We Host Group utilizza Keycafe per automatizzare i check-in e i check-out degli ospiti in otto edifici. I codici di accesso collegati alle prenotazioni, i ritiri vincolati a fasce orarie e i permessi basati sulle singole unità per gli addetti alle pulizie hanno eliminato le attese alla reception, impedito gli ingressi anticipati negli alloggi non ancora pronti e azzerato lo smarrimento delle chiavi.
Negli affitti a breve termine, i primi cinque minuti di un soggiorno determinano l'andamento di tutto ciò che segue. Un ospite che atterra a tarda notte, trascina i bagagli fino all'edificio e poi deve aspettare alla reception per avere la chiave è già frustrato prima ancora di aprire la porta. Per gli operatori senza personale in loco, ogni consegna che dipende da terzi rappresenta un rischio per l'esperienza dell'ospite e per le recensioni.
We Host Group è una società di gestione immobiliare per affitti turistici a servizio completo che opera in tutti gli Stati Uniti. Il suo team di oltre 100 professionisti aiuta i proprietari di immobili a massimizzare i rendimenti attraverso una gestione completamente delegata, occupandosi di tutto, dai prezzi dinamici e la comunicazione con gli ospiti fino alle pulizie e alla manutenzione, con l'obiettivo di offrire un'esperienza di qualità alberghiera su larga scala.
Carolina Diaz, Operations Coordinator presso We Host Group, supervisiona il flusso quotidiano di ospiti, addetti alle pulizie e personale di manutenzione nelle unità dell'azienda. We Host Group utilizza Keycafe da oltre due anni.
Il problema: le attese alla reception
Prima di Keycafe, sia gli ospiti che il personale di We Host Group dovevano richiedere le chiavi direttamente alla reception di ciascun edificio. Quando la reception era occupata, il che accadeva spesso, le persone dovevano aspettare.
"Spesso il personale della reception era impegnato, il che significava che gli ospiti e talvolta persino il nostro stesso staff dovevano aspettare 15 o 20 minuti solo per accedere alla chiave", spiega Carolina. "Questo creava molta frustrazione e frequenti lamentele da parte degli ospiti, costretti a rimanere lì in piedi ad aspettare la chiave per entrare nell'alloggio".
Poi la situazione è cambiata da un giorno all'altro. L'amministratore di un edificio ha informato We Host Group che, a partire dal mese successivo, l'azienda sarebbe stata direttamente responsabile della gestione di tutte le chiavi per il check-in e il check-out.
"Quello è stato il punto di svolta per noi", afferma Carolina. "Come operatori di affitti a breve termine, non abbiamo host in loco per accogliere gli ospiti di persona ogni volta, quindi avevamo bisogno di trovare rapidamente una soluzione affidabile e scalabile".
Quando gli armadietti per i pacchi non sono armadietti per le chiavi
In un edificio, We Host Group aveva già provato un sistema di armadietti. Il problema era che quegli armadietti erano stati progettati per la consegna dei pacchi, non per lo scambio delle chiavi.
Quando gli armadietti si riempivano, il personale dell'edificio li svuotava e spostava tutto in un locale pacchi separato, chiavi incluse. Gli ospiti che arrivavano tardi, a volte a mezzanotte, inserivano il proprio codice solo per scoprire che la chiave non c'era.
"Puoi immaginare il tipo di problemi che avevamo ogni volta", dice Carolina. "Da quando siamo passati a Keycafe in quell'edificio, il processo è migliorato in modo significativo".
La soluzione: accesso alle chiavi self-service collegato alla prenotazione
We Host Group ha collegato Keycafe direttamente alla propria piattaforma di prenotazione, in modo che l'accesso alle chiavi venga creato nel momento stesso in cui entra una prenotazione. Ospiti, addetti alle pulizie e personale di manutenzione utilizzano tutti la stessa SmartBox di Keycafe, ciascuno con accesso esclusivo a ciò di cui ha bisogno.
Come funziona il flusso di lavoro quotidiano
Prenotazione: quando arriva una nuova prenotazione, viene generato automaticamente un codice di accesso univoco.
Notifica all'ospite: l'ospite riceve il codice tramite messaggio o email prima dell'arrivo.
Check-in: alle 16:00 il codice si attiva e l'ospite ritira la chiave dalla SmartBox di Keycafe.
Check-out: al termine del soggiorno, l'ospite restituisce la chiave nella stessa SmartBox entro le 11:00.
Cambio ospite: gli addetti alle pulizie ritirano la chiave per preparare l'alloggio per il soggiorno successivo, mentre il team di manutenzione utilizza il sistema ogni volta che ha bisogno di accedere a un'unità.
Il sistema si adatta anche ai gruppi più numerosi. Quando cinque o sei persone condividono un'unità e hanno orari diversi durante la giornata, gli ospiti possono richiedere una chiave aggiuntiva o utilizzare gli scomparti per passarsi l'accesso tra loro.
Risultati: controllo totale su ogni check-in e check-out
L'accesso vincolato a fasce orarie elimina i problemi di check-in anticipato
Per Carolina, una delle funzionalità più preziose è la possibilità di controllare esattamente quando un codice è attivo. I codici degli ospiti sono impostati per attivarsi alle 16:00, l'orario ufficiale di check-in.
"Anche se l'ospite si trova fisicamente davanti agli scomparti in anticipo, non potrà accedere alla chiave prima dell'orario previsto", spiega. "Questo è fondamentale perché in passato le richieste di check-in anticipato creavano problemi. Gli ospiti ritiravano la chiave in anticipo alla reception ed entravano nelle unità quando a volte erano ancora sporche. Ora questo rischio è completamente eliminato".
Accesso basato sulle singole unità per il personale delle pulizie
Gli addetti alle pulizie di We Host Group vengono assegnati a diversi appartamenti nel corso della giornata. Con Keycafe, i codici di accesso vengono assegnati per singola unità, in modo che ogni addetto possa accedere solo alle chiavi degli alloggi di cui è responsabile.
"Questo riduce al minimo la confusione e ci aiuta a mantenere le operazioni efficienti", afferma Carolina.
Una verifica quotidiana dei check-out in pochi minuti
Ogni mattina, intorno alle 11:00-11:30, Carolina controlla se tutte le chiavi dei check-out del giorno sono state restituite. Se ne manca una, il team può intervenire immediatamente.
"Questo ci permette di agire rapidamente e verificare esattamente cosa è successo, chiamare l'ospite e chiedere: 'Dove hai lasciato la chiave?' o 'Dov'è la chiave in questo momento?'"
Mai più chiavi perse
Il vantaggio più grande di Keycafe è stato il livello di controllo e visibilità che offre sulle operazioni quotidiane di gestione delle chiavi:
"Ora ho piena visibilità e controllo su ogni check-in e check-out di ogni singolo giorno e, soprattutto, non ci sono più chiavi perse", afferma. "Prima, gli ospiti lasciavano semplicemente la chiave alla reception e a volte il personale diceva: 'No, non ho la chiave'. Con Keycafe, possiamo verificare chi ha ritirato la chiave, chi l'ha riconsegnata e a che ora esatta".
Da un edificio a otto
Oltre al ritorno economico, Carolina afferma che l'impatto maggiore ha riguardato la credibilità operativa presso gli amministratori degli edifici.
"Siamo riusciti a dimostrare agli amministratori degli edifici che possiamo gestire i nostri ospiti in modo indipendente senza interrompere le operazioni della reception", spiega. "Questo è davvero importante. Abbiamo iniziato con un edificio e ora abbiamo implementato il sistema in otto strutture".
Questi risultati comprovati hanno rafforzato le partnership di We Host Group con gli edifici in cui opera.
"Abbiamo costruito un rapporto solido con quegli edifici, e questo vale ancora di più di un ritorno economico".
Una soluzione scalabile per gli operatori di affitti a breve termine
Per le aziende che stanno valutando una soluzione di gestione delle chiavi, Carolina evidenzia una serie di vantaggi fondamentali:
"È una soluzione eccellente, soprattutto per gli operatori di affitti a breve termine. È semplice, è scalabile e si adatta a diversi tipi di proprietà, inclusi edifici residenziali, case o persino magazzini. Se implementata correttamente, può davvero migliorare le tue operazioni e aiutarti a portare la tua attività al livello successivo, proprio come ha fatto per noi".
Punti chiave per gli operatori di affitti a breve termine
Escludi la reception dal passaggio delle chiavi. Il ritiro delle chiavi self-service significa che gli ospiti non devono mai aspettare il personale impegnato dell'edificio per iniziare il loro soggiorno.
Collega le chiavi alla tua piattaforma di prenotazione. I codici generati automaticamente dalle prenotazioni eliminano la configurazione manuale per ogni soggiorno.
Vincola l'accesso all'orario di check-in. I codici attivati a tempo impediscono agli ospiti di entrare nelle unità prima che le pulizie siano terminate.
Assegna l'accesso agli addetti alle pulizie per singola unità. Ogni membro del personale accede solo alle chiavi delle unità di cui è responsabile.
Controlla le restituzioni ogni mattina. Una rapida verifica giornaliera dopo il check-out ti consente di ricontattare gli ospiti prima che una chiave mancante diventi un problema.
Usa l'affidabilità per crescere. Dimostrare di poter gestire i check-in in modo indipendente crea fiducia negli amministratori degli edifici e apre le porte a nuove proprietà.
Scopri come Keycafe può aiutare la tua attività di affitti a breve termine ad automatizzare i check-in degli ospiti e a tenere traccia di ogni chiave.
