バイオティックス・エンバイロメンタル・ソリューションズがKeycafeを利用してチームの生産性を向上させ、遅延を削減した方法

ケベック州に拠点を置く環境コンサルティング会社であるBiotix Environmental Solutionsは、鍵の紛失と鍵の使用状況に関する透明性の欠如という慢性的な課題に悩まされていました。Biotix社のアシスタントであるマリアンヌ・ボワヴァン氏は、これが日常業務にどれほどの負担をかけているかを目の当たりにしていました。従業員数19名の体制において、施設や車両の鍵の置き忘れや紛失は、遅延や不満の原因となっていました。鍵を探すために費やされた時間は、それ以外は円滑に運営されている組織にとって、重大な非効率性となっていました。Biotix社は、セキュリティを損なうことなく、説明責任と簡単なアクセス性を両立させるソリューションを必要としていました。

Biotixは当初、鍵の横に置かれたメモ帳やApple AirTagといった独自の管理方法を試みました。しかし、利用者は鍵の使用状況を記録するのを忘れたり、記録しなかったりすることが頻繁にありました。また、AirTagは紛失した鍵を見つけるのに役立つものの、鍵の置き忘れや紛失自体を防ぐことはできませんでした。

複数の鍵管理システムを比較検討した結果、BiotixはKeycafeが最適なソリューションであると判断しました。他の選択肢と比較して、その実用性と手頃な価格に感銘を受け、彼らはまさに求めていた答えを見つけたと確信しました。Keycafeは、彼らが抱えていた鍵管理のあらゆる課題に対し、包括的なソリューションを提供しました。それは、便利で、アクセスしやすく、追跡可能なシステムでした。鍵を受け取る際、スタッフはSmartBoxで固有のアクセスコードを入力して本人確認を行います。すると、利用が許可されている鍵のリストが表示されます。鍵の返却も同じコードを使って行われ、各取引の詳細は記録されます。

KeycafeのSmartBox鍵管理システムを導入することで、Biotixはすべての鍵について完全な追跡可能性を獲得し、誰がいつ鍵を持ち出したかを自動的に記録できるようになりました。このような説明責任と効率性の向上は、まさにBiotixが求めていたものでした。さらに、システムの使いやすさにより、技術に詳しくないスタッフでも新しいワークフローを迅速に理解できるようになったと実感しました。

Keycafeを導入して2ヶ月後、Biotixは鍵の紛失が週に複数回から月に多くとも1回までと大幅に減少したことを報告しました。さらに、紛失した鍵も最終利用者を追跡できるため、より迅速に発見されるようになりました。この鍵に関する問題の劇的な減少は、業務の円滑化につながり、以前は捜索や待機に費やされていた膨大な時間を解放しました。

Biotixにとって、そのメリットは鍵の管理だけに留まりませんでした。従業員間の責任感の向上、そして会社支給のクレジットカードをSmartBoxに保管するというアイデアといった予期せぬ利点も発見しました。経理チームは、どのスタッフが購入を行ったかを容易に特定できるようになり、誰に請求書を依頼すべきか（そして誰に督促すべきか！）まで把握できるようになりました。