روضة سوميري تعزز المساءلة من خلال دمج إشعارات Keycafe في Slack

تُديرها مؤسسة الرعاية الاجتماعية Nagatanagasaki، روضة Sumire هي برنامج تعليمي لمرحلة ما قبل المدرسة وبعدها، يركز على التنمية العاطفية للأطفال الذين تتراوح أعمارهم بين 0 و 5 سنوات. تفتخر الشركة بكونها المنزل الثاني للأطفال الصغار، حيث تقدم دروسًا في التحدث والاستماع للغة الإنجليزية، والتغذية من خلال دروس الطهي، ودروس إيسار (رقص تقليدي من جزر أوكيناوا)، ومناهج فنية. تضع روضة Sumire الآباء العاملين في المقام الأول، وتسعى دائمًا إلى تحقيق الفائدة لهم مع تقديم خدمات تعليمية للأطفال.

في الروضة، ينصب التركيز التشغيلي على تحسين الكفاءة والأمان من خلال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات. لتحقيق ذلك، يتم تزويد كل موظف بجهاز iPad لأداء مهام مختلفة. تم إدخال Keycafe في البداية لتسهيل تبادل المفاتيح بين معلمي المناوبات المبكرة والمتأخرة، وتطبيق المساءلة عن استخدام المفاتيح للمناطق الحساسة والمركبات.

تُخزن مفاتيح الأبواب الرئيسية، والأقفال الأمنية، والمركبات، والمستودع كلها في SmartBox الخاصة بروضة سوميري. جميع الموظفين مسجلون بحساب Keycafe الخاص بهم، ويتم تعيين الوصول إلى مجموعات المفاتيح وفقًا لأقدمية الموظفين ومسؤولياتهم. على سبيل المثال، السائقون والموظفون الآخرون الذين يحتاجون إلى القيادة بشكل دوري هم فقط من لديهم إذن بمفاتيح المركبات، مما يمنع الوصول غير المصرح به إلى حافلات المدارس والمركبات الأخرى. بنفس الطريقة، مفاتيح المناطق الحساسة في الحرم الجامعي لا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الموظفين المصرح لهم والذين لديهم التصريح المطلوب.

يستخدم الموظفون تطبيق Keycafe على أجهزة iPad الخاصة بهم لبدء استلام وتسليم المفاتيح في SmartBox، وللتحقق من الحالة المباشرة لأي مفتاح. يتيح لهم ذلك معرفة ما إذا كان المفتاح متاحًا أم قيد الاستخدام قبل محاولة استلام المفتاح. يوفر Keycafe أيضًا سجلات توضح من آخر من استخدم المفتاح وفي أي وقت، حتى يتسنى دائمًا تتبع المفاتيح المفقودة.

قبل تطبيق Keycafe، كانت روضة سوميري تقوم بمركزة الإشعارات من مختلف البرامج في Slack، لذلك استخدموا بشكل طبيعي واجهة برمجة تطبيقات (API) Keycafe البسيطة لدمج إشعارات إدارة المفاتيح بنفس الطريقة. وقد مكّن هذا الفريق بأكمله من الحصول دائمًا على أحدث المعلومات حول موقع أو حالة أي مفتاح.

منذ تطبيق Keycafe، شهدت روضة سوميري تحسينات كبيرة في كفاءة إدارة المفاتيح. بفضل Keycafe SmartBox والتطبيق المثبت على أجهزة الآيباد الخاصة بهم، يمكن لأعضاء فريق العمل الوصول بسرعة إلى المفاتيح التي يحتاجونها، مما يلغي الوقت الضائع في البحث عن المفاتيح المفقودة. لقد خلق نظام الإدارة الشفاف، مع التتبع في الوقت الفعلي وسجلات المستخدمين، ثقافة المساءلة بين أعضاء فريق العمل، مما أدى إلى تقليل المفاتيح المفقودة أو في غير مكانها وزيادة الكفاءة التشغيلية الشاملة. أصبح الوصول إلى المناطق الحساسة والمركبات في المدرسة الآن مقصورًا بشكل صارم على الموظفين المصرح لهم، مما يقلل من المخاطر المرتبطة بالاستخدام غير المصرح به.

لقد سهل دمج واجهة برمجة تطبيقات Keycafe (API) مع منصة Slack للتواصل الخاصة بالمدرسة التنسيق السلس بين الفريق. يتم إبلاغ الفريق بأي حركة للمفاتيح على الفور إلى الفريق بأكمله، مما يعزز مساءلة كل عضو بشكل أكبر. يتيح هذا النظام أيضًا استجابة سريعة في حالات الطوارئ أو نشاط المفاتيح غير العادي، مما يساهم في الأمن العام والتشغيل الفعال للروضة. بفضل Keycafe، حققت روضة سوميري هدفها في الاستفادة من التكنولوجيا لتعزيز الكفاءة والأمن في عملياتها، مما يوفر طمأنينة أكبر للموظفين وأولياء الأمور على حد سواء.

"بالإضافة إلى عمليات استلام المفاتيح وتسليمها اليومية، أصبح إنشاء وإلغاء وصول المفاتيح عند مغادرة الموظفين أو انضمامهم أكثر سلاسة بكثير. لقد كانت هذه ميزة إضافية غير متوقعة،" قال السيد مومو، المدير الإداري للروضة.