycafe n'est pas seulement un outil pour nous, c'est un partenaire stratégique. Nous avons évolué ensemble et comptons quotidiennement sur le système pour opérer en toute fluidité.”
Résultat
Keycafe est rapidement devenu un outil essentiel pour les opérations quotidiennes de Shelter Garage. En automatisant et en numérisant les remises de clés, l'équipe a éliminé les inefficacités de son système manuel et a obtenu un contrôle total sur chaque interaction impliquant les clés des clients ou des employés. Selon Guillermo Encina, COO de Shelter Garage, ils ont réalisé une réduction de 85 % des coûts d'exploitation liés à la gestion des clés.
Le nouveau système a donné à Shelter Garage la confiance nécessaire pour développer ses services sans augmenter la charge de travail administrative. Les clients comme le personnel ont adopté la technologie facilement, et le système lui-même est devenu un argument de vente. Iván Fiestas a noté que les clients appréciaient la praticité du système et que celui-ci était devenu « une raison claire pour laquelle ils choisissent notre garage ».
L'équipe a continué à se développer avec Keycafe comme partenaire, en mettant en œuvre les derniers modèles de SmartBox et en adaptant la technologie sur l'ensemble de leurs sites.
Keycafe n'est pas qu'un outil pour nous, c'est un partenaire stratégique. Nous avons grandi ensemble et nous nous appuyons sur le système au quotidien pour assurer la fluidité de nos opérations.
Iván Fiestas, PDG
Le Résultat
- Contrôle Opérationnel — Visibilité totale sur qui a accédé aux clés et à quel moment, contribuant à résoudre rapidement les problèmes et à éviter les égarements.
- Évolutivité — L'équipe peut désormais servir davantage de clients sans coordination supplémentaire ni tâches manuelles chronophages.
- Amélioration de l'expérience client — Les clients apprécient l'indépendance et la praticité de l'accès en libre-service.
- Autonomie du personnel — Les employés ne dépendent plus les uns des autres pour localiser ou accéder aux clés, augmentant ainsi l'efficacité du flux de travail.
- Différenciation de la marque — Keycafe fait maintenant partie de la proposition de valeur lors de l'intégration de nouveaux clients.
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