Concord HospitalityConcord Hospitality verruilt spreadsheets en verloren sleutels voor Keycafe's geautomatiseerde tracking.
“Keycafe is een geweldige aanvulling geweest voor de beveiliging van onze organisatie, onze gemoedsrust en de verantwoording van medewerkers.”
Kevin Krause
Hoofdingenieur
Over Concord Hospitality
Concord Hospitality is een van de grootste hotelmanagementbedrijven in de VS, met meer dan 140 hotels en een breed scala aan merken.
Gideon Leung is de Marketing Manager bij Keycafe, die de wereldwijde marketing aanstuurt en fungeert als de productexpert van het bedrijf. Hij schrijft de technische documentatie, functieaankondigingen, productupdates en handleidingen die klanten wereldwijd helpen het meeste uit het platform te halen.
Uitdaging
Als een van de grootste hotelmanagementbedrijven van het land was Concord Hospitality maar al te bekend met de tekortkomingen van traditionele sleutelbeheermethoden voor personeelssleutels. Hun vestigingen waren afhankelijk van omslachtige systemen zoals spreadsheets, papieren logboeken en grote, onbeveiligde sleutelkluizen. Deze processen leidden tot inefficiënties, waaronder het onvermogen om permissies te volgen en moeilijkheden bij het verantwoordelijk stellen van personeel voor verloren sleutels. Zonder een betrouwbaar systeem was veiligheid altijd een zorg achter in het hoofd van het management. Verkeerd geplaatste of verloren hoofdsleutels konden de veiligheid van gasten en de integriteit van het pand in gevaar brengen, terwijl het ontbreken van real-time tracking de operationele transparantie belemmerde. Het bedrijf had een schaalbare oplossing nodig om het grote aantal sleutels over al hun uitgebreide vestigingen te beheren.
Pijnpunten
- Geen Sleutelbeveiliging — Traditionele methoden boden geen real-time tracking, wat leidde tot potentiële beveiligingsinbreuken.
- Gebrek aan Verantwoordelijkheid — Zonder bewijs of registratie van sleutelgebruik kon personeel niet betrouwbaar verantwoordelijk worden gehouden voor verloren sleutels of onverklaarbaar gebruik.
- Tijdrovende administratie — Handmatig sleutels beheren kostte veel tijd en moeite, met weinig voordelen.
Oplossing
Concord Hospitality integreerde het sleutelbeheersysteem van Keycafe bij de opening van een nieuw dubbelhotel in Michigan - AC Hotel by Marriott en Hyatt House Lansing - waardoor vanaf het begin een eenvoudige, doch krachtige sleutelbeheersing werd gewaarborgd. Medewerkers pasten zich snel aan het systeem aan, dat minimale training vereiste—slechts enkele minuten om pincodes toe te wijzen en de bediening van het touchscreen te demonstreren.
Aan het begin van hun dienst klokken medewerkers in en gaan dan onmiddellijk naar de SmartBox om hun pincode in te voeren en hun toegewezen sleutels voor die dag op te halen. Aan het einde van hun dienst worden de sleutels op dezelfde manier teruggebracht. Managers gebruiken de Keycafe app om al het sleutelgebruik in realtime te monitoren en indien nodig toegangsrechten te wijzigen. Deze digitale transformatie heeft geleid tot verbeterde verantwoordelijkheid, veiligheid en efficiëntie van de workflow.
Concord Hospitality's Implementatie
- Eenvoudige installatie — Van uitpakken tot ingebruikname waren de SmartBoxes binnen 2 uur aan de muur gemonteerd en met de cloud verbonden.
- Moeiteloze Training — Medewerkers leren het systeem in minder dan 5 minuten gebruiken, dankzij de intuïtieve touchscreen- en pincodefunctionaliteit.
- Op afstand volgen — Managers gebruiken de desktop- en mobiele app om sleutelactiviteit in realtime te monitoren en problemen zoals late teruggaven op afstand aan te pakken.
“Het kost mij 5 minuten om iemand te trainen, het is uiterst eenvoudig. Dit bespaart veel arbeid.”
Resultaten
Sinds de implementatie van Keycafe heeft Concord Hospitality aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd in beveiliging en operationele efficiëntie bij meer dan 20 van hun hotellocaties. Sleutelbeheer is nu geautomatiseerd, waardoor managers het gebruik kunnen controleren en afwijkingen onmiddellijk en proactief kunnen aanpakken. Het systeem heeft aanzienlijke arbeidsuren bespaard door handmatige registratie- en traceringsprocessen te elimineren.
Hoofdsleutels, die toegang verschaffen tot cruciale ruimtes, worden nu opgeslagen in de SmartBox en worden bijgehouden, waardoor de kans op ongeoorloofde toegang wordt verkleind. Managers waarderen de gemoedsrust die gepaard gaat met real-time meldingen en beheer op afstand van het systeem.
Voor Hoofdingenieur Kevin Krause is Keycafe een essentieel hulpmiddel geworden in zijn dagelijkse routine: “Weten waar de sleutels zijn en wanneer ze worden opgehaald, dat is voor mij het grootste voordeel. Als je een ander systeem dan Keycafe gebruikt, mis je echt iets.”
Iemand trainen kost me 5 minuten, het is uiterst eenvoudig. Dit bespaart veel werk.
Het Resultaat
- Verbeterde beveiliging — Sleutelregistratie vermindert de risico's op ongeoorloofde toegang en verhoogt zo de veiligheid van gasten en de bescherming van eigendommen.
- Verminderde arbeid — Bespaarde arbeidsuren door het elimineren van handmatige sleutelbeheerprocessen resulteerden in een betere operationele focus.
- Verbeterde Verantwoording — Medewerkers worden nu verantwoordelijk gehouden voor sleutelgebruik, met realtime gegevens en videobeelden ter ondersteuning van audits.
Personaliseer uw oplossing nu
Configureer en bestel uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten. Onze onboarding specialisten zullen met u samenwerken om uw oplossing in te richten en ervoor te zorgen dat deze een succes wordt. Mocht Keycafe niet de juiste oplossing zijn voor uw bedrijf, dan kunt u het tot 45 dagen lang retourneren voor een volledige terugbetaling!
