Sfida

Al Wallace Community College di Dothan, AL, docenti e personale hanno dovuto affrontare ostacoli significativi nell'accesso ai veicoli della flotta statale, utilizzati per gli spostamenti tra i campus. Con solo due persone responsabili della distribuzione delle chiavi, le sfide logistiche erano inevitabili. Gli istruttori spesso subivano ritardi o, peggio, venivano lasciati senza accesso ai veicoli a causa di orari contrastanti dei principali distributori. Oltre a ciò, coordinare la manutenzione con il meccanico dei trasporti era difficile poiché non c'era trasparenza su quando un veicolo era in uso.

Lasciare le chiavi fuori casa risolveva il problema dell'accessibilità, ma introduceva la questione dell'accesso non autorizzato ai veicoli e del furto. Questa inefficienza ha rappresentato un problema per le operazioni accademiche e amministrative sensibili ai tempi, evidenziando la necessità di una soluzione più flessibile e affidabile, soprattutto che non dipendesse dalla presenza di personale in loco per il rilascio delle chiavi.

Punti Dolenti

• Restringimento dell'accesso ai veicoli: Gli istruttori facevano affidamento su un processo di distribuzione manuale delle chiavi con due membri dello staff in loco.
• Ritardi significativi: Senza l'accesso immediato alle chiavi quando necessario, gli istruttori e gli altri autisti erano spesso in ritardo rispetto ai loro impegni.
• Nessuna visibilità in tempo reale: Non c'era modo di vedere da remoto se un veicolo era in uso, rendendo difficile programmare la manutenzione e le modifiche dell'ultimo minuto.

Soluzione

Keycafe è emersa come la soluzione ideale dopo un'approfondita ricerca da parte del gruppo dirigente del dipartimento. Il rapporto costo-efficacia e l'interfaccia user-friendly si sono distinti tra gli altri sistemi di gestione chiave presenti sul mercato. Con un'app desktop e mobile, la facilità di accesso sia per gli amministratori che per gli utenti finali è stato un fattore importante nella scelta di Keycafe. Infatti, il team ha potuto utilizzare l'ampia documentazione di aiuto di Keycafe per acquisire familiarità con la configurazione e il software prima di ricevere il sistema.

Il flusso di lavoro per l'accesso ai veicoli prevedeva la creazione di un modulo di richiesta in SharePoint a livello di college, in modo che tutti i docenti e il personale avessero visibilità e accesso. Quando una richiesta viene approvata dal team Student and Campus Services, viene creata una prenotazione in Keycafe, che crea e invia automaticamente all'autista un codice di accesso, valido per tutta la durata della prenotazione del veicolo. L'autista potrà quindi inserire il codice presso lo SmartBox situato all'esterno dell'ufficio Servizi Studenti e Campus e ritirare la chiave. Questo sistema ha consentito il ritiro e la riconsegna delle chiavi senza la necessità della presenza di personale, migliorando notevolmente il flusso di lavoro per l'accesso ai veicoli della flotta.

Implementazione del Wallace Community College

• Rapporto costo-efficacia: La leadership ha riscontrato che Keycafe ha un costo inferiore, ma è più facile da usare e accessibile rispetto ad altri sistemi.
• Sistema di prenotazione semplificato: Gli autisti ricevono automaticamente codici di accesso univoci per le chiavi del veicolo, validi solo per la durata della prenotazione.
• Accesso autonomo 24/7: La SmartBox permette di accedere alle chiavi in qualsiasi momento, anche senza la presenza del personale dei Servizi agli Studenti e al Campus.

Risultato

L'implementazione di Keycafe al Wallace Community College ha prodotto risultati immediati e straordinariamente positivi. Docenti e personale si sono adattati rapidamente al nuovo sistema, esprimendo il loro apprezzamento per la ritrovata facilità di accesso ai veicoli. La comodità di poter ritirare e consegnare le chiavi a qualsiasi ora, senza bisogno di coordinamento interpersonale, ha rappresentato un punto di svolta per le dinamiche operative del college. Questo livello di autonomia ed efficienza non ha precedenti nel campus, portando ad un notevole aumento della soddisfazione degli utenti.

L'impatto del sistema si è esteso oltre la semplice comodità dello scambio di chiavi; ha facilitato una gestione più efficace del programma di manutenzione della flotta. Il meccanico dei trasporti del college è stato in grado di accedere alle informazioni sulla prenotazione dei veicoli tramite Keycafe, consentendo una migliore pianificazione ed esecuzione dei controlli di manutenzione regolari. Ciò non solo ha garantito che i veicoli fossero mantenuti in condizioni ottimali, ma ha anche ridotto al minimo i tempi di fermo, contribuendo all'affidabilità complessiva della flotta del campus.

Il Risultato

• Feedback positivo immediato: Sia gli amministratori che gli autisti hanno notato quale grande aggiunta Keycafe sia stata per il campus.
• Programmazione della manutenzione migliorata: Sfruttando la visibilità delle prenotazioni di Keycafe, il meccanico ora può effettuare controlli regolari quando un veicolo non è in uso.
• Tempi di attesa eliminati: Gli istruttori ora possono arrivare in tempo ai loro impegni senza ritardi nel ritiro delle chiavi del veicolo.