Assia UNAが4拠点にわたって車両鍵管理をいかに安全かつ体系的に構築したか

Assia UNAが在宅医療サービスを拡大するにつれて、車両フリートへのアクセス管理はますます複雑になりました。4つの異なるサービス拠点に分散された最大100台の車両を抱える状況で、日々の業務において、調整と監視は極めて重要でした。

以前は、体系的な鍵管理システムが導入されていませんでした。車両の鍵は自由に利用でき、追跡や責任の所在が不明確でした。小規模なうちは管理可能でしたが、組織が500人以上の従業員に拡大するにつれて、この方法はすぐに持続不可能になりました。

毎朝、介護士と看護師は巡回に出かける前に車両の鍵を受け取る必要がありました。スケジュールによっては、一部の車両は数日間連続して保管されることもありました。リアルタイムの可視性がなければ、管理者はどの時点で誰がどの車両を所有しているかを明確に把握できませんでした。

この管理の欠如は、運用上の非効率性とセキュリティ上の懸念の両方を生み出し、特に一時的な従業員、代替要員、短期スタッフがアクセスを必要とする場合には顕著でした。4つの独立した拠点での鍵の管理は、物流上の課題をさらに増大させました。

Assia UNAは、全ての拠点での車両管理に可視性と一貫性をもたらすことができる、安全で、体系的で、使いやすいシステムを必要としていました。

鍵管理システムプロバイダーの包括的な市場調査を実施した結果、Assia UNAはシンプルさ、機能性、費用対効果のバランスの取れたKeycafeを選定しました。すべての4つのサービス拠点にSmartBoxを導入し、組織全体の鍵管理を標準化しました。各車両の鍵はSmartBoxに安全に保管され、サービス拠点と部署ごとに整理されるため、従業員は自身のチームに割り当てられた車両のみにアクセスできます。

アクセス権限はプラットフォームを通じて直接管理されます。管理者は役割と部署に基づいてユーザー権限を割り当て、数クリックでアクセス権を付与、変更、または取り消すことができます。これは一時的な作業員や代替スタッフにとって不可欠な機能です。各看護師または介護士は個人のアクセスコードを受け取ります。到着後、SmartBoxでコードを入力すると、利用可能な車両が表示され、管理者の監督なしに数秒で該当するロッカーが自動的に開きます。

車両が複数日割り当てられたままである場合でも、システムはリアルタイムでその割り当てを追跡し続けます。管理者は、誰がどの車両を使用しているか、いつ持ち出されたか、そして返却されたかどうかを即座に確認できます。この体系的な設定は、スタッフの自律性と集中的な監視を両立させ、日々の業務をサポートしつつ、将来の成長にも対応できる、スケーラブルで安全かつユーザーフレンドリーなソリューションを提供します。

Keycafeの導入により、Assia UNAの車両運用に即座に体系化と管理がもたらされました。かつては自由アクセスだったシステムは、今や全4拠点で完全に組織化され、安全かつ追跡可能になりました。スタッフは、使用を許可された特定の車両にのみアクセスできるため、無制限な鍵アクセスによるリスクが排除されました。

組織は現在、リアルタイムの車両状況の可視化から恩恵を受けており、管理者は複数日にわたる割り当てを含め、誰がどの車両を使用しているかを瞬時に確認できるようになりました。この透明性により、連携が改善され、日常的な運用上の不確実性が減少しました。

朝の鍵の配布はより迅速かつ効率的になり、管理時間を節約し、スタッフがケアの提供に集中できるようになりました。臨時スタッフや交代要員を含む500人を超える従業員を抱える中で、管理され追跡可能なアクセスは、セキュリティと説明責任を大幅に強化しました。

全体として、このソリューションは、Assia UNAの成長を支えつつ、運用効率とプロフェッショナリズムを強化する、スケーラブルで信頼性の高いシステムを提供します。