Hoe Biotix Environmental Solutions de teamproductiviteit verhoogde en vertragingen verminderde met Keycafe

Biotix Environmental Solutions, een in Quebec gevestigd milieukundig adviesbureau, kampte met een aanhoudend probleem – vermiste sleutels en een gebrek aan inzicht in het sleutelgebruik. Marianne Boivin, Executive Assistant bij Biotix, zag met eigen ogen welke impact dit had op de dagelijkse bedrijfsvoering. Met een team van 19 medewerkers veroorzaakten zoekgeraakte sleutels van faciliteiten en voertuigen vertragingen en frustratie. Verloren tijd met het zoeken naar sleutels was een aanzienlijke inefficiëntie in een verder goed geoliede machine. Biotix had een oplossing nodig die zowel verantwoording als gemakkelijke toegang bood, zonder de veiligheid in gevaar te brengen.

Biotix probeerde eerst hun eigen methoden – een notitieblok naast de sleutels en Apple AirTags. Gebruikers vergaten echter vaak hun gebruik te registreren of negeerden dit, en hoewel de AirTags verloren sleutels hielpen vinden, deden ze niets om zoekraken te voorkomen.

Na een vergelijking van sleutelbeheersystemen, kwam Biotix uit bij Keycafe als de optimale oplossing. Onder de indruk van de praktische bruikbaarheid en betaalbaarheid vergeleken met andere opties, wisten ze dat ze het antwoord hadden gevonden. Keycafe bood een complete oplossing voor al hun sleutelbeheerproblemen – een handig, toegankelijk en traceerbaar systeem. Om een sleutel op te halen, identificeren medewerkers zich door hun unieke toegangscode in te voeren bij de SmartBox, die vervolgens een lijst toont van sleutels waarvoor ze toestemming hebben gekregen. Het terugbrengen van de sleutel gebeurt met dezelfde code, en details van elke transactie worden geregistreerd.

Door het SmartBox sleutelbeheersysteem van Keycafe te implementeren, verkreeg Biotix volledige traceerbaarheid voor elke sleutel, waarbij automatisch werd vastgelegd wie deze meenam en wanneer. Dit niveau van verantwoordelijkheid en efficiëntie was precies wat Biotix nodig had. Bovendien merkten ze dat de gebruiksvriendelijkheid van het systeem het zelfs hun niet-technisch onderlegde medewerkers mogelijk maakte om hun nieuwe workflow snel te begrijpen.

Na twee maanden met Keycafe rapporteerde Biotix een aanzienlijke daling van het aantal verloren sleutels – van meerdere keren per week naar hooguit één keer per maand. Bovendien worden verloren sleutels nu veel sneller teruggevonden, aangezien ze kunnen worden getraceerd naar de laatste gebruiker. Deze drastische vermindering van sleutelgerelateerde problemen leidde tot soepelere bedrijfsprocessen, waardoor talloze uren die voorheen verspild werden aan zoeken en wachten, werden vrijgemaakt.

Voor Biotix reikten de voordelen verder dan alleen sleutels. Ze ontdekten onverwachte voordelen, zoals een groter verantwoordelijkheidsgevoel onder medewerkers, en het idee om bedrijfscreditcards in de SmartBox te plaatsen. Het financiële team kan nu eenvoudig achterhalen welke medewerker een aankoop heeft gedaan (en wie ze moeten aanspreken voor een factuur!).