Motel Impérial stroomlijnt check-in met Keycafe en Mews

Gelegen aan de kust van Gaspé, opereert Motel Impérial op een zeer seizoensgebonden toeristische markt. Hoewel de accommodatie het hele jaar door een soepele en betrouwbare check-in ervaring moest bieden, vertrouwde de locatie volledig op fysieke sleutels in plaats van digitale sloten.

Zoals mede-eigenaresse Nadia Minassian uitlegt, werd het veilig beheren van die fysieke sleutels, met behoud van flexibiliteit voor gasten, bijzonder uitdagend buiten het hoogseizoen. Een receptie het hele jaar door volledig bemannen was niet altijd haalbaar, en het sluiten ervan betekende een beperking van de boekingen.

Tegelijkertijd wilden de eigenaren een oplossing waarmee ze vandaag fysieke sleutels konden beheren, terwijl de deur open bleef voor toekomstige digitale toegang — zonder later hun sleutelbeheersysteem te hoeven vervangen.

Motel Impérial heeft het SmartBox-systeem van Keycafe geïmplementeerd en heeft gebruikgemaakt van de Mews-integratie om het sleutelbeheer te centraliseren en het incheckproces te automatiseren.

Via de integratie leiden reserveringen die in Mews zijn bevestigd automatisch tot het aanmaken van sleuteltoegang in Keycafe. De unieke toegangscode voor de reservering wordt vervolgens naar de gast gestuurd, samen met hun boekingsgegevens. Dit stelt gasten in staat om duidelijke instructies te ontvangen en hun sleutels veilig op te halen zonder tussenkomst van de receptie, met de zekerheid dat de toegang beperkt is tot de correcte verblijfsdata.

Keycafe stelt het team in staat om fysieke sleutels veilig te beheren, terwijl gasten een geautomatiseerde incheckoptie wordt geboden. Voor het personeel biedt het systeem real-time inzicht in het sleutelgebruik en duidelijke verantwoording. Voor gasten biedt het een eenvoudige en intuïtieve ervaring — ongeacht of de receptie open of gesloten is.

Met Keycafe kreeg Motel Impérial de flexibiliteit om ook buiten het toeristisch hoogseizoen te opereren, met behoud van veiligheid en controle. Geautomatiseerde check-ins verminderden de noodzaak voor constante receptiebezetting, en zowel gasten als medewerkers pasten zich snel aan het systeem aan. "Onze klanten zijn altijd erg tevreden wanneer ze het proces met Keycafe doorlopen.", aldus Nadia. De oplossing stroomlijnde de dagelijkse bedrijfsvoering, verbeterde de klantreis en stelde de accommodatie in staat om de bedrijfsvoering het hele jaar door duurzamer op te schalen.