How does Keycafe handle key access for maintenance and vendor visits?

Maintenance staff and vendors are added to the system with access limited to the specific keys they need and the time window of their visit. Access is granted in advance and expires automatically when the window closes — no coordinator needs to be present and no physical handoff is required. Every access event is logged with the user's identity and timestamp.

Can Keycafe manage move-in and move-out key access?

Yes. When a new resident moves in, their access is created in the system and they receive instructions to retrieve their key. When a resident moves out, their access is revoked instantly from the dashboard. No physical key exchange meeting is required, and the full access history for each key is retained for your records.

How are master keys and sensitive keys protected in the system?

Master keys and other high-sensitivity keys can be restricted to specific authorized users — such as senior property managers or maintenance supervisors — with all access logged. Any attempt to access a restricted key by an unauthorized user is denied and flagged. This creates a clear accountability structure for your most sensitive key inventory.

Can the system manage keys across multiple buildings or properties?

Yes. Each building has its own SmartBox, and all units are managed under a single account. Property managers have visibility across their entire portfolio, while on-site staff can be restricted to the buildings they manage. Adding a new property to the system is fast and requires no additional setup beyond power and Wi-Fi.

What happens if a resident is locked out or loses their access code?

Property managers can issue a new access code remotely from the Keycafe dashboard or mobile app in seconds. There's no need to be on-site or send someone to do a physical key handoff. The system maintains a log of all access attempts, making it easy to verify what happened and respond quickly.

Does Keycafe work for both large multi-family operators and small independent property managers?

Yes. Keycafe scales to the size of your operation. A small independent property manager with a handful of units gets the same core functionality as a large multi-family operator managing hundreds of units. Pricing is based on the number of SmartBoxes and users, so you only pay for what you need.

Meergezinsvastgoedbeheer

Sleutelbeheer voor vastgoedbeheerders van meergezinsvastgoed

Beheer eenheidssleutels, voorzieningssleutels en onderhoudssleutels voor uw gehele portfolio – met beveiligde selfservice toegang voor bewoners en volledige verantwoording voor uw team.

Slimmer sleutelbeheer doorheen uw vastgoedportefeuille

Keycafe biedt vastgoedbeheerders van meergezinswoningen een gecentraliseerd systeem voor het beheer van elke sleutel in al hun gebouwen. Verhuispakketten bevatten instructies voor sleuteltoegang. Onderhoudsteams krijgen vooraf geautoriseerde toegangsperiodes zonder tussenkomst van een coördinator. Sleutels voor voorzieningen worden gevolgd, zodat er niets kwijtraakt. Hoofdsleutels worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel. Elke transactie wordt gelogd, dus wanneer een bewoner vraagt wie hun appartement heeft betreden of wanneer een sleutel is verdwenen, is het antwoord altijd beschikbaar.

Ontworpen voor Vastgoedbeheerteams van elke omvang

Keycafe werkt of u nu 20 eenheden of 2.000 beheert. De SmartBox installeert snel in uw verhuurkantoor of lobby, en bewoners en personeel zijn binnen enkele minuten aangemeld. Vastgoedbeheerders regelen alles op afstand — toegang verlenen, machtigingen intrekken en sleutelactiviteit controleren — zonder ter plaatse te hoeven zijn. Voor portfolio's die meerdere gebouwen omvatten, worden extra SmartBoxes aan hetzelfde account toegevoegd en centraal beheerd. Boek een demo om te zien hoe Keycafe het sleutelbeheer binnen uw portfolio vereenvoudigt.

Vertrouwd door Industrieleiders

Eén systeem voor elke sleutel in uw portfolio.

Vastgoedbeheerders van meergezinswoningen verwerken een constante stroom van sleutelaanvragen — verhuizingen, opleveringen, toegang voor onderhoud, toegang voor leveranciers en beheer van voorzieningen. Keycafe centraliseert dit alles. Bewoners en geautoriseerde leveranciers nemen sleutels in ontvangst met een pincode of de app, elke transactie wordt automatisch geregistreerd, en vastgoedbeheerders beschikken over real-time inzicht in elk gebouw in hun portefeuille — zonder fysiek aanwezig te zijn.

Verminder overhead voor onderhoudscoördinatie en leveranciersbeheer

Het coördineren van sleuteltoegang voor onderhoud en leveranciers is een van de meest tijdrovende onderdelen van vastgoedbeheer. Keycafe maakt een einde aan het heen en weer. Onderhoudspersoneel krijgt tijdgebonden toegang tot de specifieke unitsleutels die zij nodig hebben, en die toegang vervalt automatisch wanneer de werkperiode afloopt. Leveranciers worden in- en uitgeregistreerd zonder dat een vastgoedbeheerder aanwezig hoeft te zijn. Elke toegangsgebeurtenis wordt vastgelegd, wat u de benodigde documentatie oplevert mochten er vragen ontstaan.

Bewoners Zelfservice Toegang

Bewoners halen zelfstandig sleutels op met een PIN of de Keycafe app.

Tijdgebonden toegang voor leveranciers

Verleen onderhouds- en leverancierstoegang die automatisch afloopt.

Portfolio-brede zichtbaarheid

Monitor alle sleutelactiviteit in al uw gebouwen vanuit één dashboard.

Veilige Sleutelopslag

Afsluitbare vakken beveiligen unit- en mastersleutels tussen gebruik.

Craig Caffarello

President

Your Place Property Management

“Keycafe heeft de manier waarop we sleuteltoegang beheren volledig veranderd. We hoeven niet langer elk onderhoudsbezoek te coördineren, bewoners hebben zelf toegang tot wat ze nodig hebben, en we hebben alles vastgelegd.”

Lees Casestudy >

M-serie

Keycafe SmartBox Elektronische Sleutellocker

MS5 Basis SmartBox 9 vakken

USD $2,750

11.4"

Breedte

23.3"

Hoogte

Diepte

9-vakscapaciteit

Staalversterkt polycarbonaat chassis

7-inch touchscreen

5MP camera

Optische bewegingssensor

Cellulaire kit optioneel

3500 mAh LiPo-batterij back-up

Cloudbeheerd

OTA-updates

Compatibel met iOS / Android

IP52 / Weerbestendig

MS5E-18 Uitbreiding SmartBox 18 vakken

USD $699

11.4"

Breedte

23.3"

Hoogte

Diepte

Capaciteit van 18 vakken

Staalversterkt polycarbonaat chassis

Cloudbeheerd

Doorlusbaar tot 10 uitbreidingen

IP52 / Weerbestendig

MS5E-42 Uitbreiding SmartBox 42 Vakken

USD $1,299

23.8"

Breedte

23.3"

Hoogte

Diepte

42-vaks capaciteit

Staalversterkte polycarbonaat behuizing

Cloudbeheerd

Doorlussen tot 10 uitbreidingen

IP52 / Weerbestendig

Slimme functies gebouwd voor vastgoedbeheer

Realtime Sleuteltracering

Bekijk wie elke sleutel heeft en wanneer deze werd meegenomen in al uw panden.

Geautomatiseerde toegangsvensters

Verleen automatisch aflopende toegang aan leveranciers en onderhoud.

Programmeerbare meldingen

Ontvang een melding wanneer sleutels te laat zijn of buiten de toegestane uren worden opgehaald.

Toegangsrechten voor bewoners en personeel

Gescheiden toegangscontroles voor bewoners, onderhoud, leveranciers en management.

Direct inchecken en uitchecken

Verleen en trek toegang direct in voor nieuwe en vertrekkende bewoners.

Bekijk volledige functies en prijzen

Liefde voor Keycafe

Veelgestelde vragen

Onderhoudspersoneel en leveranciers worden aan het systeem toegevoegd met toegang beperkt tot de specifieke sleutels die zij nodig hebben en het tijdvenster van hun bezoek. Toegang wordt vooraf verleend en vervalt automatisch wanneer het venster sluit — geen coördinator hoeft aanwezig te zijn en er is geen fysieke overdracht vereist. Elke toegangsgebeurtenis wordt gelogd met de identiteit van de gebruiker en tijdstempel.

Ja. Wanneer een nieuwe bewoner intrekt, wordt hun toegang aangemaakt in het systeem en ontvangen zij instructies om hun sleutel op te halen. Wanneer een bewoner vertrekt, wordt hun toegang onmiddellijk ingetrokken via het dashboard. Een fysieke sleuteloverdracht is niet nodig, en de volledige toegangsgeschiedenis voor elke sleutel wordt bewaard voor uw administratie.

Hoofdsleutels en andere zeer gevoelige sleutels kunnen worden beperkt tot specifieke geautoriseerde gebruikers — zoals senior vastgoedbeheerders of onderhoudstoezichthouders — waarbij alle toegang wordt geregistreerd. Elke poging van een ongeautoriseerde gebruiker om toegang te krijgen tot een beperkte sleutel, wordt geweigerd en gesignaleerd. Dit creëert een duidelijke verantwoordingsstructuur voor uw meest gevoelige sleutelinventaris.

Ja. Elk gebouw heeft zijn eigen SmartBox, en alle eenheden worden beheerd onder één enkel account. Vastgoedbeheerders hebben inzicht in hun gehele portefeuille, terwijl het personeel ter plaatse beperkt kan worden tot de gebouwen die zij beheren. Het toevoegen van een nieuw pand aan het systeem is snel en vereist geen extra installatie behalve stroom en wifi.

Vastgoedbeheerders kunnen binnen enkele seconden op afstand een nieuwe toegangscode verstrekken via het Keycafe dashboard of de mobiele app. Het is niet nodig om ter plaatse te zijn of iemand te sturen voor een fysieke sleuteloverdracht. Het systeem houdt een logboek bij van alle toegangspogingen, waardoor het eenvoudig is om te verifiëren wat er is gebeurd en snel te reageren.

Ja. Keycafe schaalt mee met de omvang van uw bedrijfsvoering. Een kleine onafhankelijke vastgoedbeheerder met een handvol eenheden krijgt dezelfde kernfunctionaliteit als een grote exploitant van meerdere wooneenheden die honderden eenheden beheert. De prijzen zijn gebaseerd op het aantal SmartBoxes en gebruikers, zodat u alleen betaalt voor wat u nodig heeft.

Sleutelbeheer vertrouwd door Vastgoedbeheerders

Keycafe geeft vastgoedbeheerders van appartementencomplexen een gecentraliseerd, traceerbaar systeem voor elke sleutel in hun portefeuille. Bewoners bedienen zichzelf, leveranciers worden gevolgd, toegang voor onderhoud is geautomatiseerd, en beheerders hebben volledig inzicht in elk gebouw — zonder papieren logboeken of coördinatie ter plaatse.