Sfida

SERVPRO Campbell è un'impresa leader nel settore del restauro che aiuta case e aziende a riprendersi da danni causati da acqua, incendi, muffa e altri danni. Con una flotta di 25 veicoli e circa 30 dipendenti, assicurarsi che le chiavi siano sempre al sicuro e facili da trovare è fondamentale. Prima di Keycafe, le chiavi venivano conservate in una scatola aperta, dove chiunque poteva prenderle. Questo causava lo smarrimento delle chiavi, ritardi nell'avvio dei lavori e costi aggiuntivi per la sostituzione.

La responsabile dell'ufficio Connie Doran ha dichiarato: "Non avevamo modo di risalire a chi aveva preso le chiavi o chi le aveva viste per ultimo: è stato un disastro".

Punti Dolenti

• Chiavi perse e fuori posto: I frequenti smarrimenti causavano confusione e ritardi.
• Tempo sprecato: I dipendenti trascorrevano troppo tempo ogni giorno a cercare le chiavi.
• Costi inutili: Sostituire regolarmente le chiavi e ricodificare i veicoli è diventato costoso.

Soluzione

SERVPRO ha scoperto Keycafe mentre era alla ricerca di una soluzione di gestione delle chiavi sicura e facile da usare. La possibilità di conservare le chiavi in modo sicuro, fornire al personale codici di accesso individuali e monitorare l'utilizzo da qualsiasi luogo si è subito distinta.

Ora, i dipendenti iniziano la giornata utilizzando codici personali per recuperare le chiavi dei veicoli, le carte carburante e le chiavi delle strutture dal Keycafe SmartBox e restituirle a fine turno. Connie ha spiegato: "Quando le squadre arrivano, sanno esattamente dove si trovano le chiavi per iniziare la giornata". I responsabili ricevono notifiche per ogni interazione con le chiavi e possono utilizzare l'app Keycafe per verificare chi ha utilizzato quale chiave e quando. Anche la funzione di prenotazione una tantum si è rivelata preziosa, consentendo agli appaltatori di accedere alle chiavi senza la necessità di un responsabile in loco. "Posso farlo anche da remoto dal mio telefono", ha aggiunto Connie.

Implementazione di SERVPRO

• Routine giornaliera: Il personale utilizza codici PIN per prendere e restituire le chiavi.
• Gruppi di permessi: I livelli di accesso vengono assegnati in base ai ruoli dei dipendenti.
• Accesso di emergenza: Il sistema supporta l'accesso 24 ore su 24 per lavori urgenti.
• Accesso per appaltatori remoti: L'accesso temporaneo viene facilmente concesso ai fornitori.
• Configurazione rapida: Il design del sistema ha reso l'addestramento semplice e veloce.

Risultato

Da quando è passata a Keycafe, SERVPRO ha riscontrato notevoli miglioramenti. Le chiavi smarrite non sono più un problema e gli operatori possono iniziare i turni puntuali senza inutili ritardi. Nel raro caso in cui una chiave venga smarrita, la direzione può consultarne la cronologia di utilizzo e individuare rapidamente il responsabile. Connie ha osservato: "Il principale vantaggio economico di Keycafe è la riduzione dei costi per la ricerca delle chiavi da parte degli operatori".

I manager ora hanno una visibilità completa sull'utilizzo delle chiavi, il che consente loro di tenere sotto controllo le operazioni e prendere decisioni più rapide, anche quando sono sul campo, grazie alle funzionalità di controllo remoto dell'app Keycafe. In definitiva, il sistema Keycafe ha semplificato la gestione delle chiavi di veicoli e strutture per SERVPRO, con una conseguente significativa riduzione dei costi relativi alla sostituzione delle chiavi e ai servizi di fabbro.

Il Risultato

• Maggiore responsabilità: Le chiavi smarrite non sono più un problema frequente, poiché il personale sa che l'utilizzo delle chiavi viene monitorato.
• Efficienza temporale: I dipendenti possono mettersi in viaggio rapidamente ogni giorno senza dover aspettare che venga restituita la chiave.
• Riduzione dei costi: Minori spese per la sostituzione e la riprogrammazione delle chiavi.
• Flessibilità operativa: I manager possono gestire da remoto l'accesso per fornitori e personale.