Concord Hospitality Sostituisce Fogli di Calcolo e Chiavi Smarrite con il Tracciamento Automatizzato di Keycafe

In qualità di una delle più grandi società di gestione alberghiera del paese, Concord Hospitality conosceva fin troppo bene le carenze dei metodi tradizionali di gestione delle chiavi del personale. Le loro strutture facevano affidamento su sistemi macchinosi come fogli di calcolo, registri cartacei e grandi cassette portachiavi non sicure. Questi processi comportavano inefficienze, inclusa l'impossibilità di tenere traccia dei permessi e le difficoltà nel ritenere il personale responsabile per le chiavi smarrite.

Senza un sistema affidabile, la sicurezza era sempre una preoccupazione costante per la direzione. Chiavi master smarrite o perse potevano compromettere la sicurezza degli ospiti e l'integrità della proprietà, mentre la mancanza di tracciamento in tempo reale ostacolava la trasparenza operativa. L'azienda aveva bisogno di una soluzione scalabile per gestire l'elevato volume di chiavi nelle loro numerose strutture.

Concord Hospitality ha integrato il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe nell'apertura di una nuova proprietà alberghiera doppia in Michigan – AC Hotel by Marriott e Hyatt House Lansing – assicurando un controllo delle chiavi semplice, ma potente, fin dall'inizio. I dipendenti si sono rapidamente adattati al sistema, che ha richiesto una formazione minima: solo pochi minuti per assegnare i PIN e dimostrare le operazioni tramite touchscreen.

All'inizio del loro turno, i dipendenti registrano l'inizio del servizio, quindi si dirigono immediatamente alla SmartBox e inseriscono il loro PIN per ritirare le chiavi assegnate per la giornata. Alla fine del loro turno, le chiavi vengono riconsegnate allo stesso modo. I manager utilizzano l'app Keycafe per monitorare l'utilizzo di tutte le chiavi in tempo reale e modificare i permessi di accesso quando necessario. Questa trasformazione digitale ha migliorato la responsabilità, la sicurezza e l'efficienza del flusso di lavoro.

Dall'adozione di Keycafe, Concord Hospitality ha ottenuto miglioramenti significativi nella sicurezza e nell'efficienza operativa in oltre 20 delle loro proprietà alberghiere. Il monitoraggio delle chiavi è ora automatizzato, consentendo ai manager di verificare l'utilizzo e di affrontare le discrepanze immediatamente e proattivamente. Il sistema ha fatto risparmiare un numero considerevole di ore di lavoro, eliminando i processi manuali di registrazione e tracciamento.

Le chiavi master, che garantiscono l'accesso ad aree critiche, sono ora conservate nella SmartBox e se ne tiene traccia, riducendo la probabilità di accessi non autorizzati. I manager apprezzano la tranquillità che deriva dalle notifiche in tempo reale e dal controllo remoto del sistema.

Per il capo ingegnere Kevin Krause, Keycafe è diventato uno strumento essenziale nella sua routine quotidiana: “Sapere dove sono le chiavi e quando vengono prelevate, per me è il beneficio maggiore. Se stai usando un sistema diverso da Keycafe, ti stai perdendo qualcosa.”