LUXE TECH VILLA ASHITOKUKeycafe Consente un Self Check-In Affidabile presso LUXE TECH VILLA ASHITOKU
Hotel
Amami Oshima, Giappone
663 (&Do Holdings)
“Keycafe è stato incredibilmente affidabile, funzionando sempre senza intoppi, ed è persino dotato di alimentazione di backup in caso di interruzioni. Inoltre, è così intuitivo che gli ospiti possono usarlo senza esitazione.”
Takumi Ikeda
Team di Gestione
Informazioni su LUXE TECH VILLA ASHITOKU
Gestita da &Do Holdings e inaugurata nel 2023 sull'isola di Amami Oshima, Patrimonio Mondiale dell'UNESCO, LUXE TECH VILLA ASHITOKU offre agli ospiti una combinazione unica di tecnologia all'avanguardia e natura.
Gideon Leung è il Marketing Manager presso Keycafe, alla guida del marketing globale e in qualità di esperto di prodotto dell'azienda. Scrive la documentazione tecnica, gli annunci delle funzionalità, gli aggiornamenti dei prodotti e le guide pratiche che aiutano i clienti di tutto il mondo a trarre il massimo dalla piattaforma.
Sfida
Le camere in stile villa di LUXE TECH VILLA ASHITOKU sono progettate per la massima privacy, permettendo agli ospiti di accedere direttamente dall'esterno. Inizialmente, ogni porta era dotata di una serratura elettronica con tastierino numerico, ma i ripetuti malfunzionamenti — pulsanti che non rispondevano e errori imprevisti — sono diventati un problema serio. Il clima caldo e umido dell'isola, che è particolarmente ostile all'elettronica, è stato identificato come la causa del problema. Ciò ha causato condensa e frequenti guasti della serratura elettronica.
Quando un nuovo edificio con un'area lobby comune è stato aperto nell'estate del 2024, il team ha deciso che era il momento di passare a un sistema di chiavi più affidabile. Sono passati a serrature e chiavi tradizionali per evitare il rischio di guasti delle serrature elettroniche, e hanno cercato una soluzione di armadietti interni che potesse funzionare in abbinamento al loro sistema di self-check-in. L'integrazione con la loro piattaforma di prenotazione, HotelSmart, era inoltre cruciale per garantire un'esperienza ospite completamente automatizzata e senza intoppi.
Punti dolenti
- Guasto frequente della serratura elettronica — Le serrature a touchpad per le camere spesso si guastavano a causa del calore e dell'umidità, impedendo agli ospiti di accedere alle proprie stanze.
- Frustrazione degli ospiti — Con un sistema di self-check-in pubblicizzato, il personale doveva spesso intervenire in caso di guasto delle serrature, il che comportava ritardi nel check-in e un aumento del carico di lavoro per il personale.
- Integrazione del sistema di prenotazione — Era richiesta una soluzione affidabile che si sincronizzasse automaticamente con il sistema di prenotazione esistente.
Soluzione
Per soddisfare le proprie esigenze, LUXE TECH VILLA ASHITOKU ha adottato il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe, utilizzando l'integrazione con HotelSmart. Questa configurazione consente agli ospiti di gestire tutto in autonomia durante l'intero soggiorno, dalla prenotazione e dal check-in al ritiro e alla restituzione delle chiavi e, infine, al check-out.
Gli ospiti effettuano il check-in tramite un tablet nella hall e ricevono un codice di accesso generato automaticamente per ritirare la chiave della loro camera dallo SmartBox. Restituire le chiavi è altrettanto semplice: gli ospiti scansionano il fob attaccato alle loro chiavi presso lo SmartBox e le depositano nel contenitore che si apre.
Al personale delle pulizie vengono assegnati i permessi di accesso a tutte le camere, mentre il team di gestione può monitorare i registri, verificare le cronologie di accesso alle chiavi e controllare lo SmartBox da remoto, secondo necessità.
Implementazione di LUXE TECH VILLA ASHITOKU
- Vera esperienza di self-check-in — Gli ospiti possono gestire ogni fase in autonomia, dalla prenotazione al check-out, grazie alla piena integrazione del sistema.
- Integrazione del sistema di Check-in — I codici di accesso per le chiavi delle camere vengono generati automaticamente al momento della conferma della prenotazione e sono limitati temporalmente alla durata del soggiorno.
- Gestione flessibile del personale — Al personale addetto alle pulizie è concesso l'accesso continuo, mentre il personale di gestione dispone di funzionalità di controllo e monitoraggio remoto.
Risultati
Dall'implementazione di Keycafe, i problemi legati alle chiavi e i reclami degli ospiti sono diminuiti drasticamente. Senza più guasti alle serrature elettroniche, l'accesso alle camere non è più una preoccupazione per gli ospiti. La possibilità di monitorare lo stato di restituzione delle chiavi in tempo reale ha anche snellito le operazioni di check-out, riducendo significativamente il carico di lavoro del personale.
«Per quanto riguarda il self check-in, affidabilità e facilità d'uso sono fondamentali. Un singolo malfunzionamento può rovinare l'esperienza dell'ospite e aggiungere ulteriore lavoro per il personale. Ecco perché abbiamo scelto un sistema di cui potessimo fidarci completamente» afferma il signor Ikeda del team di gestione.
Keycafe si è rivelato esattamente così — incredibilmente affidabile, sempre operativo senza problemi e persino dotato di alimentazione di backup in caso di interruzioni. Inoltre, è così intuitivo che gli ospiti possono utilizzarlo senza alcuna esitazione. Siamo davvero soddisfatti della nostra scelta.
Il Risultato
- Tranquillità — La gestione non si preoccupa più dell'accesso degli ospiti, grazie alle prestazioni affidabili dello SmartBox e ai sistemi di backup integrati.
- Esperienza fluida per gli ospiti — Il design intuitivo e user-friendly rende il self-check-in facile e piacevole per gli ospiti, anche per i meno esperti di tecnologia.
- Manutenzione ridotta — Meno problemi legati alle chiavi, ottimizzazione dell'utilizzo delle stanze e carichi di lavoro più leggeri per il personale.
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