Heiwa Group modernizza il check-in degli hotel con il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe

Mentre la società di gestione di affitti a breve termine Heiwa Group si espandeva dagli affitti Airbnb al settore alberghiero, si è trovata di fronte a una nuova realtà operativa. Presso l'Hôtel de la Poste a Sierre, tutti gli accessi degli ospiti dovevano essere centralizzati in un'unica postazione, a differenza del loro precedente portafoglio di appartamenti sparsi in tutta la Svizzera romanda.

Tradizionalmente, le chiavi delle camere d'albergo venivano consegnate di persona al banco della reception. Sebbene questo approccio funzionasse durante orari limitati, divenne rapidamente restrittivo per il piccolo hotel di 15 camere. Gli ospiti spesso desideravano arrivare prima o dopo gli orari di apertura della reception, e mantenere una reception aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7 non era economicamente sostenibile.

L'obiettivo di Heiwa non era eliminare l'interazione umana, ma di completarla. Volevano offrire agli ospiti maggiore flessibilità pur garantendo che l'hotel potesse continuare a operare senza intoppi, anche quando il personale non era disponibile, e senza compromettere la sicurezza o la professionalità.

Heiwa Group era alla ricerca di un sistema di gestione delle chiavi automatizzato ma affidabile ed è approdato a Keycafe. Hanno preso in considerazione alternative come l'installazione di serrature intelligenti su ogni porta, ma le hanno rapidamente scartate a causa degli elevati costi di installazione, delle complesse esigenze infrastrutturali e della flessibilità limitata tra diverse tipologie di proprietà.

Keycafe si è distinta per il design del suo armadietto elettronico centralizzato per le chiavi, i bassi costi infrastrutturali e la facilità di implementazione. Anziché sostituire ogni serratura, Heiwa ha potuto digitalizzare l'accesso utilizzando un unico sistema sicuro situato in loco nella hall dell'hotel.

Oggi, Keycafe svolge un ruolo centrale nel flusso di lavoro del check-in dell'hotel. Gli ospiti possono scegliere di effettuare il check-in in modo tradizionale alla reception o optare per un'esperienza completamente self-service. Messaggi automatici inviati tramite l'integrazione Keycafe e Hostaway forniscono agli ospiti le istruzioni per l'accesso alla porta e un codice Keycafe univoco, attivo solo tra gli orari di check-in e check-out di Hostaway, consentendo loro di ritirare la chiave della propria stanza in qualsiasi momento, giorno e notte.

Già nelle prime settimane di utilizzo di Keycafe, Heiwa Group ha riscontrato chiari miglioramenti operativi. Le interruzioni legate al check-in sono diminuite notevolmente e gli ospiti hanno risposto positivamente alla semplicità e all'autonomia del sistema.

Gli orari di apertura della reception sono stati ridotti senza limitare l'accesso degli ospiti, liberando il personale da interventi notturni o dell'ultimo minuto superflui. Anche in caso di indisponibilità del personale, a causa di malattia o vuoti di pianificazione, gli ospiti possono comunque accedere facilmente alle loro camere.

Oltre all'efficienza, Keycafe ha contribuito a modernizzare l'immagine dell'hotel. Abbracciando la digitalizzazione e pur mantenendo un servizio di persona opzionale, Heiwa è riuscita a portare un tradizionale hotel svizzero nel 21° secolo senza sacrificare l'ospitalità.