Hotel les PieuxHôtel les Pieux stapt over op het Keycafe-systeem voor het beheer van zijn kamersleutels
“Keycafe integreert zeer eenvoudig in onze dagelijkse routine. Elke ochtend wijzen we eenvoudigweg de kamersleutelkaarten toe voor de dag, en het proces verloopt van daaruit soepel.”
Thomas Cadot
Hotelier
Over Hôtel les Pieux
Hôtel les Pieux is een hotel met 28 kamers gelegen op het schiereiland Cotentin in Normandië. Gericht op operationele efficiëntie en gasttevredenheid, zoekt het hotel continu naar oplossingen die processen vereenvoudigen en tegelijkertijd een hoge servicestandaard handhaven.
Luciano Picardo is Marketing Coördinator bij Keycafe met twee jaar focus op de hotelindustrie. Hij is gespecialiseerd in hoe hotels sleutelbeheer inzetten om de workflows van de receptie, huishouding en gasttoegang te stroomlijnen.
Uitdaging
Gelegen op het schiereiland Cotentin in Normandië, is Hôtel les Pieux een hotel met 28 kamers dat het hele jaar door een constante stroom reizigers bedient. Om een soepele gastervaring te waarborgen, is efficiënt beheer van kamersleutelkaarten essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
Vóór de implementatie van Keycafe werden kamersleutelkaarten achtergelaten op de receptiebalie, zodat gasten deze konden ophalen met behulp van een checklistsysteem. Hoewel eenvoudig, creëerde deze aanpak operationele risico's.
Gasten konden per ongeluk de verkeerde kamersleutelkaart meenemen, wat leidde tot verwarring, vertragingen en extra corrigerend werk voor het personeel. Receptieteams moesten de ophaalmomenten nauwlettend in de gaten houden om fouten te voorkomen, wat de operationele druk tijdens drukke periodes verhoogde.
Het hotel had behoefte aan een oplossing die fouten zou verminderen, de veiligheid zou handhaven en de dagelijkse distributie van kamersleutelkaarten zou vereenvoudigen — zonder de bestaande deurbeslag te hoeven vervangen.
Pijnpunten
- Gastenproblemen — Gasten zouden de verkeerde kamerkeycard van de balie kunnen pakken.
- Gebrek aan controle — Handmatige controle was vereist om te garanderen dat sleutelkaarten correct werden opgehaald.
- Operationele frictie — Er ging personeelstijd verloren aan het overzien van een proces dat naadloos had moeten verlopen.
- Beperkte back-up flexibiliteit — Het aanbieden van vervangende keycards wanneer gasten deze kwijtraakten, vereiste extra handelingen.
Oplossing
Hôtel les Pieux heeft het SmartBox-systeem van Keycafe geïmplementeerd om de distributie van kamersleutelkaarten te centraliseren en te automatiseren. Elke ochtend gebruikt het receptieteam de Keycafe-app – via computer of mobiel apparaat – om kamersleutelkaarten toe te wijzen aan de reserveringen van die dag, wat automatisch een e-mail of sms naar de gast activeert met toegangsinformatie. Zij kunnen vervolgens hun unieke pincode gebruiken om hun sleutel op te halen bij de Keycafe SmartBox bij aankomst in het hotel. Op dezelfde manier, wanneer gasten klaar zijn om uit te checken, kunnen zij hun sleutels binnen enkele seconden terugbrengen naar de SmartBox. Personeel monitort aankomsten en vertrekken op afstand en in real-time, omdat zij meldingen ontvangen telkens wanneer een sleutel wordt opgehaald of teruggebracht.
Het systeem integreert naadloos in de dagelijkse bedrijfsvoering en vereist minimaal handmatig toezicht. Bovendien kan het personeel direct een reservekamersleutelkaart uitgeven als een gast zijn originele sleutel verliest – wat de flexibiliteit verbetert zonder de complexiteit te verhogen.
Door de distributie van sleutelkaarten te automatiseren en tegelijkertijd volledig inzicht in de toegang te behouden, heeft Keycafe een handmatig en foutgevoelig proces getransformeerd naar een veilige, gecontroleerde workflow.
Implementatie van Hôtel les Pieux
- Dagelijkse Operationele Integratie — De receptie wijst elke ochtend toegangscodes toe en verstuurt deze via mobiel of desktop.
- Geautomatiseerde toewijzing van kamersleutelkaarten — Gasten halen alleen de sleutelkaart die hoort bij hun reservering uit de SmartBox.
- Backup Sleutelkaart Mogelijkheid — Vervangende sleutelkaarten kunnen indien nodig snel worden verstrekt.
“Dankzij Keycafe hebben we fouten aanzienlijk verminderd. Gasten halen de juiste sleutelkaart op die aan hun reservering is toegewezen, en we kunnen indien nodig ook een back-upkaart aanbieden.”
Resultaten
Met Keycafe heeft Hôtel les Pieux fouten bij de uitgifte van kamerkeycards geëlimineerd en de noodzaak voor handmatig toezicht bij de receptie verminderd. Gasten ervaren nu een betrouwbaarder en veiliger incheckproces, zelfs buiten openingstijden, terwijl het personeel profiteert van een gestroomlijnde bedrijfsvoering en minder corrigerende taken.
De installatie van Keycafe’s SmartBox verbeterde de dagelijkse efficiëntie, versterkte de toegangscontrole en zorgde ervoor dat het beheer van kamerkeycards geen operationele risico's meer vormde.
Het resultaat
- Verbeterde Operationele Efficiëntie — Verminderde behoefte aan handmatige controle bij de receptie tijdens check-ins.
- Meer controle en inzicht — Personeel behoudt overal het overzicht over de uitgifte van keycards dankzij realtime meldingen in de Keycafe app.
- Gastfouten geëlimineerd — Kamersleutelkaarten worden correct toegewezen en veilig opgehaald, zonder ruimte voor fouten.
- Verbeterde Gastervaring — Een soepeler, betrouwbaarder aankomstproces.
Pas uw oplossing nu aan
Configureer en schaf uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten aan. Onze onboarding-specialisten werken met u samen om uw oplossing op te zetten en ervoor te zorgen dat het een succes wordt. Als Keycafe niet geschikt is voor uw bedrijf, kunt u het tot 45 dagen retourneren voor een volledige terugbetaling!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
Heiwa Group Moderniseert Hotel Check-In Met Keycafe's Sleutelbeheersysteem
Lees de casestudy
Concord Hospitality verruilt spreadsheets en verloren sleutels voor Keycafe's geautomatiseerde tracking.
Lees de casestudy