Garaje RefugioSolución de llaves escalable de Shelter Garage para operaciones multisitio
Instalaciones y Logística
Madrid, España
10 razones por qué Keycafe es la mejor solución de gestión de llaves para su negocio.
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“Gracias a Keycafe, conseguimos un seguimiento digital de todo lo que sucede con nuestras llaves. Esto hizo que toda nuestra área de servicio fuera más escalable y segura.”
Iván Fiestas
Director Ejecutivo
Sobre Shelter Garage
Shelter Garage es un centro automotriz premium en Madrid que ofrece almacenamiento, detallado, restauraciones y venta de vehículos clásicos y de alto rendimiento.
Diana es Coordinadora de Marketing en Keycafe, ayudando a los gestores de flotas a optimizar la gestión de llaves comunicando sus beneficios a través de contenido y asociaciones.
Desafío
Shelter Garage, ubicado en Madrid, se especializa en el cuidado y custodia de coches clásicos y deportivos. Originalmente concebido como un garaje para el almacenamiento de vehículos, el negocio se ha expandido para ofrecer servicios que incluyen detallado, restauraciones, rotulación de vehículos, pulido, compraventa y preparaciones especiales. Con cuatro ubicaciones y una demanda creciente, su proceso de entrega de llaves se estaba convirtiendo en un cuello de botella.
Antes de implementar Keycafe, el equipo de Shelter dependía de métodos manuales e improvisados para gestionar las llaves de los vehículos. Las llaves se escondían o se entregaban en persona, consumiendo tiempo e introduciendo el riesgo de extravío o falta de comunicación. La empresa necesitaba una solución que les permitiera escalar, mejorar la seguridad y eliminar las ineficiencias asociadas a los intercambios físicos de llaves.
Puntos problemáticos
- Falta de visibilidad — No hay manera de rastrear cuándo o por quién se accedió a las llaves.
- Consumo de Tiempo — La coordinación manual retrasó el acceso vehicular para clientes y personal.
- Preocupaciones de seguridad — Ocultar o intercambiar llaves informalmente conllevaba riesgo e incertidumbre.
- Retrasos en el Servicio al Cliente — El personal tenía que esperar a los clientes o viceversa, generando fricción y pérdida de tiempo.
Solución
Para resolver estos desafíos, Shelter Garage implementó el sistema SmartBox de Keycafe en todas sus instalaciones. La plataforma digital de gestión de llaves ofreció un control centralizado, permitiendo al equipo asignar, rastrear y gestionar las entregas de llaves tanto para el personal como para los clientes.
El proceso de incorporación fue sencillo: los clientes crean una cuenta de Keycafe, reciben un recorrido guiado por el sistema y pueden acceder a las llaves de sus vehículos en cualquier momento. Internamente, el personal de Shelter Garage utiliza Keycafe como un centro logístico de llaves. Cada empleado sabe dónde recoger o devolver las llaves sin tener que involucrar a otro miembro del equipo. El proceso transparente reduce las interrupciones y facilita la realización de las operaciones diarias de manera eficiente.
La Implementación de Shelter Garage
- Fácil Adopción para Clientes — A los nuevos clientes se les guía a través de la configuración una única vez, y de inmediato se sienten cómodos utilizando el sistema de forma autónoma.
- Acceso de autoservicio — Los clientes pueden entregar y recoger llaves sin necesidad de coordinación presencial.
- Centro de llaves centralizado — Los empleados utilizan el sistema SmartBox para acceder de forma segura a las llaves de vehículos para servicios.
- Permisos Controlados — A los clientes se les concede acceso solo a sus vehículos, mientras que el personal tiene un acceso más flexible en función de su rol.
“Keycafe no es solo una herramienta para nosotros, es un socio estratégico. Hemos crecido juntos y dependemos del sistema a diario para operar sin problemas.”
Resultado
Keycafe rápidamente se convirtió en una herramienta esencial para las operaciones diarias de Shelter Garage. Al automatizar y digitalizar las entregas de llaves, el equipo eliminó las ineficiencias de su sistema manual y obtuvo control total sobre cada interacción que involucraba llaves de clientes o empleados. Según Guillermo Encina, Director de Operaciones (COO) de Shelter Garage, han logrado una reducción del 85% en los costos operativos asociados con la gestión de llaves.
El nuevo sistema le dio a Shelter Garage la confianza para escalar servicios sin aumentar la carga de trabajo administrativa. Tanto clientes como personal adoptaron la tecnología fácilmente, y el sistema en sí se convirtió en un punto de venta. Iván Fiestas señaló que los clientes apreciaron la practicidad del sistema y que se convirtió en "una razón clara por la que eligen nuestro garaje".
El equipo ha continuado expandiéndose con Keycafe como socio, implementando los últimos modelos de SmartBox y adaptando la tecnología en todas sus ubicaciones.
Keycafe no es solo una herramienta para nosotros, es un socio estratégico. Hemos crecido juntos y dependemos del sistema a diario para operar sin problemas.
Iván Fiestas, CEO
El Resultado
- Control Operacional — Visibilidad completa de quién accedió a las llaves y cuándo, lo que ayuda a resolver problemas rápidamente y a evitar extravíos.
- Escalabilidad — El equipo ahora puede atender a más clientes sin necesidad de coordinación adicional ni tareas manuales que consuman mucho tiempo.
- Experiencia del cliente mejorada — Los clientes disfrutan de la independencia y la conveniencia del acceso de autoservicio.
- Autonomía del Personal — Los empleados ya no dependen unos de otros para localizar o acceder a las llaves, lo que aumenta la eficiencia del flujo de trabajo.
- Diferenciación de marca — Keycafe forma parte ahora de la propuesta de valor al integrar nuevos clientes.
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