Sfida

Biotix Environmental Solutions, una società di consulenza ambientale con sede in Quebec, era alle prese con un mal di testa persistente: chiavi mancanti e zero trasparenza nell'utilizzo delle chiavi. Marianne Boivin, assistente esecutiva di Biotix, è stata testimone in prima persona dell'impatto che ciò stava comportando sulle operazioni quotidiane. Con un team di 19 persone, lo smarrimento delle chiavi delle strutture e dei veicoli causava ritardi e frustrazione. Il tempo sprecato alla ricerca delle chiavi era un'inefficienza significativa in una macchina altrimenti ben oliata. Biotix necessitava di una soluzione che offrisse affidabilità e facilità di accesso, senza compromettere la sicurezza.

Punti Dolenti

• Colli di bottiglia chiave: Le chiavi perse o smarrite causavano ritardi nel raggiungimento delle sedi dei clienti.
• Divario di responsabilità: Non esisteva alcun sistema per monitorare l'accesso alle chiavi in tempo reale e storico.
• Produttività sprecata: È stato speso tempo alla ricerca di chiavi mancanti anziché ad attività produttive.

Soluzione

Biotix ha tentato per la prima volta i propri metodi: un blocco note accanto ai tasti e gli AirTag Apple. Tuttavia, gli utenti spesso dimenticavano o ignoravano la registrazione del proprio utilizzo e, sebbene gli AirTag consentissero di ritrovare le chiavi perse, non facevano nulla per impedire che si verificasse lo smarrimento.

Dopo un confronto tra i sistemi di gestione delle chiavi, Biotix ha scelto Keycafe come soluzione ottimale. Impressionati dalla sua praticità e convenienza rispetto ad altre opzioni, sapevano di aver trovato la risposta. Keycafe ha offerto una soluzione completa per tutti i problemi di gestione delle chiavi: un sistema comodo, accessibile e tracciabile. Per ritirare una chiave, il personale si identifica inserendo il proprio codice di accesso univoco nello SmartBox, che quindi visualizza un elenco di chiavi a cui è stato concesso il permesso di utilizzare. La restituzione della chiave viene effettuata utilizzando lo stesso codice e vengono registrati i dettagli di ciascuna transazione.

Implementando il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe, Biotix ha ottenuto la completa tracciabilità di ogni chiave, registrando automaticamente chi l'ha presa e quando. Questo livello di responsabilità ed efficienza era esattamente ciò di cui Biotix aveva bisogno. Inoltre, hanno scoperto che la facilità d'uso del sistema ha consentito anche al personale non esperto di tecnologia di comprendere rapidamente il nuovo flusso di lavoro.

Implementazione delle soluzioni ambientali Biotix

• Il vantaggio di Keycafe: Biotix ha scelto Keycafe per le sue funzionalità superiori, il design intuitivo e il basso costo rispetto ai sistemi di gestione delle chiavi concorrenti.
• Tracciabile e trasparente: L'accesso tramite chiave che richiede l'autenticazione e i registri di utilizzo dettagliati hanno fornito tranquillità alla gestione di Biotix.
• Adozione rapida da parte del personale: Software e flussi di lavoro intuitivi hanno consentito sia agli utenti che agli amministratori di iniziare a utilizzare il sistema sin dal primo giorno.

Risultato

Dopo due mesi con Keycafe, Biotix ha segnalato una significativa diminuzione delle chiavi perse, da più volte alla settimana a un massimo di una volta al mese. Inoltre, le chiavi smarrite vengono ora ritrovate molto più velocemente poiché è possibile risalire all'ultimo utente. Questa drastica riduzione dei problemi chiave ha portato a operazioni più fluide, liberando innumerevoli ore precedentemente sprecate in ricerche e attese.

Per Biotix, i vantaggi sono andati oltre le chiavi. Hanno scoperto vantaggi inaspettati, come un maggiore senso di responsabilità tra i dipendenti e l'idea di inserire le carte di credito aziendali nello SmartBox. Il team contabile può ora trovare facilmente quale membro del personale ha effettuato un acquisto (e chi rintracciare per una fattura!).

Il Risultato

• Efficienza operativa: La riduzione significativa del tempo impiegato nella ricerca delle chiavi e nel mettere insieme una catena di custodia ha aumentato l'efficienza complessiva.
• Responsabilità del personale: Registri di accesso dettagliati hanno migliorato la sicurezza e hanno portato il personale a essere più consapevole dell'uso del proprio veicolo.
• Vantaggi oltre le chiavi: Le carte di credito inserite nello SmartBox vengono tracciate allo stesso modo delle chiavi, con il risultato di una gestione più trasparente delle spese dei dipendenti.