Uw Plek VastgoedbeheerGeen Buitensluitingen Meer: Hoe Keycafe Vastgoedtoegang en Bewonerstevredenheid Verbeterde voor Your Place Property Management
“Keycafe has solved the key management problem for property management, including inventorying, storing and giving emergency key access to residents.”
Craig Caffarello
President
Over Your Place Property Management
Your Place Property Management is een full-service vastgoedbeheerbedrijf dat zich richt op appartementencomplexen, eengezinswoningen en commerciële panden in de westelijke buitenwijken van Chicago.
Gideon Leung is de Marketing Manager bij Keycafe, leidt de wereldwijde marketing en fungeert als productexpert van het bedrijf. Hij schrijft de technische documentatie, functiemeldingen, productupdates en handleidingen die klanten wereldwijd helpen het maximale uit het platform te halen.
Uitdaging
Bij Your Place Property Management stuitte het team op een aanzienlijke hindernis in hun bedrijfsvoering – het ontbreken van een efficiënt, veilig reservesleutelsysteem voor hun diverse portfolio van meergezins-, eengezins- en commerciële panden. Deze lacune in hun bedrijfsvoering vormde niet alleen een risico voor de bewonerstevredenheid, maar ook voor hun bedrijfsresultaat, aangezien storingen in elektronische sloten er vaak toe leidden dat bewoners buitengesloten raakten, wat kostbare en ongemakkelijke slotenmakerinterventies noodzakelijk maakte. Het bedrijf registreerde ongeveer vier buitensluitingen per jaar, die elk ongeveer $250 kostten voor slotenmakersdiensten buiten kantooruren. Dit benadrukte een dringende behoefte aan een duurzamere en betrouwbaardere oplossing.
De operationele inefficiënties reikten verder dan buitensluitingen in noodgevallen. Het ontbreken van een proces voor de toegang van aannemers tot panden zonder elektronische sloten verergerde de uitdaging. Als een bewoner niet thuis kon zijn tijdens werkuren, betaalde de pandeigenaar uiteindelijk een hogere rekening, aangezien aannemers aanzienlijk hogere tarieven in rekening brachten voor servicebezoeken buiten kantooruren, wat zowel de tevredenheid van de eigenaar als die van de huurder nadelig beïnvloedde. Dit veelzijdige probleem vroeg om een oplossing die zowel onmiddellijke toegangsproblemen als bredere operationele inefficiënties kon aanpakken, wat een cruciaal moment markeerde voor het bedrijf om hun dienstverlening te verbeteren.
Pijnpunten
- Geen Noodsleuteltoegang — Geen betrouwbaar systeem aanwezig voor bewoners om toegang te krijgen tot sleutels bij een storing van elektronische sloten, wat leidt tot dure slotenmakersbezoeken en ontevreden huurders.
- Slotmakerkosten — Gemiddeld 4 buitensluitingen per jaar kosten jaarlijks $1.000, enkel aan slotenmakerskosten buiten kantooruren.
- Kosten voor vastgoedeigenaren — Het wachten tot bewoners na hun werk thuiskwamen voor aannemersbezoeken leidde tot toeslagen buiten kantoortijden voor eigenaren.
Oplossing
De introductie van het Keycafe SmartBox sleutelbeheersysteem maakte een gecentraliseerde sleutelopslag mogelijk, waardoor logistieke nachtmerries bij het beheer van talrijke sleutelboxen werden voorkomen en een naadloos, veilig toegangssysteem voor zowel bewoners als aannemers werd gewaarborgd.
Zodra een elektronisch slot is geïnstalleerd bij een nieuwe klantlocatie, wordt een reservesleutel geregistreerd in de Keycafe software en geplaatst in de SmartBox op het centrale kantoor van Your Place Property Management. Als een slot defect raakt en de bewoner de reservesleutel nodig heeft, krijgen ze instructies voor toegang tot de SmartBox in de 24/7 lobby van het kantoor. Ze hoeven alleen maar naar de SmartBox te gaan en een unieke pincode in te voeren die alleen toegang geeft tot de sleutel van hun pand. De inzet van personeel ter plaatse is niet nodig en een dure slotenmakeroproep wordt vermeden. Dit heeft niet alleen de operationele processen gestroomlijnd, maar heeft ook de veiligheid en het gemak aanzienlijk versterkt.
Bovendien breidde de oplossing van Keycafe de voordelen uit naar het toegangsbeheer voor aannemers, waarmee nog een cruciaal aspect van de operationele uitdagingen van Your Place Property Management werd aangepakt. Door dezelfde workflow te gebruiken voor het ophalen van sleutels in de kantoorlobby, konden aannemers nu overdag panden betreden zonder aanwezigheid van de huurder, waardoor extra kosten voor serviceoproepen buiten kantooruren werden bespaard. Deze verbetering van de operationele efficiëntie bespaarde niet alleen geld voor pandeigenaren, maar diende ook als een uniek verkoopargument voor Your Place Property Management, wat hielp bij het aantrekken van nieuwe klanten en het bevorderen van positieve huurervaringen, wat op zijn beurt resulteerde in positieve servicebeoordelingen en bedrijfsgroei.
Implementatie van Your Place Property Management
- Gecentraliseerd Sleutelbeheer — Het systeem van Keycafe werd in de kantoorlobby geïnstalleerd om honderden klantsleutels centraal te beheren, waardoor individuele sleutelboxen overbodig werden.
- Geautomatiseerde 24/7 Sleuteltoegang — Bewoners en aannemers profiteren van een betrouwbaar sleuteltoegangssysteem, dat 24/7 toegang tot panden garandeert.
- Eenvoudige pincode-authenticatie — Aannemers en bewoners die een sleutel moeten ophalen, ontvangen een unieke code die hen uitsluitend toegang geeft tot de sleutel waarvoor ze geautoriseerd zijn.
“Ik wist al, nog voordat we het systeem bestelden, dat dit onze oplossing zou zijn. We hebben geen andere opties overwogen. Keycafe was de enige die elektronische toegang mogelijk maakte zonder dat we honderden verschillende sleutelkluizen hoefden te beheren, die we voor elk pand nodig zouden hebben gehad.”
Resultaten
De implementatie van Keycafe door Your Place Property Management verbeterde de efficiëntie, beveiliging en zowel de tevredenheid van bewoners als eigenaren voor het bedrijf. De impact van het systeem was diepgaand, waardoor de afhankelijkheid van dure slotenmakersdiensten werd verminderd en zowel de tevredenheid van huurders als vastgoedeigenaren aanzienlijk werd verbeterd. De vier buitensluitingen per jaar, voorheen een bron van financiële en operationele belasting, zijn nu effectief verminderd, wat de tastbare voordelen van het sleutelbeheersysteem van Keycafe aantoont.
Bovendien heeft de strategische toepassing van Keycafe voor toegang van aannemers niet alleen de bedrijfsvoering gestroomlijnd, maar ook de algehele service-ervaring verbeterd, wat een keten van voordelen creëert. De besparingen gerealiseerd door het vermijden van dure aannemerskosten buiten werktijden, in combinatie met de operationele efficiëntie, hebben de positie van Your Place Property Management in de lokale vastgoedverhuurmarkt versterkt, waardoor het een aantrekkelijke keuze is voor zowel vastgoedeigenaren als huurders.
The Outcome
- Kostenbesparingen — Het systeem heeft een kosteneffectief alternatief geboden voor slotenmakersdiensten, wat jaarlijks meer dan $1.000 bespaart.
- Verbeterde bewoners- en eigenarentevredenheid — De investering in het systeem van Keycafe heeft zowel vastgoedeigenaren als bewoners geïmponeerd en toont een toewijding aan betrouwbare vastgoedbeheeroplossingen.
- Professionele uitstraling — De strakke gebruikersinterface en professionele uitstraling van het Keycafe-systeem zijn nu een verkoopargument, waardoor het bedrijf nieuwe klanten kan aantrekken.
Configureer nu uw oplossing.
Configureer en schaf uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten aan. Onze onboarding specialisten werken met u samen om uw oplossing op te zetten en ervoor te zorgen dat het een succes wordt. Als Keycafe niet de juiste oplossing is voor uw bedrijf, kunt u het tot 45 dagen retourneren voor volledige restitutie!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
How TLC Properties Improved Resident Services While Lowering Costs Using Keycafe
Lees de casestudy
Lodgeur Schaalt 24/7 Self-Check-In met Keycafe
Lees de casestudy