Cómo Biotix Environmental Solutions Impulsó la Productividad del Equipo y Redujo los Retrasos con Keycafe

Biotix Environmental Solutions, una consultoría ambiental con sede en Quebec, se enfrentaba a un persistente dolor de cabeza: la pérdida de llaves y la falta total de transparencia en su uso. Marianne Boivin, asistente ejecutiva de Biotix, presenció de primera mano el impacto que esto estaba teniendo en las operaciones diarias. Con un equipo de 19 personas, las llaves extraviadas de las instalaciones y los vehículos provocaban retrasos y frustración. El tiempo perdido buscando llaves representaba una ineficiencia considerable en lo que, de otro modo, era una máquina bien engrasada. Biotix necesitaba una solución que ofreciera tanto rendición de cuentas como fácil acceso, sin comprometer la seguridad.

Biotix inicialmente probó sus propios métodos: un cuaderno junto a las llaves y Apple AirTags. Sin embargo, los usuarios a menudo olvidaban o ignoraban registrar su uso, y aunque los AirTags permitían encontrar las llaves perdidas, no hacían nada para evitar que se extraviaran.

Tras una comparación de sistemas de gestión de llaves, Biotix se decantó por Keycafe como la solución óptima. Impresionados por su practicidad y asequibilidad en comparación con otras opciones, supieron que habían encontrado la respuesta. Keycafe ofrecía una solución integral para todos sus problemas de gestión de llaves: un sistema conveniente, accesible y rastreable. Para recoger una llave, el personal se identifica introduciendo su código de acceso único en la SmartBox, la cual muestra una lista de las llaves que tienen permiso para usar. La devolución de la llave se realiza utilizando el mismo código, y los detalles de cada transacción quedan registrados.

Al implementar el sistema de gestión de llaves SmartBox de Keycafe, Biotix obtuvo una trazabilidad completa para cada llave, registrando automáticamente quién la tomó y cuándo. Este nivel de responsabilidad y eficiencia era exactamente lo que Biotix necesitaba. Además, descubrieron que la facilidad de uso del sistema permitía que incluso su personal menos familiarizado con la tecnología comprendiera rápidamente su nuevo flujo de trabajo.

Después de dos meses con Keycafe, Biotix informó una disminución significativa en las llaves perdidas, pasando de varias veces por semana a como máximo una vez al mes. Además, las llaves que se pierden ahora se encuentran mucho más rápido, ya que se pueden rastrear hasta el último usuario. Esta drástica reducción en los problemas relacionados con las llaves condujo a operaciones más fluidas, liberando innumerables horas que antes se perdían buscando y esperando.

Para Biotix, los beneficios fueron más allá de las llaves. Descubrieron ventajas inesperadas, como un mayor sentido de responsabilidad entre los empleados y la idea de colocar las tarjetas de crédito de la empresa en la SmartBox. El equipo de contabilidad ahora puede encontrar fácilmente qué miembro del personal hizo una compra (¡y a quién perseguir para pedir una factura!).