We Host Group تستخدم Keycafe لأتمتة عمليات تسجيل دخول وخروج الضيوف عبر ثمانية مبانٍ. وقد ساهمت رموز الوصول المرتبطة بالحجز، وعمليات الاستلام المقيدة بوقت، والأذونات المحددة حسب الوحدة لعمال النظافة في إنهاء فترات الانتظار عند مكتب الاستقبال، ومنع الدخول المبكر إلى الوحدات غير الجاهزة، وإيقاف مشكلة فقدان المفاتيح.
في قطاع الإيجارات قصيرة الأجل، تحدد الدقائق الخمس الأولى من الإقامة الانطباع العام لكل ما يتبعها. فالضيف الذي يصل في وقت متأخر من الليل، ويجر أمتعته إلى المبنى ثم ينتظر عند مكتب الاستقبال للحصول على مفتاح، يشعر بالإحباط بالفعل قبل حتى أن يفتح الباب. وبالنسبة للمشغلين الذين ليس لديهم موظفون في الموقع، فإن كل عملية تسليم تعتمد على شخص آخر تشكل خطراً على تجربة الضيف وعلى تقييماتهم.
تُعد We Host Group شركة متكاملة الخدمات لإدارة عقارات إيجارات العطلات وتعمل في جميع أنحاء الولايات المتحدة. يساعد فريقها المكون من أكثر من 100 محترف أصحاب العقارات على تعظيم عوائدهم من خلال استضافة لا تتطلب أي تدخل منهم، حيث يديرون كل شيء بدءاً من التسعير الديناميكي والتواصل مع الضيوف وصولاً إلى التنظيف والصيانة، بهدف تقديم تجربة بجودة فندقية على نطاق واسع.
تشرف كارولينا دياز، منسقة العمليات في We Host Group، على التدفق اليومي للضيوف وعمال النظافة وموظفي الصيانة عبر وحدات الشركة. وتستخدم We Host Group نظام Keycafe منذ أكثر من عامين.
المشكلة: الانتظار عند مكتب الاستقبال
قبل استخدام Keycafe، كان يتعين على كل من ضيوف وموظفي We Host Group طلب المفاتيح مباشرة من مكتب الاستقبال في كل مبنى. وعندما يكون مكتب الاستقبال مشغولاً، وهو ما كان يحدث غالباً، يضطر الجميع للانتظار.
توضح كارولينا قائلة: "غالباً ما كان موظفو مكتب الاستقبال مشغولين، مما يعني أن الضيوف وأحياناً حتى موظفينا كانوا يضطرون للانتظار لمدة 15 إلى 20 دقيقة فقط للحصول على المفتاح. وقد خلق هذا الكثير من الإحباط والشكاوى المتكررة من الضيوف، لأنهم كانوا يقفون هناك في انتظار المفتاح للدخول إلى الوحدة."
ثم تغير الوضع بين عشية وضحاها. فقد أبلغ أحد مديري المباني شركة We Host Group أنه اعتباراً من الشهر التالي، ستكون الشركة مسؤولة عن إدارة جميع مفاتيح تسجيل الدخول والخروج بنفسها.
تقول كارولينا: "كانت تلك نقطة التحول بالنسبة لنا. بصفتنا مشغلين للإيجارات قصيرة الأجل، ليس لدينا مضيفون في الموقع لاستقبال الضيوف شخصياً في كل مرة، لذلك كنا بحاجة إلى إيجاد حل موثوق وقابل للتوسع بسرعة."
عندما لا تصلح خزائن الطرود كخزائن للمفاتيح
في أحد المباني، كانت We Host Group قد جربت بالفعل نظام خزائن. لكن المشكلة كانت أن تلك الخزائن صُممت لتسليم الطرود، وليس لتسليم المفاتيح.
عندما كانت الخزائنتمتلئ، كان موظفو المبنى يقومون بتفريغها ونقل كل شيء إلى غرفة طرود منفصلة، بما في ذلك المفاتيح. وكان الضيوف الذين يصلون متأخرين، أحياناً في منتصف الليل، يدخلون الرمز الخاص بهم ليكتشفوا أن المفتاح غير موجود.
تقول كارولينا: "يمكنك تخيل حجم المشاكل التي كنا نواجهها في كل مرة. ومنذ التحول إلى استخدام Keycafe في ذلك المبنى، تحسنت العملية بشكل ملحوظ."
الحل: وصول ذاتي للمفاتيح مرتبط بالحجز
ربطت We Host Group نظام Keycafe مباشرة بمنصة الحجز الخاصة بها، بحيث يتم إنشاء إذن الوصول إلى المفتاح في اللحظة التي يرد فيها الحجز. ويستخدم الضيوف وعمال النظافة وموظفو الصيانة جميعاً نفس جهاز Keycafe SmartBox، مع منح كل منهم صلاحية الوصول فقط إلى ما يحتاجه.
كيف يسير العمل اليومي
الحجز: عند ورود حجز جديد، يتم إنشاء رمز وصول فريد تلقائياً.
إشعار الضيف: يتلقى الضيف الرمز عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني قبل الوصول.
تسجيل الدخول: في الساعة 4:00 مساءً، يتم تفعيل الرمز ويستلم الضيف المفتاح من جهاز Keycafe SmartBox.
تسجيل الخروج: في نهاية الإقامة، يعيد الضيف المفتاح إلى نفس جهاز SmartBox بحلول الساعة 11:00 صباحاً.
تجهيز الوحدة: يستلم عمال النظافة المفتاح لتجهيز الوحدة للضيف التالي، ويستخدم فريق الصيانة النظام متى احتاجوا إلى الدخول إلى أي وحدة.
يتكيف النظام أيضاً مع المجموعات الأكبر حجماً. فعندما يتشارك خمسة أو ستة أشخاص وحدة سكنية وتكون لديهم جداول زمنية مختلفة خلال اليوم، يمكن للضيوف طلب مفتاح إضافي أو استخدام الخزائن لتبادل المفتاح فيما بينهم.
النتائج: تحكم كامل في كل عملية تسجيل دخول وخروج
الوصول المقيد بوقت ينهي مشاكل تسجيل الدخول المبكر
بالنسبة لكارولينا، تتمثل إحدى الميزات الأكثر قيمة في القدرة على التحكم بدقة في وقت عمل الرمز. حيث يتم ضبط رموز الضيوف لتتفعّل في الساعة 4:00 مساءً، وهو الوقت الرسمي لتسجيل الدخول.
وتشرح قائلة: "حتى لو كان الضيف متواجداً بالفعل أمام الخزائن في وقت مبكر، فلن يتمكن من الوصول إلى المفتاح قبل الوقت المحدد. وهذا أمر بالغ الأهمية لأن طلبات تسجيل الدخول المبكر كانت تسبب مشاكل في السابق. حيث كان الضيوف يستلمون المفتاح من الاستقبال مبكراً ويدخلون الوحدات، وأحياناً كانت الوحدات لا تزال غير نظيفة. أما الآن فقد تم القضاء على هذا الخطر تماماً."
وصول محدد حسب الوحدة لفرق التنظيف
يتم توزيع عمال النظافة في We Host Group على شقق مختلفة طوال اليوم. ومع Keycafe، يتم تخصيص رموز الوصول حسب الوحدة، بحيث لا يتمكن كل عامل نظافة إلا من الوصول إلى مفاتيح الوحدات المسؤول عنها.
تقول كارولينا: "هذا يقلل من الارتباك ويساعدنا في الحفاظ على سير العمليات بكفاءة."
تدقيق يومي لتسجيل الخروج في دقائق
كل صباح، بين الساعة 11:00 و11:30 صباحاً تقريباً، تتحقق كارولينا مما إذا كانت جميع مفاتيح عمليات تسجيل الخروج لذلك اليوم قد أُعيدت. وإذا لم يُعد أحدها، يمكن للفريق التصرف على الفور.
"يتيح لنا هذا التصرف بسرعة والتحقق بالضبط مما حدث، والاتصال بالضيف وسؤاله: 'أين تركت المفتاح؟' أو 'أين المفتاح الآن؟'"
لا مزيد من المفاتيح المفقودة
كانت الفائدة الأكبر لنظام Keycafe هي مستوى التحكم والرؤية الواضحة التي يوفرها لعمليات إدارة المفاتيح اليومية:
تقول كارولينا: "الآن لدي رؤية كاملة وتحكم تام في كل عملية تسجيل دخول وخروج كل يوم، والأهم من ذلك، لم يعد هناك مفاتيح مفقودة. في السابق، كان الضيوف يتركون المفتاح في الاستقبال فحسب، وأحياناً كان موظفو مكتب الاستقبال يقولون: 'لا، ليس لدي المفتاح'. أما مع Keycafe، فيمكننا التحقق من الشخص الذي استلم المفتاح، والشخص الذي أعاده، وفي أي وقت بالضبط."
من مبنى واحد إلى ثمانية مبانٍ
إلى جانب العائد المالي، تقول كارولينا إن التأثير الأكبر كان المصداقية التشغيلية لدى مديري المباني.
توضح قائلة: "لقد تمكنا من إثبات لمديري المباني أننا نستطيع إدارة ضيوفنا بشكل مستقل دون مقاطعة عمليات مكتب الاستقبال. وهذا أمر مهم حقاً. لقد بدأنا بمبنى واحد، والآن قمنا بتطبيق النظام في ثمانية مبانٍ."
وقد عزز هذا السجل الحافل شراكات We Host Group مع المباني التي تعمل فيها.
"لقد بنينا علاقة قوية مع إدارات تلك المباني، وهذا أكثر قيمة حتى من العائد المالي."
حل قابل للتوسع لمشغلي الإيجارات قصيرة الأجل
بالنسبة للشركات التي تفكر في حل لإدارة المفاتيح، تسلط كارولينا الضوء على عدد من الفوائد الرئيسية:
"إنه حل ممتاز، خاصة لمشغلي الإيجارات قصيرة الأجل. فهو بسيط وقابل للتوسع، ويتكيف مع أنواع مختلفة من العقارات، بما في ذلك المباني السكنية أو المنازل أو حتى المستودعات. وإذا تم تطبيقه بشكل صحيح، فيمكنه حقاً الارتقاء بعملياتك ومساعدتك في نقل أعمالك إلى المستوى التالي، تماماً كما فعل معنا."
أهم النقاط المستفادة لمشغلي الإيجارات قصيرة الأجل
إعفاء مكتب الاستقبال من عملية التسليم. الاستلام الذاتي للمفاتيح يعني أن الضيوف لن ينتظروا أبداً موظفي المبنى المشغولين لبدء إقامتهم.
ربط المفاتيح بمنصة الحجز الخاصة بك. الرموز التي يتم إنشاؤها تلقائياً من الحجوزات تلغي الحاجة إلى الإعداد اليدوي لكل إقامة.
تقييد الوصول بوقت تسجيل الدخول. الرموز المفعّلة زمنياً تمنع الضيوف من دخول الوحدات قبل الانتهاء من التنظيف.
تخصيص وصول عمال النظافة حسب الوحدة. يصل كل فرد من طاقم العمل فقط إلى مفاتيح الوحدات المسؤول عنها.
التحقق من المفاتيح المرتجعة كل صباح. تتيح لك المراجعة اليومية السريعة بعد تسجيل الخروج المتابعة مع الضيوف قبل أن يتحول المفتاح المفقود إلى مشكلة.
استخدام الموثوقية لتحقيق النمو. إثبات قدرتك على إدارة عمليات تسجيل الدخول بشكل مستقل يبني الثقة مع مديري المباني ويفتح الباب أمام عقارات جديدة.
تعرّف على كيف يمكن لنظام Keycafe مساعدة أعمال الإيجارات قصيرة الأجل الخاصة بك على أتمتة عمليات تسجيل دخول الضيوف وتتبع كل مفتاح بدقة.
