Se la tua azienda utilizza più mazzi di chiavi e gestisce dipendenti con vari livelli di accesso, un sistema di gestione delle chiavi è essenziale. Ma cos'è un sistema di gestione delle chiavi? E come può essere d'aiuto?
Oggi esploreremo i dettagli dei sistemi di gestione delle chiavi aziendali e parleremo di come possono aiutarti a semplificare l'accesso, migliorare la responsabilità e ridurre i rischi nelle tue operazioni quotidiane.
Chi ha bisogno di un sistema di gestione delle chiavi?
La gestione delle chiavi è essenziale in qualsiasi organizzazione che gestisce più chiavi o mazzi di chiavi utilizzati da più individui.
Più persone e chiavi devi gestire, più complesso diventa il processo. Un sistema di gestione delle chiavi assicura che solo le persone giuste abbiano accesso al momento giusto e ti aiuta a sapere chi ha le chiavi in suo possesso.
I tipi di attività commerciali che utilizzano o necessitano della gestione delle chiavi includono concessionarie auto, società di gestione immobiliare, operatori di affitti a breve termine (STR), imprese di costruzione, fornitori di servizi logistici, facility manager, hotel, agenzie di noleggio auto, flotte di veicoli governativi, università e decine di altri settori e casi d'uso.
Cosa fa un sistema di gestione delle chiavi?
Un sistema di gestione delle chiavi facilita il ritiro e la riconsegna delle chiavi in una posizione specifica senza la necessità di supervisione del personale, garantendo al contempo un alto livello di responsabilità.
Un sistema di gestione delle chiavi mantiene le chiavi in una posizione centrale e accessibile e ti consente di assegnare autorizzazioni in modo che solo gli utenti autorizzati possano ritirare le chiavi. Un'applicazione software abilitata al cloud controlla l'accesso, fornendoti la cronologia degli accessi per ogni chiave e ogni utente in tempo reale, semplificando e automatizzando la gestione delle chiavi anche in più sedi e proprietà.
I manager possono impostare autorizzazioni da remoto basate su tessere di accesso, codici PIN unici, fasce orarie e altri parametri per garantire che solo determinate persone possano accedere alle chiavi e che le chiavi di beni critici siano sempre disponibili in coordinamento con le operazioni aziendali. A seconda del livello delle esigenze della tua organizzazione, i sistemi di gestione delle chiavi possono essere integrati con l'infrastruttura IT e i flussi di lavoro aziendali.
Vantaggi di un sistema di gestione delle chiavi
Un sistema di gestione delle chiavi automatizza e semplifica quello che tipicamente sarebbe un processo complicato, inefficiente e dispendioso in termini di tempo in azienda. Ecco solo alcuni dei vantaggi.
Riduzione dei costi di sostituzione delle chiavi smarrite. Saprai sempre chi ha ritirato le chiavi, rendendo facile rintracciarle quando necessario.
Niente più ricerca di chiavi, poiché sono custodite nel loro scomparto unico fino al ritiro da parte del personale assegnato.
Assegnazione di autorizzazioni complesse per gruppi, dipartimenti, ecc., assicurando che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle chiavi. Le autorizzazioni possono essere revocate o modificate in qualsiasi momento.
Controllo completo dal cloud in tempo reale. I sistemi di gestione delle chiavi consentono la gestione remota, garantendo un processo semplice e affidabile. Gli stakeholder possono visualizzare l'inventario e lo stato delle loro chiavi da un'unica fonte di verità.
Risparmio di tempo e denaro, eliminazione degli errori. La gestione remota e automatizzata delle chiavi elimina la necessità di personale 24 ore su 24 per facilitare o registrare gli scambi di chiavi.
Tipi di sistemi di gestione delle chiavi
I sistemi di gestione delle chiavi sono in uso da decenni, in una forma o nell'altra. Ecco i tipi più comuni di sistemi di gestione delle chiavi manuali e basati su tecnologia:
Pannello portachiavi (Pegboard). Tutte le chiavi sono visibili e appese a un pannello portachiavi che può essere aperto o chiuso. Vedrai questo metodo utilizzato in alcuni parcheggi, officine di riparazione auto, baite, depositi e altro ancora.
Armadietti. Le chiavi sono custodite all'interno di armadietti, molto simili al metodo del pannello portachiavi ma solitamente chiusi e bloccati.
Tipo armadietto individuale. Ogni chiave è bloccata in uno scomparto individuale, quindi solo la chiave a cui si accede è visibile. Non c'è confusione su quale chiave prendere, ed è più pulito per le applicazioni rivolte al cliente che utilizzano questo metodo.
Non basato su cloud. Cassette di gestione chiavi programmabili, solitamente accessibili con un codice o una chiave fisica. Sebbene alcuni dati possano essere riportati a software on-premise non collegati, non può essere gestito da remoto e richiede comunque l'intervento diretto di un operatore.
Basata su cloud. La gestione delle chiavi basata su cloud è un sistema SmartBox connesso a Internet che consente la gestione remota, l'automazione e l'accesso basato su autorizzazioni.
Come scegliere il miglior sistema di gestione delle chiavi per la tua attività
Il giusto sistema di gestione delle chiavi può aiutarti a ridurre i costi, automatizzare e semplificare i processi e ottenere nuove efficienze che aggiungono valore all'utente finale – e al bilancio. Quando scegli il sistema di gestione delle chiavi più adatto a te, considera le tue esigenze e priorità, chi utilizzerà il sistema e quanto sia facile gestire il flusso di lavoro.
Ecco alcune cose da considerare:
Come viene controllato il sistema? Richiede un input manuale nel punto di utilizzo, obbligando il personale a recarsi fisicamente alla posizione dell'armadietto, o può essere gestito online da qualsiasi luogo?
Quali tipi di livelli di autorizzazione offre? Alcuni sistemi hanno solo semplici PIN basati sulla chiave, consentendo a chiunque abbia quel PIN di accedere a quella chiave. Altri basano le autorizzazioni sull'utente, consentendo un controllo dell'accesso al minuto a qualsiasi singola chiave da parte di qualsiasi utente.
Facilità d'uso. Più utenti devono accedere al sistema, più semplice deve essere. Assicurati che il processo sia sufficientemente intuitivo da poter essere utilizzato da chiunque.
Supporto clienti. Quali sono le tue opzioni di servizio e supporto clienti? In caso di problemi, devi essere in grado di raggiungere una persona in carne e ossa 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Come si accede alle chiavi? Alcuni sistemi offrono molteplici opzioni di accesso tramite badge utente, fob, PIN, app mobile e autenticazione a due fattori (2FA), mentre altri sistemi utilizzano codici PIN universali per tutte le chiavi.
Opzioni di personalizzazione. Non esistono due attività che operano esattamente allo stesso modo. Assicurati che il sistema di gestione delle chiavi che scegli semplifichi o sia facile da integrare con il tuo flusso di lavoro attuale. È utile richiedere una consulenza per capire esattamente come devi gestire le chiavi, assicurandoti di ottenere un sistema che ti garantisca il più rapido ritorno sull'investimento.
Quante chiavi utilizza la tua attività? Un sistema di gestione delle chiavi modulare offre una capacità maggiore ed è più facile da scalare man mano che cresci.
Che tipo di chiavi devi conservare? Ad esempio, utilizzi tessere magnetiche? Telecomandi per auto? Grandi mazzi di chiavi? Alcuni sistemi sono più adatti a conservare set di chiavi più grandi pur mantenendo l'ordine.
Le tue esigenze di gestione delle chiavi sono solo per l'uso interno del personale o sono rivolte al cliente? Alcuni sistemi di gestione delle chiavi sono più facili da capire e utilizzare per utenti occasionali, clienti e pubblico.
Considerazioni sui costi. Alcuni sistemi di gestione delle chiavi comportano un costo iniziale elevato, mentre altri hanno costi di avviamento inferiori e tariffe di abbonamento continue.
L'estetica è un problema? Se stai installando il sistema di gestione delle chiavi all'esterno o per uso del cliente, l'aspetto della cassetta è in linea con il tuo brand? Il suo aspetto può essere personalizzato o brandizzato?
Opzioni di integrazione. Il sistema di gestione delle chiavi può integrarsi con il tuo stack software esistente per automatizzare i flussi di lavoro?
Speriamo che tu abbia acquisito una maggiore comprensione dei vantaggi dei sistemi di gestione delle chiavi abilitati dal software e di come possano aiutare la tua attività.
Keycafe offre una gestione completa delle chiavi da remoto tramite un'applicazione mobile o desktop molto intuitiva. Keycafe offre una gamma completa di tipi di autorizzazione, dai semplici codici chiave assegnati a una chiave ai codici utente che limitano l'accesso per tempo o numero di chiavi. Keycafe offre anche l'opzione di utilizzare l'autenticazione a due fattori per una maggiore tranquillità. Il sistema di armadietti per chiavi Keycafe, chiamato "SmartBox", assicura che ogni set di chiavi sia nascosto alla vista e impedisce l'accesso non autorizzato.
Una consulenza con un rappresentante commerciale Keycafe ti fornirà le conoscenze su quale flusso di lavoro sia più adatto alla tua organizzazione, in modo da poter ottenere il massimo dal sistema. Contattaci oggi stesso e iniziamo la conversazione.
