アランサスパス警察署はKeycafeを活用し、パトカーの鍵を追跡管理しています。

住民数が1万人弱のテキサス州アランサスパスは小さな都市ですが、だからといってその警察署が忙しくないわけではありません。32名の警察官、9名の通信士、2名の動物管理官、2名の事務職員、そして数名のボランティアが、犯罪と闘い、学校に安全担当官を配置し、新しい条例について住民に情報を提供し、動物関連サービスを担当し、そして市民に護身術クラスを提供しています。

地域社会の安全維持に多忙を極める中、アランサスパス警察署の職員は鍵を探すことに時間を浪費する必要はありません。鍵が紛失するだけでなく、部署のクレジットカードも紛失しており、その結果、苛立ちと時間の無駄が生じていました。紙の貸出記録簿が使用されていましたが、ほとんどの場合、それは無視されていました。その上、すべての鍵とクレジットカードが全職員に利用可能であったため、権限管理と整理は悪夢のような状態でした。

Keycafe SmartBoxは完璧なソリューションであることが判明しました。

「弊社のパトロール車両の鍵は、SmartBoxに保管されています」と、警察ITマネージャーのデビッド・オフアルター氏は述べています。「勤務に就く際、警察官はKeycafeモバイルアプリで自分のユニットの鍵を見つけ、SmartBoxから取り出します。勤務終了時には、SmartBoxのタッチディスプレイを使って返却します。」モバイルアプリにログインしている間、各警察官は自身のKeycafeアカウントによって識別されるため、デジタル記録は以前の紙のログのように無視されることがなくなりました。

オフィスでは、部門のクレジットカードを、必要なときに許可された従業員が利用できるようにしつつ、安全に保管することにも苦慮していました。SmartBoxのロッカー型ボックスは、鍵だけでなく小さな物の保管も可能であるため、クレジットカードへの利用は理にかなっていました。現在、すべての部門の鍵にはKeycafe fobが取り付けられており、鍵やクレジットカードがSmartBoxから取り出されたり返却されたりするたびに記録が作成されます。さらに、鍵とクレジットカードは、使用資格のある従業員に限定することが可能になり、不正使用のリスクが排除されました。

「Keycafeは、私たちが探し求めていたロッカーボックス型のソリューションを提供してくれる唯一のソリューションでした」とオフアルター氏は述べています。「それは顧客のニーズに合わせて柔軟に対応できるように設計されています。」

クレジットカードや部署の車両の鍵が紛失しても、警察官やその他の職員が慌てて対応する必要はなくなりました。Keycafe導入以前は、部署は一斉メールを送信し、従業員からの返答を待たなければなりませんでした。Keycafeシステムによって自動的に生成される記録のおかげで、誰が最後に鍵を持ち出したかを常に把握できるようになりました。エリック・ブランチャード警察署長によると、部署の「これらの問題に関連するストレスレベルは史上最低レベルに達している」とのことです。

オファルター氏は「誰もがこのシステムを気に入っています」と述べています。「鍵を探す手間を大幅に省くことができました。今では、鍵がなくなったとしても、どこへ行けば見つかるか正確にわかります。」