Hotel Gran Arena Riduce i costi e Aumenta la soddisfazione degli ospiti con Keycafe

Situato ai margini dello storico quartiere dello shopping di Okinawa, l'Hotel Gran Arena è molto apprezzato sia dalla gente del posto che dai turisti. Nelle vicinanze si trovano bar e ristoranti, e uno stadio polivalente è raggiungibile a piedi, dove gli abitanti del luogo partecipano a eventi sportivi e concerti. Per i turisti, la facile accessibilità da e per l'aeroporto è un comodo punto di forza. Ristrutturato e riaperto a dicembre 2019, l'hotel offre suite pulite e spaziose con bagni e servizi igienici separati, molto apprezzati dagli ospiti giapponesi.

Per il team di gestione, il controllo dei costi del personale era una delle maggiori problematiche quando hanno pianificato la riapertura dell'hotel. Volevano mantenere i costi operativi al minimo al fine di mantenere tariffe convenienti per i clienti. Un elemento fondamentale di questo piano era una reception senza personale e un processo di check-in/check-out.

Keycafe è stato selezionato in base alla compatibilità con il sistema di self-check-in scelto dall'Hotel Gran Arena e fornito da Airhost. Le chiavi delle camere sono custodite in una Keycafe SmartBox nella hall dell'hotel. Quando gli ospiti arrivano, compilano un modulo di check-in su un tablet. Una volta completato, viene visualizzato il loro codice di accesso Keycafe univoco, e lo inseriscono nella SmartBox per ritirare la loro chiave.

L'Hotel Gran Arena impiega sei membri dello staff, che sono pronti ad assistere calorosamente gli ospiti con la procedura di self-check-in, se necessario, durante il giorno. Di notte, se sorgono problemi con il ritiro o la riconsegna delle chiavi, un manager può gestire la situazione con l'app Keycafe, anche quando non è in loco. Utilizzando l'app, un manager può aprire a distanza i comparti per le chiavi degli ospiti, creare e modificare i diritti di accesso alle chiavi e controllare l'inventario delle chiavi nella SmartBox quando necessario.

La riapertura dell'hotel e l'introduzione del sistema di self-check-in sono avvenute appena un mese prima del primo caso di COVID-19 segnalato in Giappone. Keycafe è stato ben accolto sia dagli ospiti che dal personale dell'hotel, essendo stato implementato giusto in tempo per la pandemia.

Poter controllare in remoto la SmartBox e gli accessi alle chiavi in tempo reale è stato il più grande beneficio dell'introduzione di Keycafe, insieme alla riduzione dei costi di manodopera. La pandemia ha cambiato radicalmente le norme sociali in Giappone, e gli ospiti ora apprezzano la privacy, la sicurezza e la comodità del self-check-in. Con Keycafe, il carico di lavoro del personale per i check-in e i check-out è notevolmente diminuito durante il giorno, e la direzione ha drasticamente ridotto i costi del personale per i turni di notte. Questi risparmi sui costi sono stati trasferiti agli ospiti, permettendo loro di godere di un'esperienza di check-in e check-out flessibile, secondo i propri orari, il tutto a un prezzo inferiore rispetto ai concorrenti che impiegano una reception tradizionale.