Come Assia UNA ha messo in sicurezza e strutturato la gestione delle chiavi dei veicoli in 4 sedi

Con l'espansione dei servizi di assistenza sanitaria domiciliare di Assia UNA, la gestione dell'accesso alla sua flotta di veicoli divenne sempre più complessa. Con un massimo di 100 veicoli distribuiti in quattro sedi di servizio separate, il coordinamento e la supervisione erano fondamentali per le operazioni quotidiane.

In precedenza, non esisteva alcun sistema strutturato di gestione delle chiavi. Le chiavi dei veicoli erano liberamente accessibili, senza tracciamento o responsabilità. Sebbene gestibile su scala ridotta, questo approccio divenne rapidamente insostenibile man mano che l'organizzazione si espandeva oltre i 500 dipendenti.

Ogni mattina, operatori sanitari e infermieri dovevano ritirare le chiavi dei veicoli prima di iniziare i loro giri. Alcuni veicoli venivano mantenuti per diversi giorni consecutivi a seconda della programmazione. Senza visibilità in tempo reale, i manager non avevano un modo chiaro per sapere chi avesse quale veicolo in un dato momento.

Questa mancanza di controllo creava sia inefficienze operative che problemi di sicurezza, specialmente con lavoratori temporanei, sostituti e personale a breve termine che necessitava di accesso. La gestione delle chiavi in quattro sedi indipendenti aumentava ulteriormente la sfida logistica.

Assia UNA necessitava di un sistema sicuro, strutturato e facile da usare, in grado di fornire visibilità e coerenza alla gestione dei veicoli in tutte le sedi.

Dopo aver condotto un'analisi di mercato completa sui fornitori di sistemi di gestione chiavi, Assia UNA ha scelto Keycafe per il suo equilibrio tra semplicità, funzionalità ed efficacia in termini di costi. Le SmartBox sono state implementate in tutte e quattro le filiali di servizio, standardizzando la gestione delle chiavi in tutta l'organizzazione. Ogni chiave del veicolo è conservata in modo sicuro in una SmartBox e organizzata per filiale di servizio e reparto, garantendo che i dipendenti accedano solo ai veicoli assegnati al loro team.

Le autorizzazioni di accesso sono gestite direttamente tramite la piattaforma. Gli amministratori assegnano i diritti utente in base al ruolo e al reparto, con la possibilità di concedere, modificare o revocare l'accesso in pochi clic: una funzionalità essenziale per i lavoratori temporanei e il personale sostitutivo. Ogni infermiere o assistente riceve un codice di accesso personale; all'arrivo, inseriscono il loro codice nella SmartBox, visualizzano i veicoli che sono autorizzati a utilizzare e il relativo scomparto si apre automaticamente in pochi secondi, senza supervisione manageriale.

Se un veicolo rimane assegnato per più giorni, il sistema continua a monitorare l'assegnazione in tempo reale. I responsabili possono vedere istantaneamente chi ha quale veicolo, quando è stato prelevato e se è stato restituito. Questa configurazione strutturata combina l'autonomia del personale con la supervisione centralizzata, fornendo una soluzione scalabile, sicura e user-friendly che supporta le operazioni quotidiane e si adatta alla crescita futura.

L'implementazione di Keycafe ha portato struttura e controllo immediati alla gestione dei veicoli di Assia UNA. Quello che un tempo era un sistema ad accesso libero è ora completamente organizzato, sicuro e tracciabile in tutte e quattro le sedi. Il personale ha accesso solo ai veicoli specifici che è autorizzato a utilizzare, eliminando i rischi derivanti dall'accesso illimitato alle chiavi.

L'organizzazione ora beneficia della visibilità della flotta in tempo reale, consentendo ai manager di vedere istantaneamente chi ha quale veicolo, comprese le assegnazioni di più giorni. Questa trasparenza ha migliorato il coordinamento e ridotto l'incertezza operativa quotidiana.

La distribuzione delle chiavi mattutina è più rapida e snella, risparmiando tempo amministrativo e permettendo al personale di concentrarsi sull'erogazione dell'assistenza. Con oltre 500 dipendenti, compreso il personale temporaneo e di sostituzione, l'accesso controllato e tracciabile ha rafforzato significativamente la sicurezza e la responsabilità.

Complessivamente, la soluzione fornisce un sistema scalabile e affidabile che supporta la crescita di Assia UNA, rafforzando al contempo l'efficienza operativa e la professionalità.