Shelter Garage's Schaalbare Sleuteloplossing voor Multi-Site Bedrijfsvoering

Shelter Garage, gevestigd in Madrid, specialiseert zich in de zorg voor en het beheer van klassieke en sportwagens. Oorspronkelijk begonnen als een garage voor voertuigstalling, heeft het bedrijf zijn diensten uitgebreid met detailing, restauraties, car wrapping, polijsten, aan- en verkoop, en speciale preparaties. Met vier vestigingen en een groeiende vraag, werd hun sleuteloverdrachtsproces een knelpunt.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, vertrouwde het Shelter-team op handmatige en geïmproviseerde methoden om voertuigsleutels te beheren. Sleutels werden verborgen of persoonlijk uitgewisseld, wat tijdrovend was en het risico op zoekraken of miscommunicatie met zich meebracht. Het bedrijf had een oplossing nodig die hen in staat stelde om op te schalen, de beveiliging te verbeteren en de inefficiënties, verbonden aan fysieke sleuteloverdrachten, te elimineren.

Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft Shelter Garage het SmartBox-systeem van Keycafe geïmplementeerd in al zijn vestigingen. Het digitale sleutelbeheerplatform bood gecentraliseerde controle, waardoor het team sleuteloverdrachten kon toewijzen, volgen en beheren voor zowel personeel als klanten.

Het onboardingproces was eenvoudig: klanten maken een Keycafe-account aan, ontvangen een rondleiding door het systeem en kunnen op elk gewenst moment toegang krijgen tot hun voertuigsleutels. Intern gebruikt het personeel van Shelter Garage Keycafe als een knooppunt voor sleutellogistiek. Elke medewerker weet waar sleutels op te halen of terug te brengen zijn, zonder een ander teamlid erbij te hoeven betrekken. Het duidelijke proces vermindert onderbrekingen en maakt het eenvoudiger om dagelijkse werkzaamheden efficiënt uit te voeren.

Keycafe werd snel een essentieel hulpmiddel voor de dagelijkse bedrijfsvoering van Shelter Garage. Door sleuteloverdrachten te automatiseren en te digitaliseren, elimineerde het team inefficiënties uit hun handmatige systeem en kreeg het volledige controle over elke interactie met klant- of werknemerssleutels. Volgens COO Guillermo Encina van Shelter Garage hebben zij een reductie van 85% in operationele kosten gerealiseerd, gerelateerd aan het beheer van sleutels.

Het nieuwe systeem gaf Shelter Garage het vertrouwen om diensten op te schalen zonder de administratieve werkdruk te verhogen. Zowel klanten als medewerkers namen de technologie gemakkelijk in gebruik, en het systeem zelf werd een verkoopargument. Iván Fiestas merkte op dat klanten de praktische bruikbaarheid van het systeem waardeerden en dat het "een duidelijke reden werd waarom ze voor onze garage kiezen".

Het team is blijven uitbreiden met Keycafe als partner, door de nieuwste SmartBox modellen te implementeren en de technologie toe te passen op verschillende locaties.