Sfida

Per l'azienda di installazione solare Dynamic SLR, mantenere in funzione la propria flotta di veicoli di servizio per 200 dipendenti in 3 uffici in Texas è una priorità fondamentale. Si sono affidati a un sistema di pannelli forati per la gestione delle chiavi dei veicoli, che mancava di responsabilità e sicurezza. I dipendenti condividevano le chiavi tra più conducenti e spesso dimenticavano di restituirle o le perdevano, con conseguenti frequenti interruzioni del servizio, chiamate di risoluzione dei problemi al mattino presto e costi inutili per la sostituzione dei telecomandi dei veicoli smarriti.

La mancanza di un sistema affidabile rendeva difficile tracciare chi aveva una chiave, quando era stata presa e se era stata restituita. Ciò non solo causava frustrazione tra i dipendenti, ma ritardava anche le tempistiche del progetto e poneva rischi per la sicurezza della loro flotta di veicoli.

Punti Dolenti

• Chiavi smarrite senza responsabilità: Spesso i dipendenti dimenticavano di restituire le chiavi o le perdevano alla fine del turno, causando ritardi e inefficienze.
• Gestione che richiede molto tempo: Il monitoraggio manuale delle chiavi richiedeva una supervisione costante, sprecando tempo e risorse preziose e le chiavi continuavano a perdersi.
• Rischi costosi per la sicurezza: Le chiavi smarrite richiedevano la sostituzione, con conseguenti spese inutili e potenziali vulnerabilità della sicurezza.

Soluzione

Dynamic SLR ha trovato il sistema di gestione delle chiavi dei veicoli di Keycafe dopo un suggerimento da parte della dirigenza per migliorare i propri processi di gestione delle chiavi. La capacità del sistema di memorizzare le chiavi e fornire un accesso controllato tramite codici PIN univoci è stata un importante argomento di vendita per l'azienda, così come la capacità di tracciare le chiavi e gestire i permessi da remoto per 3 sedi regionali in tutto lo stato.

I dipendenti ora iniziano la giornata recuperando le chiavi del veicolo assegnate presso lo SmartBox installato nel magazzino e le restituiscono allo stesso modo alla fine del turno. I manager ricevono notifiche per ogni interazione presso lo SmartBox e un registro degli accessi in tempo reale può essere visualizzato sull'app Keycafe per controllare chi ha preso una determinata chiave. Grazie all'interfaccia intuitiva del sistema, i nuovi dipendenti sono in grado di capirne il funzionamento entro 2 minuti.

Implementazione SLR dinamica

• Accesso basato sui ruoli: I dipendenti utilizzano codici PIN univoci per recuperare e restituire le chiavi, e hanno accesso solo alle chiavi per le quali hanno ricevuto un'autorizzazione esplicita.
• Monitoraggio in tempo reale: SmartBox e l'app monitorano tutti gli accessi alle chiavi, garantendo visibilità in tempo reale e storica su chi ha quale chiave.
• Gestione centralizzata: I manager utilizzano le app desktop e mobile di Keycafe per monitorare le chiavi in più sedi, mentre il personale del magazzino e gli autisti utilizzano semplicemente i codici PIN per accedere alle chiavi.

Risultato

Da quando ha trasferito la gestione delle chiavi a Keycafe, Dynamic SLR ha notato notevoli miglioramenti sia nella responsabilità dei conducenti che nella trasparenza dell'utilizzo delle chiavi per i manager. "Un chiaro indicatore è stato quando si è verificato un calo evidente delle chiavi perse o non restituite", ha affermato l'Asset Coordinator Zach Lewis. Ora i dipendenti sono certi che le chiavi di cui hanno bisogno per un progetto sono disponibili in SmartBox, il che aumenta la loro produttività e garantisce che i clienti non siano lasciati in attesa di una consegna o di un'installazione.

Keycafe ha dato a Dynamic SLR un maggiore controllo sui tempi di attività della flotta e ha ridotto i costi generali. Il sistema non solo ha affrontato le sfide iniziali, ma ha anche fornito vantaggi inaspettati, come una maggiore sicurezza del personale e un'esperienza utente sorprendentemente semplice.

Il Risultato

• Maggiore responsabilità: Riduzione degli incidenti di chiavi perse o smarrite, garantendo che i dipendenti abbiano sempre accesso alle chiavi necessarie.
• Chiarezza nell'inventario delle chiavi: Ora i manager possono determinare esattamente dove si trova una chiave in pochi secondi, se si trova nello SmartBox o se è stata ritirata per un progetto.
• Risparmio sui costi: Riduzione delle spese per la sostituzione delle chiavi e aumento del ROI riducendo al minimo i ritardi del progetto.