Engel & VölkersSleutelbeheer voor Vastgoed: De weg van Engel & Völkers Madrid naar automatisering
“Snel, veilig en eenvoudig te beheren.”
Juan San Martín Rico
IT-technicus
Over Engel & Völkers
Engel & Völkers is een wereldwijd vastgoedbedrijf gespecialiseerd in luxe residentieel en commercieel vastgoed.
Diana is Marketing Coördinator bij Keycafe en helpt wagenparkbeheerders sleutelbeheer te optimaliseren door de voordelen ervan te communiceren via content en partnerschappen.
De uitdaging
Engel & Völkers is een wereldwijd vastgoedbedrijf met een aanwezigheid in meer dan 30 landen, dat premium vastgoeddiensten aanbiedt. Op hun kantoor in Madrid wilden ze de interne processen stroomlijnen voor het beheer van vastgoedsleutels die door hun team van vastgoedadviseurs werden gebruikt. Het doel was duidelijk: sleuteloverdrachten automatiseren en de efficiëntie van de dagelijkse werkzaamheden verbeteren, zonder uitsluitend afhankelijk te zijn van handmatige processen.
Voorheen werd al het sleutelbeheer handmatig afgehandeld door receptiepersoneel, dat sleutels bijhield en verdeelde met behulp van een analoog systeem. Dit creëerde knelpunten en legde een zware administratieve last op het team. Aangezien makelaars de hele dag door sleutels in- en uitcheckten, zocht Engel & Völkers naar een systeem dat de verantwoording zou verbeteren, menselijke fouten zou verminderen en hun interne coördinatie zou optimaliseren.
Juan San Martin Rico, IT-technicus op het kantoor in Madrid, legde hun probleem uit: "We wilden dit proces automatiseren zodat we dingen konden versnellen, zonder dat het gedoe zou zijn voor ons receptiepersoneel of wie dan ook."
Pijnpunten
- Handmatige werklast voor medewerkers — Receptiepersoneel was uitsluitend verantwoordelijk voor het beheren en bijhouden van sleuteloverdrachten.
- Lange doorlooptijden — Wachten op personeel om sleutels over te dragen of te ontvangen, veroorzaakte vertragingen voor consultants.
- Beperkte zichtbaarheid — Moeite met het monitoren van sleuteloverdrachten en het waarborgen van consistente teruggave en ophalen.
- Risico op fouten — Handmatige afhandeling verhoogde de kans op verloren of zoekgeraakte sleutels.
Oplossing
Om de efficiëntie en verantwoordelijkheid te verbeteren, heeft Engel & Völkers Madrid het Keycafe SmartBox sleutelbeheersysteem op hun kantoor geïmplementeerd. Het doel was om makelaars directe, veilige toegang tot sleutels te geven, terwijl volledige administratieve controle behouden blijft.
Met Keycafe halen en retourneren makelaars nu sleutels op met behulp van persoonlijke toegangscodes of gebruikersbadges, zonder baliepersoneel te hoeven betrekken. Elke actie wordt in real-time gelogd, waardoor het managementteam het gebruik kan monitoren en workflows kan optimaliseren. De videoregistratiefunctie van de SmartBox voegt een extra laag verantwoordelijkheid toe, door visuele bevestiging te bieden van elke sleutelinteractie.
Engel & Völkers' Implementatie
- Onafhankelijke Toegang — Agenten gebruiken unieke toegangscodes of ID-kaarten om sleutels op te halen en terug te brengen zonder hulp van personeel.
- Videoregistratie — Elke transactie wordt door de SmartBox geregistreerd voor een beter overzicht.
- Digitale Records — Sleuteltoegang wordt realtime geregistreerd voor betere tracking en rapportage.
- Sleutelafhandeling uitsluitend voor agenten — Uitsluitend geautoriseerde teamleden beheren sleutels, waardoor volledige interne controle en traceerbaarheid wordt gegarandeerd.
“We hebben gezocht naar oplossingen bij andere bedrijven. Echter, geen van hen had ons een oplossing zoals Keycafe aangeboden.”
Resultaten
Keycafe hielp Engel & Völkers Madrid meer controle te krijgen over een cruciaal onderdeel van hun bedrijfsvoering: toegang tot panden. Door knelpunten bij het handmatig sleutelbeheer weg te nemen, verhoogden ze de teamproductiviteit en verminderden ze het risico op fouten.
"De grootste voordelen die we hebben ervaren bij het gebruik van Keycafe zijn snelheid, beheer en controle", legde Juan San Martin Rico uit.
De mogelijkheid om activiteiten te monitoren en de afhankelijkheid van personeel voor elke sleuteltransactie te verminderen, maakte waardevolle middelen vrij, terwijl de digitale audit trail de interne verantwoording verbeterde. Makelaars hebben nu zelfbedieningstoegang tot sleutels en kunnen bezichtigingen uitvoeren zonder logistieke vertragingen.
We hebben bij andere bedrijven naar oplossingen gezocht. Geen van hen had ons echter een oplossing zoals Keycafe geboden.
Ángel González, IT-specialist
Het Resultaat
- Tijdsbesparing — Sneller sleutels ophalen en inleveren vermindert dagelijkse onderbrekingen.
- Minder fouten — Automatisering verving handmatig bijhouden, met minimale fouten.
- Teamcoördinatie — Duidelijke gebruikslogboeken verbeteren planning en zichtbaarheid.
- Verantwoording — Video- en digitale registraties creëren vertrouwen en transparantie.
Personaliseer uw oplossing nu
Configureer en schaf uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten aan. Onze onboarding specialisten werken met u samen om uw oplossing op te zetten en het succes ervan te garanderen. Als Keycafe niet de juiste oplossing is voor uw bedrijf, kunt u het retourneren voor een volledige terugbetaling tot wel 45 dagen!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
Lodgeur Schaalt 24/7 Self-Check-In met Keycafe
Lees de casestudy
Concord Hospitality verruilt spreadsheets en verloren sleutels voor Keycafe's geautomatiseerde tracking.
Lees de casestudy