EducatieSleutelbeheer voor Scholen en Hogescholen
Beveilig en volg de toegang tot voertuigen, faciliteiten en apparatuur op uw campus — met een systeem dat medewerkers verantwoordelijk houdt en beheerders informeert.
Slimmer sleutelbeheer voor uw hele campus
Keycafe biedt onderwijsinstellingen een gecentraliseerd systeem voor het beheer van de toegang tot elke sleutel op de campus. Wagenparkbeheerders traceren voertuigsleutels binnen de transportafdeling. Facilitair managers beheren de toegang tot gebouwen, technische ruimtes en opslagruimtes. Labbeheerders zorgen ervoor dat alleen bevoegd personeel en studenten toegang krijgen tot gevoelige apparatuur. Elke actie wordt in realtime gelogd, en beheerders kunnen op elk moment rapporten opvragen zonder handmatige registratieformulieren te hoeven controleren.
Gemakkelijk voor personeel, eenvoudig voor beheerders
Keycafe is ontworpen om snel te worden geïmplementeerd door grote, diverse teams. Personeel heeft toegang tot sleutels met een pincode of de Keycafe app — geen speciale training vereist. Beheerders beheren alles vanaf een gecentraliseerd dashboard. Nieuw personeel wordt binnen enkele minuten aan het systeem toegevoegd, en rechten kunnen direct worden bijgewerkt naarmate rollen veranderen. Voor instellingen die meerdere gebouwen of campussen beheren, worden extra SmartBoxes aan hetzelfde account toegevoegd. Boek een demo om te zien hoe het werkt voor uw instelling.
Vertrouwd door Industrieleiders
Campus Sleutelbeheer dat écht werkt.
Scholen en universiteiten beheren een complexe combinatie van sleutels – voor wagenpark, faciliteiten, laboratoria, opslagruimtes en administratieve kantoren – vaak met personeel verspreid over meerdere afdelingen en gebouwen. Keycafe vervangt handmatige uitleenlijsten door een geautomatiseerd systeem dat elke toegangsgebeurtenis in realtime registreert. Beheerders zien wie welke sleutel heeft, en personeel krijgt wat het nodig heeft zonder te hoeven wachten op een coördinator.
Verhoog de Verantwoording binnen Elke Afdeling
Wanneer een voertuig verkeerd wordt gebruikt of een faciliteit buiten de goedgekeurde uren wordt betreden, hebben onderwijsinstellingen duidelijke registraties nodig. Keycafe levert deze automatisch. Elke sleuteltransactie wordt vastgelegd met de identiteit van de gebruiker, de tijd en de sleutelomschrijving. Afdelingshoofden kunnen direct rapporten opvragen. IT-, facilitaire en transportteams zien elk alleen de sleutels waartoe ze geautoriseerd zijn, waardoor gevoelige gebieden op passende wijze beperkt blijven.
Toegangscontrole op afdelingsniveau
Beperk sleuteltoegang per rol, afdeling of autorisatieniveau.
Campusbrede zichtbaarheid
Monitor de sleutelactiviteit van alle gebouwen en afdelingen op één plek.
Meldingen buiten kantooruren
Ontvang meldingen wanneer sleutels buiten de toegestane tijden worden gebruikt.
Veilige Sleutelopslag
Afgesloten vakken houden sleutels van voertuigen, laboratoria en faciliteiten continu beveiligd.
Keycafe SmartBox Elektronische Sleutellocker
MS5 Basis SmartBox 9 vakken
MS5E-18 Uitbreiding SmartBox 18 vakken
MS5E-42 Uitbreiding SmartBox 42 Vakken
Slimme functies ontworpen voor onderwijsinstellingen
Realtime sleutels volgen
Bekijk wie elke sleutel heeft en wanneer deze is meegenomen binnen uw gehele campus.
Rolgebaseerde machtigingen
Beheer wie toegang heeft tot welke sleutels per afdeling of rol.
Programmeerbare Meldingen
Ontvang meldingen wanneer sleutels te laat zijn of buiten de goedgekeurde uren toegang wordt verkregen.
Multigebouw Beheer
Beheer sleuteltoegang voor alle gebouwen en afdelingen vanuit één account.
Offline toegang en back-up
Zorg dat sleuteltoegang blijft werken, zelfs tijdens netwerkonderbrekingen op de campus.
Liefde voor Keycafe
Veelgestelde vragen
Ja. Keycafe beheert elke fysieke sleutel — voertuigen van transportvloten, faciliteiten, laboratoria, opslagruimtes, technische ruimtes en administratiekantoren — alles binnen hetzelfde systeem. Verschillende toegangsniveaus kunnen per sleuteltype worden ingesteld, zodat transportpersoneel toegang heeft tot voertuigsleutels, terwijl facilitaire teams toegang hebben tot gebouwsleutels, zonder enige overlap.
Elke afdeling kan beschikken over zijn eigen set sleutels en gebruikersrechten binnen hetzelfde Keycafe-account. Beheerders hebben volledig inzicht in alle afdelingen, terwijl afdelingshoofden alleen hun eigen sleutels en gebruikers zien. Dit houdt gevoelige toegang op de juiste manier afgeschermd, terwijl het instellingsbreed overzicht biedt aan diegenen die het nodig hebben.
Ja. Toegangsrechten kunnen zo worden geconfigureerd dat het ophalen van sleutels alleen tijdens goedgekeurde uren is toegestaan. Als een medewerker buiten het geautoriseerde tijdsvenster probeert toegang te krijgen tot een sleutel, weigert het systeem de toegang en registreert het de poging. Beheerders ontvangen een melding, zodat zij indien nodig actie kunnen ondernemen.
Tijdelijke gebruikers kunnen aan het systeem worden toegevoegd met tijdgebonden toegang die automatisch verloopt aan het einde van hun opdracht. Ze kunnen worden beperkt tot specifieke sleutels en tijdvensters, zodat ze alleen toegang hebben tot wat passend is voor hun rol. Wanneer hun toegang verloopt, is handmatige intrekking niet vereist.
Elke sleuteltransactie wordt geregistreerd met de naam van de gebruiker, de sleutelomschrijving en de exacte tijd van ophalen en retourneren. Deze registraties worden opgeslagen in het Keycafe-systeem en kunnen op elk moment worden geëxporteerd. Voor compliancerapportages, verzekeringsclaims of interne onderzoeken is de volledige geschiedenis altijd beschikbaar.
Ja. Keycafe werkt voor elke onderwijsinstelling die fysieke sleutels beheert. Basisscholen en middelbare scholen gebruiken het voor wagenparken, toegang voor facilitaire diensten en administratief sleutelbeheer. Hogescholen en universiteiten gebruiken het in grotere campusomgevingen met meerdere afdelingen en gebouwen. Het systeem schaalt mee met de omvang en complexiteit van de instelling.
Sleutelbeheer ontwikkeld voor onderwijsinstellingen
Keycafe biedt scholen en hogescholen een veilig, traceerbaar systeem voor het beheren van de toegang tot voertuigen, faciliteiten en apparatuur binnen elke afdeling op de campus. Elke sleuteltransactie wordt geregistreerd, elke gebruiker is aansprakelijk en beheerders hebben het overzicht dat ze nodig hebben – zonder papieren uitleenlijsten.
