كلامنس و STPS يحققان إمكانية تتبع كاملة لمفاتيح الأسطول لعمليات الأشغال العامة

تدير مجموعة إنسيس، ومقرها في فيلباريس بفرنسا، أسطولًا متنوعًا من المركبات عبر شركاتها التابعة: كلامينس، المتخصصة في إعادة تدوير مواد البناء، و STPS، وهي شركة أشغال عامة تخدم كبار مزودي المرافق مثل GRDF (شبكة توزيع الغاز الفرنسية) و EDF (كهرباء فرنسا). مع أكثر من 90 مركبة و480 موظفًا، تتطلب عملياتهم تنسيقًا يوميًا بين السائقين والميكانيكيين والمديرين عبر أقسام وورديات متعددة، بما في ذلك العمل الليلي وعند الطلب في حالات الطوارئ.

اعتمدت الشركة على عملية يدوية لإدارة مفاتيح المركبات، باستخدام لوحة مادية وخزائن مكتبية. غالبًا ما كان السائقون يتركون المفاتيح في أماكن غير رسمية، أو ينسون إعادتها، أو يتناقلونها فيما بينهم، مما يخلق حالة من عدم اليقين بشأن توفر المركبات. عندما كانت هناك حاجة لإعادة تخصيص شاحنة أو إصلاحها أو إرسالها بشكل عاجل، أدى عدم معرفة مكان المفتاح (أو ما إذا كان موجودًا في الموقع أصلًا) إلى تأخيرات واحتكاكات داخلية وتعطيل للخدمة.

لإضفاء التنظيم والأمان على إدارة مفاتيحهم، قامت مجموعة إنسيس بنشر أنظمة Keycafe SmartBox في جميع عملياتها في كلمانس وSTPS. يستخدم السائقون وموظفو الورش ومديرو الإرساليات الآن النظام يوميًا لاستلام المفاتيح وإرجاعها عبر وصول آمن ومسجل.

يتم تعيين رمز PIN فريد لكل مستخدم يرتبط بصلاحيات محددة بناءً على دورهم ومسؤولياتهم. على سبيل المثال، يرى السائقون المفاتيح المتعلقة بمركباتهم المخصصة فقط، مع تحديد الوصول بفترات زمنية معينة. يمكن لفرق الورشة استلام أي مفتاح يحتاجونه للصيانة، بينما يمكن للمرسلين منح أو إلغاء الوصول عن بُعد عبر تطبيق Keycafe.

يضمن هذا التكوين أن الأفراد المصرح لهم فقط هم من يتعاملون مع المفاتيح، مع رؤية كاملة لكل معاملة. استبدل نظام SmartBox الممارسات غير الرسمية بسير عمل موحد وقابل للتدقيق؛ مما يحسن الأمان والمساءلة والتحكم التشغيلي.

بعد نشر نظام Keycafe عبر عملياتهم في فيليباريس، حققت مجموعة إنسيس تحولاً كاملاً في كيفية إدارة المفاتيح من قبل السائقين والمديرين وموظفي الورشة. استُبدلت عمليات التسليم غير الرسمية وطرق التخزين غير الآمنة بنظام منظم وقابل للتتبع، يسمح للمستخدمين بالوصول المستقل إلى المفاتيح التي يحتاجونها، بينما احتفظ المسؤولون بالتحكم الكامل في الأذونات ونوافذ الوصول. كان هذا ذا قيمة خاصة للورديات الليلية وورديات نهاية الأسبوع، حيث تمكنت الفرق المناوبة من استلام المفاتيح دون تأخير ومواصلة العمليات دون الحاجة إلى دعم إداري في الموقع.

كما حسن النظام الجديد التنسيق بين الفرق. أصبح بإمكان مسؤولي التوزيع إعادة تخصيص المركبات بسرعة بناءً على توفرها، ويمكن لموظفي الصيانة استلام المفاتيح للإصلاحات حسب الحاجة، كل ذلك دون مقاطعة سير العمل. بفضل الإجراءات الواضحة والوصول المركزي، أصبحت إدارة المفاتيح أسرع وأكثر أمانًا وأكثر موثوقية بكثير لجميع المعنيين.