Binnen de grootste luchthaven van Uruguay: Hoe Carrasco International sleutelbeheer automatiseerde voor meer dan 400 medewerkers

Voordat Aeropuertos Uruguay Keycafe implementeerde, beheerde het honderden sleutels via een volledig handmatig proces op Carrasco International, de grootste luchthaven van Uruguay. De operatie omvatte het bijhouden van sleutels voor een vloot grondafhandelingsvoertuigen, zones met beperkte toegang en gespecialiseerde luchtvaartapparatuur op de hele luchthaven, waarbij elke sleuteluitgifte en -teruggave handmatig in een spreadsheet werd vastgelegd.

Naarmate het aantal sleutels toenam, werd het proces steeds moeilijker te beheren voor de meer dan 400 medewerkers en externe aannemers. Personeel besteedde vaak waardevolle tijd aan het zoeken in overvolle sleutelkasten om specifieke sleutels te vinden, wat de dagelijkse operaties vertraagde en het inzicht in sleutelgebruik beperkte. Vertragingen bij het vinden of ophalen van sleutels verstoorden gepland werk met externe leveranciers, wat de operationele efficiëntie beïnvloedde en een onnodige administratieve werklast creëerde.

Aeropuertos Uruguay heeft Keycafe geïmplementeerd om zijn handmatige sleutelbeheerproces te vervangen door een veilig, geautomatiseerd systeem dat gecontroleerde toegang en realtime inzicht biedt in de gehele luchthavenoperaties. Het platform is geconfigureerd om te passen bij de organisatiestructuur van de luchthaven, waardoor wordt gewaarborgd dat medewerkers en externe leveranciers alleen toegang hebben tot de sleutels die relevant zijn voor hun verantwoordelijkheden — een cruciale vereiste voor een faciliteit die opereert onder strikte luchtvaartbeveiligingsnormen.

Beheerders beheren het gehele systeem door instellingen te configureren, gebruikers aan te maken, sleutelgroepen te organiseren en toegangsrechten te definiëren. Managers, zoals afdelingshoofden, houden toezicht op sleutels binnen hun afdelingen en kunnen tijdelijke toegang verlenen aan medewerkers of externe leveranciers wanneer dat nodig is. Basisgebruikers hebben doorlopende toegang tot de operationele sleutels die ze nodig hebben voor hun dagelijkse taken, terwijl externe leveranciers tijdgebonden toegang krijgen, alleen voor goedgekeurde taken.

Deze structuur stelt gebruikers in staat snel geautoriseerde sleutels te lokaliseren en op te halen, met behoud van verantwoording door middel van geautomatiseerde activiteitenregistratie en gecentraliseerd toezicht.

Bij een faciliteit waar elke minuut operationele vertraging gevolgen kan hebben voor vluchtschema's, aannemerswerk en passagiersdiensten, zag Aeropuertos Uruguay onmiddellijk verbeteringen in efficiëntie en reactietijden na de implementatie van Keycafe. Medewerkers kunnen nu zelfstandig geautoriseerde sleutels ophalen en terugbrengen via een sneller, gestroomlijnder proces, terwijl op toegang gebaseerde zoekfilters gebruikers helpen snel precies te vinden wat ze nodig hebben. De luchthaven verlaagde ook de kosten gerelateerd aan duplicaten sleutels, slotvervangingen en uitgesteld aannemerswerk. Door zich aan te passen aan de specifieke eisen van beveiliging, onderhoud, operaties en externe leveranciers, leverde Keycafe een oplossing die naadloos aansloot op de dagelijkse werkprocessen van de luchthaven.