Garagem ProtegidaA Solução de Chaves Escalável da Shelter Garage para Operações Multi-locais
Instalações e Logística
Madrid, Espanha
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“Com Keycafe, ganhamos rastreamento digital de tudo o que acontece com as nossas chaves. Isso tornou toda a nossa área de serviço mais escalável e segura.”
Iván Fiestas
CEO
Sobre Shelter Garage
Shelter Garage é um centro automotivo premium em Madrid, oferecendo armazenamento, detalhamento, restaurações e vendas de veículos clássicos e de alto desempenho.
Diana é Coordenadora de Marketing na Keycafe, ajudando gerentes de frota a otimizar a gestão de chaves, comunicando seus benefícios através de conteúdo e parcerias.
Desafio
A Shelter Garage, localizada em Madrid, especializa-se no cuidado e custódia de carros clássicos e desportivos. Inicialmente concebida como uma garagem para armazenamento de veículos, a empresa expandiu-se para oferecer serviços que incluem detalhamento, restaurações, envelopamento de veículos, polimento, compra e venda, e preparações especiais. Com quatro localizações e uma demanda crescente, o seu processo de entrega de chaves estava a tornar-se um gargalo.
Antes de implementar o Keycafe, a equipa da Shelter dependia de métodos manuais e improvisados para gerir as chaves dos veículos. As chaves eram escondidas ou trocadas pessoalmente, consumindo tempo e introduzindo o risco de extravio ou falha de comunicação. A empresa precisava de uma solução que lhes permitisse escalar, melhorar a segurança e eliminar as ineficiências associadas às trocas físicas de chaves.
Pontos de Dor
- Falta de Visibilidade — Não é possível rastrear quando ou por quem as chaves foram acessadas.
- Consumo de Tempo — A coordenação manual atrasou o acesso a veículos para clientes e funcionários.
- Preocupações de Segurança — Esconder ou trocar chaves informalmente gerava risco e incerteza.
- Atrasos no Atendimento ao Cliente — Os funcionários tinham que esperar pelos clientes ou vice-versa, gerando atrito e perda de tempo.
Solução
Para solucionar estes desafios, a Shelter Garage implementou o sistema SmartBox da Keycafe em todas as suas instalações. A plataforma digital de gestão de chaves ofereceu controle centralizado, permitindo à equipe atribuir, rastrear e gerenciar entregas de chaves tanto para funcionários quanto para clientes.
O processo de integração foi simples: os clientes criam uma conta Keycafe, recebem um guia sobre o sistema e conseguem acessar as chaves dos seus veículos a qualquer momento. Internamente, a equipe da Shelter Garage utiliza a Keycafe como um centro de logística de chaves. Cada funcionário sabe onde retirar ou devolver chaves sem precisar envolver outro membro da equipe. O processo bem definido reduz interrupções e facilita a realização das operações diárias de forma eficiente.
Implementação da Shelter Garage
- Fácil Adoção para Clientes — Novos clientes são orientados na configuração uma única vez e se sentem imediatamente à vontade para utilizar o sistema de forma autônoma.
- Acesso de Autoatendimento — Os clientes podem entregar e retirar chaves sem a necessidade de coordenação presencial.
- Hub de Chaves Centralizado — Funcionários usam o sistema SmartBox para acessar com segurança as chaves de veículos para serviços.
- Permissões Controladas — Aos clientes é concedido acesso apenas aos seus veículos, enquanto a equipe tem acesso mais flexível com base em sua função.
“A Keycafe não é apenas uma ferramenta para nós, é um parceiro estratégico. Crescemos juntos e contamos com o sistema diariamente para funcionar sem problemas.”
Resultado
Keycafe rapidamente se tornou uma ferramenta essencial para as operações diárias da Shelter Garage. Ao automatizar e digitalizar a gestão de chaves, a equipa eliminou as ineficiências do seu sistema manual e obteve controlo total sobre cada interação envolvendo chaves de clientes ou funcionários. Segundo Guillermo Encina, COO da Shelter Garage, eles alcançaram uma redução de 85% nos custos operacionais associados à gestão de chaves.
O novo sistema deu à Shelter Garage a confiança para escalar os serviços sem aumentar a carga de trabalho administrativa. Tanto clientes quanto funcionários adotaram a tecnologia facilmente, e o próprio sistema tornou-se um ponto de venda. Iván Fiestas observou que os clientes apreciaram a praticidade do sistema e que este se tornou “um motivo claro pelo qual escolhem a nossa garagem.”
A equipa continuou a expandir com a Keycafe como parceira, implementando os mais recentes modelos de SmartBox e adaptando a tecnologia em todas as localizações.
Keycafe não é apenas uma ferramenta para nós, é um parceiro estratégico. Crescemos juntos e contamos com o sistema diariamente para operar sem problemas.
Iván Fiestas, CEO
O Resultado
- Controle Operacional — Visibilidade completa de quem acessou as chaves e quando, ajudando a resolver problemas rapidamente e evitar extravios.
- Escalabilidade — A equipe agora consegue atender mais clientes sem coordenação adicional ou tarefas manuais demoradas.
- Experiência do Cliente Aprimorada — Clientes desfrutam da independência e conveniência do acesso self-service.
- Autonomia da Equipe — Os funcionários já não dependem uns dos outros para localizar ou aceder a chaves, aumentando a eficiência do fluxo de trabalho.
- Diferenciação de Marca — Keycafe agora faz parte da proposta de valor ao integrar novos clientes.
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