Clamens & STPSClamens & STPS、公共事業業務における全車両の鍵のトレーサビリティを実現
“Keycafeは、当社の鍵管理の安全性と簡素化を実現するとともに、すべてのユーザーに信頼性が高く、迅速で、使いやすいソリューションを提供しました。”
ジャン＝バティスト・ベッソネ
システム＆ネットワーク管理者
ClamensおよびSTPSについて
Ensisグループ傘下のClamensとSTPSは、建設資材のリサイクルおよび公共事業を展開しています。フランスのヴィルパリジスに拠点を置き、イル・ド・フランス地域圏全域のインフラおよび公益事業関連プロジェクト向けに、93台の車両を運用・管理しています。
ギデオンはKeycafeのプロダクトマーケティングマネージャーとして、企業がスマートキー管理システムの利点を理解するのを支援しています。
課題
フランスのヴィルパリジスに拠点を置くアンシス・グループは、建設資材のリサイクルを行うクラメンス、およびGRDF（Gaz Réseau Distribution France）やEDF（Électricité de France）といった主要な公益事業者にサービスを提供する公共事業会社であるSTPSといった傘下の企業を通じて、多様な車両フリートを運用しています。90台以上の車両と480名の従業員を擁し、彼らの業務は、夜間勤務や緊急のオンコール対応業務を含む複数の部署やシフトにわたるドライバー、整備士、管理者間の日常的な調整を必要とします。
同社は、物理的なボードとオフィスロッカーを使用した、手作業による車両キーの管理プロセスに依存していました。ドライバーはしばしば非公式な場所に鍵を置き忘れ、返却を忘れたり、あるいは鍵を回したりしていました。これにより、車両の利用可能性に関する不確実性が生じていました。トラックの再割り当て、修理、または緊急派遣が必要になった際、鍵がどこにあるか分からず（あるいはそもそも現場にあるのかどうかも不明なため）、遅延、内部の摩擦、およびサービスの中断を引き起こしていました。
課題
- トレーサビリティ不足 — 鍵は、運転者間で記録されずに頻繁に非公式に受け渡されており、これにより車両の利用状況を追跡し、責任を明確にすることが困難となっていました。
- 鍵の未返却または紛失 — 鍵が個人ロッカーに放置されたり、未返却となったりしたことで、車両の再割り当てに遅延が生じ、整備工場のスケジュールが中断されていました。
- 管理されていないアクセス — これまで、鍵の保管は公開されたボードやセキュリティのない受け渡し場所に頼っており、役割、車両、時間帯に応じたアクセス制限は不可能でした。
- 管理上の負担 — フリート管理者は、鍵関連の問題を手動で解決することが頻繁に求められ、その結果、日常業務に時間を要するタスクが加わっていました。
ソリューション
Ensis Groupeは、鍵管理を体系化しセキュリティを強化するため、ClamensおよびSTPSの事業所にKeycafe SmartBoxシステムを導入しました。現在、ドライバー、整備スタッフ、配車担当者は、安全かつログ記録されたアクセスを通じて、鍵の受け渡しにこのシステムを日常的に使用しています。
各ユーザーには、各自の役割と責任に基づいて特定の権限に紐付けられた固有のPINコードが割り当てられます。例えば、ドライバーは担当車両に関連する鍵のみを閲覧でき、アクセスは特定の時間帯に制限されます。整備チームはメンテナンスに必要なあらゆる鍵を取り出すことができ、一方、配車担当者はKeycafeアプリを通じて遠隔でアクセス権を付与または取り消すことができます。
この設定により、承認された担当者のみが鍵を取り扱い、すべての取引が完全に可視化されることが保証されます。SmartBoxシステムは、非公式な慣行を標準化され、監査可能なワークフローに置き換え、セキュリティ、説明責任、運用管理を向上させました。
クレメンスとSTPSによる導入
- ロールベースアクセス制御 — 各ユーザーは、その役割（例：ドライバー、工場スタッフ、管理者など）に基づいて特定の権限を持ってKeycafeシステムに追加され、必要な鍵のみにアクセスが制限されます。
- スケジュールされたアクセス時間枠 — アクセス時間は、各ユーザーのシフトや担当業務に合わせて柔軟に設定されます。これにより、鍵は必要な時にのみ利用可能となり、管理体制の強化にも貢献します。
- リモート管理 — 配車担当者およびITスタッフは、スマートフォンやPCのKeycafeアプリを使って、勤務時間外でもリアルタイムでアクセス管理や問題のトラブルシューティングを行うことができます。
- 部門横断での共有利用 — ドライバーに加え、整備チームや夜勤スタッフも、同僚や上司を探し回る必要なく、システムを活用して車両の鍵を受け取っています。
“鍵の移動履歴をリアルタイムで明確に把握できます。アプリ上で、いつ預け入れられ、いつ取り出され、誰によって行われたのかを把握できます。この情報は非常に重要です。”
結果
Ensis Groupeは、Villeparisisの事業全体にわたるKeycafeの導入後、ドライバー、管理者、整備スタッフによる鍵の管理方法を完全に変革しました。非公式な受け渡しや安全性の低い保管方法は、構造化され追跡可能なシステムに置き換えられました。これにより、ユーザーは必要な鍵に自律的にアクセスできるようになり、管理者は権限とアクセス時間を完全に制御できるようになりました。これは特に、オンコールチームが遅延なく鍵を回収し、現場での管理者のサポートなしに業務を継続できる夜間や週末のシフトにおいて非常に価値がありました。
新しいシステムは、チーム間の連携も改善しました。配車担当者は車両の空き状況に基づいて迅速に車両を再割り当てでき、整備スタッフは必要に応じて修理のために鍵を回収できるなど、すべての作業がワークフローを中断することなく行えるようになりました。明確な手順と一元化されたアクセスにより、鍵の管理は関係者全員にとって、より迅速に、より安全に、そして著しく信頼性の高いものとなりました。
結果
- システム全面導入 — 現在、鍵の預け入れと受け取りはすべてKeycafeを通じて行われるようになり、スタッフ間の非公式なやり取りが解消されました。
- 鍵紛失の大幅削減 — 鍵の紛失・置き忘れを80%以上削減し、日々の運用信頼性を大幅に向上させます。
- 日常業務の時間短縮 — 鍵の受け渡し管理と調整にかかる時間の推定30%短縮。
- 状況の可視化と責任の明確化 — 鍵の移動状況をリアルタイムで追跡することで、安全なアクセスが確保され、内部監視もサポートされます。
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