Heiwa Group Moderniseert Hotel Check-In Met Keycafe's Sleutelbeheersysteem

Naarmate verhuurmanagementbedrijf Heiwa Group uitbreidde van Airbnb-verhuur naar de hotelindustrie, werd het geconfronteerd met een nieuwe operationele realiteit. Bij Hôtel de la Poste in Sierre moest alle gasttoegang op één locatie worden gecentraliseerd, in tegenstelling tot hun voorheen verspreide appartementenportfolio in Franstalig Zwitserland.

Van oudsher werden hotelsleutels persoonlijk overhandigd bij de receptie. Hoewel deze aanpak werkte tijdens beperkte openingstijden, werd het al snel beperkend voor het kleine hotel met 15 kamers. Gasten wilden vaak eerder of later arriveren dan de receptieuren, en een 24/7 receptie openhouden was financieel niet haalbaar.

Het doel van Heiwa was niet om menselijke interactie te elimineren, maar om deze aan te vullen. Ze wilden gasten meer flexibiliteit bieden, terwijl ze ervoor zorgden dat het hotel soepel kon blijven functioneren, zelfs wanneer personeel niet beschikbaar was, en zonder concessies te doen aan veiligheid of professionaliteit.

Heiwa Group zocht naar een geautomatiseerd doch betrouwbaar sleutelbeheersysteem en kwam uit bij Keycafe. Ze overwogen alternatieven zoals het installeren van smart locks op elke deur, maar verwierpen deze al snel vanwege hoge installatiekosten, complexe infrastructuurvereisten en beperkte flexibiliteit voor verschillende vastgoedtypen.

Keycafe onderscheidde zich door zijn gecentraliseerde elektronische sleutelkluisontwerp, lage infrastructuurkosten en eenvoudige implementatie. In plaats van elk slot te vervangen, kon Heiwa de toegang digitaliseren met behulp van één enkel, veilig systeem dat zich ter plaatse in de hotellobby bevindt.

Vandaag de dag speelt Keycafe een centrale rol in de check-in workflow van het hotel. Gasten kunnen traditioneel inchecken bij de receptie of kiezen voor een volledig self-service ervaring. Geautomatiseerde berichten, verzonden via de Keycafe- en Hostaway-integratie, voorzien gasten van instructies voor deurtoegang en een unieke Keycafe-code die alleen actief is tussen de check-in en check-out tijden van Hostaway, waardoor ze hun kamersleutel op elk moment kunnen ophalen, dag en nacht.

Al binnen de eerste weken van het gebruik van Keycafe, zag Heiwa Group duidelijke operationele verbeteringen. Incheck-gerelateerde onderbrekingen namen aanzienlijk af, en gasten reageerden positief op de eenvoud en autonomie van het systeem.

De openingstijden van de receptie werden verkort zonder de toegang voor gasten te beperken, waardoor personeel werd ontlast van onnodige late-avond of last-minute interventies. Zelfs wanneer personeel niet beschikbaar is door ziekte of gaten in de planning, kunnen gasten nog steeds gemakkelijk toegang krijgen tot hun kamers.

Naast efficiëntie hielp Keycafe het imago van het hotel te moderniseren. Door digitalisering te omarmen met behoud van optionele persoonlijke service, bracht Heiwa een traditioneel Zwitsers hotel succesvol naar de 21e eeuw zonder in te boeten aan gastvrijheid.