Come Biotix Environmental Solutions ha aumentato la produttività del team e ridotto i ritardi con Keycafe

Biotix Environmental Solutions, una società di consulenza ambientale con sede in Quebec, era alle prese con un problema persistente: chiavi smarrite e mancanza di trasparenza sull'utilizzo delle stesse. Marianne Boivin, assistente esecutiva di Biotix, ha constatato direttamente le ripercussioni che questo aveva sulle operazioni quotidiane. Con un team di 19 persone, le chiavi smarrite di strutture e veicoli causavano ritardi e frustrazione. Il tempo perso a cercare le chiavi rappresentava una significativa inefficienza in un meccanismo altrimenti ben oliato. Biotix aveva bisogno di una soluzione che offrisse sia tracciabilità che un accesso facilitato, senza compromettere la sicurezza.

Inizialmente, Biotix ha provato i propri metodi: un blocco note accanto alle chiavi e Apple AirTags. Tuttavia, gli utenti spesso dimenticavano o ignoravano di registrare il loro utilizzo, e sebbene gli AirTags permettessero di ritrovare le chiavi smarrite, non facevano nulla per prevenire lo smarrimento.

Dopo aver confrontato i sistemi di gestione delle chiavi, Biotix ha identificato Keycafe come la soluzione ottimale. Colpita dalla sua praticità e convenienza rispetto ad altre opzioni, sapeva di aver trovato la risposta. Keycafe offriva una soluzione completa per tutte le loro problematiche di gestione delle chiavi – un sistema comodo, accessibile e tracciabile. Per ritirare una chiave, il personale si identifica inserendo il proprio codice di accesso unico nella SmartBox, che mostra quindi un elenco delle chiavi per le quali hanno ricevuto l'autorizzazione all'uso. La restituzione della chiave avviene utilizzando lo stesso codice, e i dettagli di ogni transazione vengono registrati.

Implementando il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe, Biotix ha ottenuto una tracciabilità completa per ogni chiave, registrando automaticamente chi l'ha prelevata e quando. Questo livello di responsabilità ed efficienza era esattamente ciò di cui Biotix aveva bisogno. Inoltre, hanno riscontrato che la facilità d'uso del sistema ha permesso anche al personale meno esperto di tecnologia di comprendere rapidamente il loro nuovo flusso di lavoro.

Dopo due mesi con Keycafe, Biotix ha registrato una significativa diminuzione delle chiavi smarrite – da più volte a settimana a una volta al mese al massimo. Inoltre, le chiavi smarrite vengono ora ritrovate molto più velocemente, poiché possono essere rintracciate fino all'ultimo utente. Questa drastica riduzione dei problemi legati alle chiavi ha portato a operazioni più fluide, liberando innumerevoli ore precedentemente sprecate nella ricerca e nell'attesa.

Per Biotix, i benefici sono andati oltre le chiavi. Hanno scoperto vantaggi inattesi, come un maggiore senso di responsabilità tra i dipendenti e l'idea di riporre le carte di credito aziendali nella SmartBox. Il team contabile può ora facilmente individuare quale membro del personale ha effettuato un acquisto (e chi sollecitare per una fattura!).