Hôtel les PieuxHôtel les Pieux passa al sistema Keycafe per la gestione delle chiavi delle sue camere
“Keycafe si integra molto facilmente nella nostra routine quotidiana. Ogni mattina, assegniamo semplicemente le keycard delle camere per la giornata, e il processo si svolge senza problemi da lì.”
Thomas Cadot
Albergatore
Informazioni su Hôtel les Pieux
Hôtel les Pieux è un hotel di 28 camere situato nella penisola del Cotentin, in Normandia. Orientato all'efficienza operativa e alla soddisfazione degli ospiti, l'hotel ricerca costantemente soluzioni che semplifichino i processi, mantenendo al contempo un elevato standard di servizio.
Luciano Picardo è un Coordinatore Marketing presso Keycafe con due anni di esperienza nel settore alberghiero. È specializzato nel modo in cui gli hotel utilizzano la gestione delle chiavi per semplificare i processi della reception, del servizio di pulizia e dell'accesso degli ospiti.
Sfida
Situato nella penisola del Cotentin, in Normandia, l'Hôtel les Pieux è un albergo di 28 camere che accoglie un flusso costante di viaggiatori durante tutto l'anno. Per garantire un'esperienza ospite senza intoppi, una gestione efficiente delle keycard delle camere è essenziale per le operazioni quotidiane.
Prima dell'implementazione di Keycafe, le keycard delle camere venivano lasciate sul bancone della reception affinché gli ospiti le ritirassero utilizzando un sistema basato su una checklist. Pur essendo semplice, questo approccio creava rischi operativi.
Gli ospiti potevano prendere per errore la keycard sbagliata, causando confusione, ritardi e lavoro correttivo aggiuntivo per il personale. I team della reception dovevano monitorare attentamente i ritiri per prevenire errori, aumentando la pressione operativa durante i periodi di punta.
L'hotel necessitava di una soluzione che riducesse gli errori, mantenesse la sicurezza e semplificasse la distribuzione quotidiana delle keycard delle camere, senza dover sostituire la ferramenta esistente delle porte.
Punti Critici
- Errori dell'ospite — Gli ospiti potrebbero ritirare la keycard della stanza sbagliata dal bancone.
- Mancanza di controllo — Si rendeva necessario un monitoraggio manuale per assicurare il corretto ritiro delle keycard.
- Attrito Operativo — Il personale dedicava tempo alla supervisione di un processo che avrebbe dovuto essere fluido.
- Flessibilità di Backup Limitata — La fornitura di tessere sostitutive in caso di smarrimento da parte degli ospiti necessitava di un ulteriore intervento.
Soluzione
L'Hôtel les Pieux ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe per centralizzare e automatizzare la distribuzione delle keycard delle camere.
Ogni mattina, il team della reception utilizza l'app Keycafe — tramite computer o dispositivo mobile — per assegnare le keycard delle camere alle prenotazioni del giorno, il che attiva automaticamente l'invio di un'email o un SMS all'ospite con le istruzioni per l'accesso. Gli ospiti possono quindi utilizzare il loro codice PIN unico per ritirare la loro chiave presso il Keycafe SmartBox al loro arrivo in hotel. Allo stesso modo, quando gli ospiti sono pronti per il check-out, possono restituire le loro chiavi allo SmartBox in pochi secondi. Il personale monitora a distanza arrivi e partenze in tempo reale, poiché riceve notifiche ogni volta che una chiave viene ritirata o riconsegnata.
Il sistema si integra senza problemi nelle operazioni quotidiane e richiede una supervisione manuale minima. Inoltre, il personale può rilasciare istantaneamente una keycard di riserva per la camera se un ospite perde quella originale — migliorando la flessibilità senza aggiungere complessità.
Automatizzando la distribuzione delle keycard e mantenendo piena visibilità sugli accessi, Keycafe ha trasformato un processo manuale e soggetto a errori in un flusso di lavoro sicuro e controllato.
Implementazione dell'Hôtel les Pieux
- Integrazione Operativa Quotidiana — La reception assegna e invia i codici di accesso ogni mattina tramite mobile o desktop.
- Assegnazione automatica della keycard della camera — Gli ospiti ritirano solo la keycard associata alla loro prenotazione dallo SmartBox.
- Funzionalità Keycard di Backup — Le tessere sostitutive possono essere rilasciate rapidamente qualora fosse necessario.
“Grazie a Keycafe, abbiamo ridotto significativamente gli errori. Gli ospiti ritirano la keycard corretta assegnata alla loro prenotazione, e possiamo anche fornire una keycard di riserva se necessario.”
Risultati
Con Keycafe, l'Hôtel les Pieux ha eliminato gli errori nella distribuzione delle keycard delle camere e ha ridotto la necessità di supervisione manuale alla reception. Gli ospiti ora sperimentano un processo di check-in più affidabile e sicuro, anche fuori orario, mentre il personale beneficia di operazioni ottimizzate e meno compiti correttivi. L'installazione di SmartBox di Keycafe ha migliorato l'efficienza quotidiana, ha rafforzato il controllo degli accessi e ha assicurato che la gestione delle keycard delle camere non rappresentasse più rischi operativi.
Il Risultato
- Migliorata Efficienza Operativa — Ridotta necessità di monitoraggio manuale alla reception durante i check-in.
- Maggiore Controllo e Visibilità — Il personale mantiene la supervisione sulla distribuzione delle keycard da qualsiasi luogo grazie alle notifiche in tempo reale nell'app Keycafe.
- Errori degli ospiti azzerati — Le keycard delle camere vengono assegnate correttamente e sono accessibili in sicurezza, senza margine di errore.
- Esperienza degli ospiti ottimizzata — Un processo di arrivo più fluido e affidabile.
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