Kashiwabara CorporationAddio porte sbloccate: Accesso alla struttura di Kashiwabara Corporation con Keycafe
Strutture e Logistica
Yamaguchi, Giappone
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“Keycafe ha risolto il nostro problema maggiore: i malfunzionamenti delle serrature digitali che impedivano l'accesso al personale.”
Rin Odahara
Facility Management, Kashiwabara Hands
Informazioni su Kashiwabara Corporation
Kashiwabara Corporation è un'azienda di costruzioni e riparazione di infrastrutture con sede in Giappone, che offre servizi sia per edifici residenziali che commerciali.
Gideon Leung è il Marketing Manager di Keycafe, dove è alla guida del marketing globale e ricopre il ruolo di esperto di prodotto dell'azienda. Si occupa di scrivere la documentazione tecnica, gli annunci delle nuove funzionalità, gli aggiornamenti dei prodotti e le guide pratiche che aiutano i clienti di tutto il mondo a trarre il massimo dalla piattaforma.
Sfida
Kashiwabara Corporation gestisce un centro di formazione interno a Yamaguchi, dove i tirocinanti eseguono lavori di riparazione su repliche a grandezza naturale di edifici. Il centro di formazione opera senza personale in loco, affidando la responsabilità dell'accesso alle porte — sia di blocco che di sblocco — interamente ai suoi utenti.
Prima di utilizzare Keycafe, ogni stanza era dotata di un sistema di accesso basato su codice QR, ma era soggetto a frequenti problemi tecnici. I codici spesso non venivano scansionati correttamente, le porte non si sbloccavano e i meccanismi di blocco elettronici erano inaffidabili. Poiché tutti i punti di accesso della struttura si basavano su questo sistema instabile, gli utenti a volte se ne andavano senza chiudere correttamente le porte, creando significativi rischi per la sicurezza. Era chiaro che era necessaria una soluzione più affidabile e di facile utilizzo.
Punti critici
- Sistema di accesso inaffidabile — Frequenti malfunzionamenti del sistema basato su codice QR impedivano agli utenti di sbloccare o bloccare le porte in modo affidabile.
- Frustrazione dell'utente — In quanto struttura autogestita, ogni problema di accesso causava frustrazione agli utenti, senza una soluzione immediata.
- Maggiore onere amministrativo — L'intervento oneroso in termini di tempo da parte degli amministratori remoti ha ridotto l'efficienza operativa complessiva.
- Rischi di Sicurezza — L'impossibilità di chiudere correttamente a chiave le porte a causa di errori di sistema ha comportato strutture prive di sicurezza dopo l'utilizzo.
Soluzione
Per affrontare i problemi in corso relativi all'accesso alle porte, il team di gestione di Kashiwabara ha iniziato a valutare soluzioni alternative basate su due criteri fondamentali: consentire la consegna delle chiavi senza presidio e permettere la gestione remota della struttura. Sebbene le serrature smart fossero state inizialmente prese in considerazione, furono infine escluse a causa dell'esigenza di sostituire tutte le porte esistenti, il che non era fattibile in termini di costi e tempistiche. Keycafe è stato selezionato come soluzione ottimale grazie alla sua semplicità e velocità di implementazione. Dall'ordine all'installazione e alla prontezza operativa, l'intero processo è stato completato in tempi brevi, rendendola una scelta efficiente e pratica per le esigenze uniche della struttura.
Implementazione di Kashiwabara Corporation
- Codici di Accesso Utente — Il personale riceve in anticipo un codice di accesso per ritirare le chiavi, consentendo la consegna delle chiavi al di fuori dell'orario di lavoro.
- Gestione in Tempo Reale — Quando il personale ha delle domande, gli amministratori possono controllare a distanza i registri di accesso in tempo reale, con la possibilità di rivedere la cronologia tramite l'app mobile per una maggiore tranquillità.
- Controllo remoto SmartBox — La possibilità di operare la SmartBox da remoto offre un vantaggio fondamentale nella gestione di una struttura non presidiata.
Risultati
Il principale vantaggio dell'implementazione di Keycafe è stato l'eliminazione del problema legato all'impossibilità di bloccare o sbloccare le porte all'interno della struttura. Nel raro caso in cui le porte vengano lasciate aperte, è ora possibile verificare facilmente la cronologia e lo stato di utilizzo delle chiavi dalla dashboard di gestione. Dopo l'implementazione, Rin Odawara ha condiviso il suo feedback: "Siamo fiduciosi che la scelta di Keycafe sia stata la decisione giusta. Gli utenti possono utilizzare il sistema in modo intuitivo e gli amministratori trovano efficiente gestirlo da remoto con notifiche in tempo reale e controlli dei log, tramite l'app desktop e mobile."
Dopo l'implementazione, Rin Odawara ha condiviso il suo feedback: "Siamo certi che scegliere Keycafe sia stata la decisione giusta. Gli utenti possono utilizzare il sistema in modo intuitivo, e gli amministratori lo trovano efficiente da gestire da remoto con notifiche in tempo reale e controllo dei log, sia tramite l'app desktop che quella mobile."
Il Risultato
- Mai più porte aperte — Gli utenti possono prelevare chiavi fisiche dalla SmartBox per sbloccare e bloccare le porte, risolvendo il problema principale delle porte che non si aprono o chiudono correttamente.
- Tempo risparmiato — Sia gli utenti che la gestione sono sollevati da stress inutile e dalla risoluzione dei problemi dispendiosa in termini di tempo.
- Sicurezza Avanzata — Grazie alla dashboard di gestione di Keycafe, il team può monitorare chi ha usato quale chiave e quando, garantendo la massima sicurezza per il centro di formazione.
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