مُركّب التدفئة Wärme Wimmer يوفر ساعات من العمل الإداري لأكثر من 90 مفتاحًا

ومقرها في جروبينزيل بالقرب من ميونخ، تتخصص شركة Wärme Wimmer في التكنولوجيا البيئية، وتركيب مضخات الحرارة، وأنظمة الطاقة الشمسية، وأنظمة تكييف الهواء. مع أكثر من 30 موظفًا، تدير الشركة حجمًا كبيرًا من المفاتيح المادية يوميًا. وتشمل هذه مفاتيح المركبات لأسطولها ومفاتيح مرافق العملاء الموكلة إلى الفريق للصيانة والإصلاحات الدورية.

قبل استخدام نظام Keycafe، كانت الشركة تعتمد على قائمة ورقية فعلية وأقلام لتسجيل من قام باستعارة المفاتيح وإعادتها. كانت هذه الطريقة اليدوية عرضة للأخطاء، وتفتقر إلى الرؤية في الوقت الفعلي، وتسببت في فوضى للفريق.

كان فقدان مفاتيح العملاء يمثل تهديدًا مستمرًا، وكان البحث عن المفاتيح المفقودة يهدر وقتًا ثمينًا. كان موظفو المكتب يضطرون إلى قضاء ساعات في مطاردة الفنيين لمعرفة من كان بحوزته مفتاح سيارة أو عميل معين، مما تسبب في تأخيرات في الجداول اليومية.

لإيجاد طريقة أفضل، بحثَت الشركة عن نظام يكون رقميًا وسهل الاستخدام. أراد المدير الإداري توبياس فيمر أداة قائمة على التطبيقات يمكن للموظفين الوصول إليها بسهولة على أجهزة iPad الخاصة بهم أو باستخدام بيانات اعتماد الوصول المادية. بعد فترة اختبار قصيرة، وجدوا أن Keycafe هو الحل الأمثل وقاموا بدمجه بسرعة في بنيتهم التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

تدير فارمه فيمر الآن 93 مفتاحًا باستخدام Keycafe، لتتبع مركبات الأسطول ومفاتيح العملاء لأعمال الصيانة والإصلاح المنتظمة. يمكن للموظفين التحقق من توفر المفاتيح مباشرة على أجهزة iPad الخاصة بهم قبل بدء العمل. هذه الإمكانية مفيدة بشكل خاص أثناء استدعاءات الطوارئ، حيث يمكن للموظفين معرفة ما إذا كان المفتاح موجودًا في الصندوق أو لا يزال بحوزة زميل.

يسمح النظام للمسؤولين بتعيين حقوق وصول محددة، مما يضمن أن الموظفين المصرح لهم فقط يمكنهم استعادة مفاتيح معينة. يصادق الموظفون في Keycafe SmartBox باستخدام تطبيق الهاتف المحمول أو شارة الوصول الشخصية لاستعادة أو إعادة مفاتيحهم المخصصة بسرعة.

منذ تثبيت Keycafe، تخلصت Wärme Wimmer من ضغوط وفوضى القوائم الورقية. أصبحت عملية تتبع المفاتيح الآن مؤتمتة بالكامل، مما يمنح المؤسسة بأكملها شفافية تامة بشأن مفاتيحها الـ 93. يهتم أعضاء الفريق بالمفاتيح بشكل أفضل لأنهم يعلمون أن كل معاملة يتم تسجيلها إلكترونياً تحت ملفهم الشخصي.

لقد وفر النظام وقتاً كبيراً في المكتب الرئيسي. فبدلاً من البحث عن المفاتيح المفقودة أو مطاردة الموظفين لتحديد مكان مركبة، يمكن للمسؤولين عرض حالات المفاتيح فورياً عبر الإنترنت. هذه السرعة تترجم مباشرة إلى عمليات أسرع وخدمة أفضل للعملاء.

من الناحية المالية، استرد الاستثمار تكلفته بسرعة لا تصدق. يقدر توبياس فيمر أن النظام استرد تكاليفه في غضون خمسة إلى ستة أشهر عن طريق منع التكاليف الباهظة المرتبطة باستبدال المفاتيح المفقودة.